Всеки бизнес, който иска да изгради трайни взаимоотношения, трябва да знае как да произвежда професионални събития. Независимо дали хоствате стартиране на продукт за 300 души или обучение на служители за 15, е от ключово значение да подходите към всяко събиране с разбиране на петте елемента на мениджмънта на събития - изследвания, дизайн, планиране, координация и оценка. След като едно събитие се раздели на тези управляеми етапи, е много по-лесно да го концептуализираме и да съберем многото движещи се парчета, необходими, за да го оживим.
Във все по-дигитален свят корпоративните събития позволяват на хората да се свържат по личен начин и да развият истински връзки. В резултат хостингът на корпоративни събития стана по-важен от всякога. В действителност, според маркетинг анкетираните като част от скорошен маркетингов показател за събития и доклад за тенденциите, събитията на живо са най-ефективният канал за постигане на бизнес цели.
„Събитията предоставят на личния начин бизнесът да изгради връзки с целевата си аудитория [както и] да изгради разпознаване и лоялност на марката“, заяви Майк Нахорняк, съосновател и изпълнителен директор на Localist. „Съобщенията на LinkedIn, актуализациите на състоянието във Facebook и туитовете не могат да заменят смислените връзки, осъществени чрез лична комуникация.“
Хостингът на корпоративна афера ви позволява да укрепите облигации с настоящи клиенти и партньори и да привлечете бъдещи. Ето 10 съвета как да планирате събитие, което посетителите ви скоро няма да забравят.
1. Разберете целта на вашето събитие
След като решите, че искате да бъдете домакин на събитие, първата ви стъпка е да определите какво се надявате да постигнете.
„Важно е да знаете целите и целите на събитието, което се опитвате да създадете, преди да можете да направите нещо друго“, казва Брайън Уорли, креативен директор и собственик на B. Worley Productions.
Започнете с въпроса защо сте домакин на събитието и какво очаквате от него. След като идентифицирате целите и очакванията си, след това можете да определите какъв вид събитие ще отговаря на желаната от вас аудитория.
"Вместо да мислите за това като за корпоративно събитие, помислете за това, сякаш доставяте интерактивно преживяване на марката", каза Серина Холмс, изпълнителен директор на Tigris Events. "Искате да бъде смислен и ангажиращ."
2. Определете реалистичен бюджет
Трябва да знаете с колко пари трябва да работите, за да определите какъв вид събитие можете да произведете. Според Уорли, трябва рано да знаете колко искате да похарчите и след това да планирате да похарчите поне 10% повече.
„Нещата винаги се променят и трябва да имате възглавница за допълнителни и неочаквани разходи, които изскачат“, каза той.
След като имате бюджет, е важно да знаете къде да разпределите по-голямата част от ресурсите си. Например, ако харчите повече пари за фантастични декорации, отколкото правите за квалифициран технически екипаж или персонални говорители, вашето събитие може да липсва по същество.
"Изборът на A / V и технологичен екип може да направи или прекъсне събитие, така че ние винаги поставяме акцент върху наемането на опитна фирма, която да управлява презентации на живо … технологията на сесията на прекъсването и фотографията, преди и след събитието", казва Дж. Дж. Барнс, вицепрезидент по маркетинг и развитие на бизнеса в enVista.
Освен това, не спестявайте храна или напитки и вземете предвид специалните хранителни ограничения. Въпреки че това може да не изглежда толкова важно, колкото другите аспекти на планирането на вашите събития, публиката по-често прощава грешни стъпки, когато не са гладни или жадни.
3. Установете времева линия на проекта
Проектирането на събитието изисква да следите широк спектър от задачи. Това може да бъде улеснено чрез създаване на главен подробен контролен списък. Има нови, технологично обосновани инструменти, които оптимизират и опростяват управлението на десетки, ако не и стотици, малки детайли.
"Общият списък за планиране служи като инструмент за продължителността на процеса на планиране", каза Валери Гернхаузер, собственик и главен планировник на Sapphire Events.
Гернхаузер каза, че екипът й започва със списък за 12 месеца и работи с увеличение на контролния списък на девет месеца, шест месеца, четири месеца, два месеца, месеца, две седмици, седмицата и деня на събитието.
„Разбиването на списъка със задачи като този помага на нашия екип да предвиди графика на основните етапи, към които трябва да се насочим“, каза тя.
За да поддържате списъка си за проверка, Karthik Subramanian, търговец на съдържание с Paperflite, препоръчва да създадете електронна таблица и да използвате отделни раздели за всяка категория събития, като място, лектори, график, дневен ред и пътуване. По този начин можете да изброите всяка дейност или задача, хората, отговорни за всяка част от процеса, и всички съответни срокове.
4. Вземете решение за вашата аудитория
Важна част от процеса на планиране е определянето на вашата целева аудитория. Това ли са вашите ръководители, мениджъри, дългогодишни клиенти, бизнес партньори, членове на общността или комбинация от няколко от тези или други групи? След като можете да посочите своята аудитория, можете да се погрижите за програмата според техните нужди и интереси.
Винаги е стресиращо да определите колко гости да поканите на тези събития. Според Джулиан Джост, изпълнителен директор и съосновател на Spacebase, е по-добре да поканите твърде много хора, отколкото твърде малко.
„За малкия бизнес празните седалки и нехарчените закуски изглеждат зле и са загуба на пари“, казва Джост. "В повечето ситуации, когато се появят твърде много хора, всъщност няма да развали събитие (с някои изключения, като заведения с много ограничено пространство или където се планира хранене с три ястия). Ако се появят твърде много хора, това е също страхотен маркетинг. Със сигурност ще създадете шум в следващия ден и това ще добави очакване за следващото ви събитие."
Независимо колко малък или голям е списъкът с гости, това, което хората ще запомнят, е как са били третирани.
"Всеки човек, присъстващ на събитието, е потенциален посланик на марката или говорител от уста на уста за … вашия бизнес", заяви Гернхаузер. „Важно е да направите значително влияние върху опита на гостите, като не пренебрегвате по-фините детайли, които всеки участник ще оцени от първа ръка.“
5. Изберете тема и формат
След като поставите целите си и определите аудиторията, е време да изберете тема или тема за събитието и да определите най-добрия формат за представянето му на вашите гости.
Например, ако координирате клиентско събитие с експерт в отрасъла, като гост-лектор, можете да позиционирате вашата компания като доверен съветник, а не просто като доставчик. Обучението за партньорско обучение с клиентски панели, основни бележки, кръгли маси и високоговорители на сесията за разбиване са други популярни опции.
"Винаги предлагайте на участниците възможности да направят нещо забавно, запомнящо се и забавно, което обикновено не правят навсякъде или по всяко време", каза Барнс. "Това може да включва изслушване от известен оратор, комик или група; игра на невероятно голф игрище или опит за нещо ново, вълнуващо или ексклузивно за първи път."
Успешното корпоративно събитие е потапящо, докато образователно, според Уорли.
„Тези, които са по-интерактивни, а не да седят в бална зала и да гледат говорител през целия ден, са по-успешни, информативни и забавни“, каза той. „Ние наистина се опитваме да създадем преживявания в наши дни, които надхвърлят местата за сядане в театър и поставяме присъстващите в ситуации и пред правилните хора за работа в мрежа и обучение.
„Определете какво ще направите, за да превърнете това събитие„ извън кутията “, добави Уорли. „Прекарайте време сега, за да разберете какво ще разграничи вашето събитие от подобни във вашата индустрия или дори такива, които преди това сте продуцирали.“
6. Изберете подходящо място
След като решите вида на събитието, което искате да създадете, е време да намерите място, което ви позволява да оживите визията си. Съблазнително е понякога да скочиш напред и да резервираш място, за което си чул добри неща или за което знаеш, че е актуална гореща точка, дори ако не си се надявал в мисията на своето събитие. Според Уорли това е грешка.
"Винаги е трудно да се постави кръгло колче в квадратна дупка, така че същото важи и за събитие", каза той. „Първо изградете архитектурата на събитията и след това намерете мястото, което отговаря на всички спецификации, които трябва да имате за успех.“
Според Барнс „местоположението е ключово за посещаемостта“. Тя препоръчва да резервирате място в удобен район с жизнена атмосфера, така че присъстващите да се чувстват комфортно и да желаят да пътуват.
Ако имате малък бюджет, Jost предлага да намалите разходите си, като провеждате събитието в по-малко популярно време, когато мястото е по-вероятно да бъде достъпно, като например домакин на медийна закуска в понеделник сутрин.
"Не забравяйте да включите местната общност възможно най-много", каза Джина Арженто, президент и изпълнителен директор на Broadway Stages. "Ние винаги използваме местни доставчици за нуждите на кетъринга, различни наеми и много други важни аспекти. Правейки това, ние подкрепяме местната общност и им предоставяме възможност да мрежат и разширяват бизнеса си."
7. Планирайте логистиката за деня
За да имате успешно събитие, ще трябва да идентифицирате, проверите и да наемете всички необходими специалисти за събитията. Това може да включва заведения за хранене, аудиовизуални техници, принтери, декоратори, фотографи, флористи и персонал за сигурност, за да назовем само няколко. Разбира се, трябва да резервирате лектори и презентатори, включително изтъкнати фигури, експерти или влиятелни лица, които могат да предадат най-добре идеите, които искате да разпространявате по време на цялата колекция.
За да се уверите, че всичко върви според вашия план, определете график за събитието и се уверете, че всеки от вашия екип знае кои аспекти от деня са отговорни за управлението.
Трябва да работите много умишлено, за да създадете баланс между ангажирането на присъстващите и предоставянето на известна свобода в графика им.
"Хората се отегчават лесно", казва Джонатан Чан, ръководител на маркетинга в Insane Growth. „Ако няма достатъчно разнообразие, което да ги интересува, значи основно сте похарчили много пари за събитие на суетата.“
Въпреки това не искате да забърквате графика. В маршрута трябва да има свобода за справяне с неочаквани събития, които могат да възникнат. Освен това, вашите участници се нуждаят от време за себе си, за да обработят това, което учат, да презареждат и да се свързват с други участници.
„Оставете малко място за дишане за участниците в мрежа“, каза Субраманиан.
Когато решавате как да приключите деня си, пропуснете типичните промоционални подаръци с логото на компанията и помислете за подаръци, които имат голямо влияние с малък отпечатък. Много по-добра идея е цифров дом за дома, според Джост.
"Това може да бъде промоционален код, който дава на гостите отстъпка или може да даде достъп до онлайн съдържание от събитието, като снимки и видеоклипове", каза той. "Това може също да включва възможността да се регистрират предварително за следващото събитие. Дайте стимул на гостите да поддържат връзка."
8. Популяризирайте своето събитие
Ако хората не знаят за вашето събитие, никой няма да се появи, затова е наложително да намерите творчески начини да извадите думата. За малко събитие с ограничен списък с гости можете просто да изпратите покани, но трябва да сте по-смели за по-големи събития.
„В днешната цифрова епоха са необходими различни промоционални методи за генериране на посещаемост“, каза Барнс. „Обикновено започваме с имейл на нашата база данни, поставяме реклами в браншови бюлетини, добавяме нашето събитие към списъци и директории за индустрията и насърчаваме нашите търговски екипи да промотират [нашата конференция], когато посещават клиенти или партньори на място.“
Оттам можете да промотирате в социалните медии и да накарате вашия екип да разпространи думата. Създайте уебсайт за събитие или поне нова целева страница на текущия си сайт. Вашият маркетинг за социални медии може също да включва промо клипове, публикации в блогове за гости и актуализации във Facebook, Instagram или Twitter. Поддържайте еднаквост, като използвате една и съща дръжка и хештег в платформи и последователни съобщения, така че винаги е ясно, че шумът е за едно конкретно събитие.
Можете също така да проучите възможните възможности за спонсорство за вашето събитие. Спонсорите могат да финансират част от събитието, което ви помага да поемете разходите. По-важното е, че спонсорите имат голям интерес да популяризират вашата афера. Измислете списък с идеални спонсори, чиято марка, мисия или услуги допълват вашето събитие по някакъв начин. Можете да разработите набор от спонсорски пакети и да се свържете с тях относно потенциалните възможности за партньорство. Това работи най-добре, ако фокусирате терена, за да подчертаете стойността на присъстващите на потенциалните спонсори.
"Ние си партнираме с медийни спонсори, за да говорим на нашите събития", каза Барнс. „Това е спечелена ситуация, тъй като те получават„ безплатна “публичност и разум в замяна за популяризиране на нашето събитие.“
9. Използвайте технологията
Отминаха дните на тромави мили, дълги списъци за проследяване на всички движещи се части на събитие. Днес има множество софтуерни платформи и приложения за управление на събития (някои от които предлагат безплатен основен продукт), които правят всичко - от осигуряване на безпроблемно чекиране на място на участниците до подобряване на привлекателността на семинари и презентации със симулации и игри с виртуална реалност.
Използването на приложения за събития може да ви помогне да подобрите значително планирането и да увеличите ангажираността сред присъстващите, според Ник Джаксън, CMO от HelloCrowd.
„Данните за събитията могат да се попълнят бързо чрез шаблони за електронни таблици и да се публикуват незабавно в съществуващо приложение за контейнери за събития или екипите за събития могат да създадат собствено приложение, създадено по поръчка, за да се използва за множество събития и конференции през цялата година“, казва Джексън. „Повечето приложения за събития имат функции, които поддържат посетителите актуални с цялата информация, от която се нуждаят, водеща до събитието и по време на него, и това им позволява да предоставят обратна връзка на лектори и организатори.“
Интерактивните функции, като анкети на живо и Q&A на сесията, могат лесно да се показват на големи екрани в заведението, а някои приложения имат функции за геймификация, като лов на чистач. Можете да направите слайдовете на високоговорителите достъпни за участниците, стига да са в правилния формат, като просто ги качите в приложението за събитие.
Софтуерът за управление на събития следи проекта ви, но също така улеснява съвместната работа с доставчици и други творчески партньори.
„Усъвършенстване на комуникацията между всички страни чрез използване на система за управление на проекти, на която всички можем да си сътрудничим, беше изключително полезно за намаляване на фрустрациите от разчитането само на електронната комуникация“, заяви Гернхаузер, който използва Basecamp, популярна система за управление на проекти, базирана в облак., и Social Tables, друга уеб-базирана платформа за планиране на събития, известна със своите възможности за диаграмиране на събития и възможности за сядане.
10. Празнувайте и оценявайте успеха си в планирането на събития
Ако събитието ви се размина без крачка, поздравления! Още не сте свършили. Сега е моментът да приключите с всякакви свободни цели, като например изпращане на окончателни плащания към доставчици, съгласуване на вашите финанси и провеждане на справка след събитието с вашия екип.
Най-важното е, че искате да съберете отзиви от гостите. Ако сте използвали приложение за планиране на събития с опция за обратна връзка, можете да го използвате, за да задавате на участниците въпроси. Тази информация ще ви помогне да определите дали събитието отговаря на първоначалните ви цели и какво въздействие, ако има такова, е оказало върху присъстващите. След това можете да споделите тази информация с всички съответни заинтересовани страни, така че да може да се планира подходящо проследяване. Уроците, които научите, ще ви помогнат да прецизирате планирането си за следващото събитие.
