2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-05-24 11:14
Като мениджър имате безброй отговорности, които на моменти могат да бъдат преобладаващи, но затова имате екип. Не е нужно да правите всичко сами. Много нови мениджъри се борят с този преход, усещайки, че все още трябва да изпълняват всяка незначителна задача от списъка си със задачи. За да бъдете ефективен лидер обаче е важно да научите изкуството на делегирането.
Независимо дали току-що сте повишени или управлявате екип известно време, трябва да разберете, че ефективната делегация е добра както за производителността на вашия екип, така и за вашия, и дори може да помогне на вашия екип да усвои нови умения, докато създава култура на доверие,
Какво е делегиране?
Делегирането е, когато мениджърите използват своите правомощия, за да възлагат отговорност на другите на работното си място, като техните директни доклади или колеги. Делегирането на задачи е важно, тъй като стратегическото планиране на по-високо ниво, за което отговаряте, отнема време и енергия. Няма да имате нито едно от тези, ако сте затънали с натоварена работа.
Например, представете си, че сте маркетинг директор, който контролира имейл кампания към група клиенти. Преди да започне кампанията, нейното съдържание трябва да се напише, да се създаде графика и да се състави списък с имейли. След това кампанията трябва да бъде добавена към софтуер за маркетинг по имейл като iContact или Mailchimp. Когато делегира задачи за тази кампания, добрият мениджър трябва да изпрати подробни инструкции чрез имейл или инструмент за делегиране. Не забравяйте да включите в инструкциите визията и целите си. В този пример следните служители са идеални за подпомагане на кампанията:
- Графичен дизайнер: Проектира изображения, които да живеят заедно с имейл съдържанието
- Копирайтър: Пише и редактира съдържание, включително темата
- Маркетинг специалист: Извлича списъка с имейли от източник като Salesforce или друг инструмент за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM)
След като всеки член на вашия екип изпълни възложената си задача, той трябва да ви го изпрати за преглед. След това слагате всички парчета заедно и насрочвате имейл кампанията за внедряване.
3 елемента на делегиране
Има три основни аспекта на делегирането на отговорност, известни като елементи на делегиране:
- Орган: Това се отнася до правото на мениджъра да насочва служителите да изпълняват определени задачи в рамките на компетентността на техния екип. Това означава, че мениджърът има власт върху подчинения. Преди да възлагат задачи, ръководителите трябва да използват своите правомощия, за да оценят уменията на своите подчинени и да са наясно, че понякога подчинените изискват обучение. Като авторитетна фигура, вие също трябва да се държите като лидер и да избягвате микроуправлението.
- Отговорност: Това е задължение на подчинения да изпълни успешно задачите, които са им възложени. Управляващата фигура предава определено ниво на доверие на подчинен, за да изпълни ефективно задачите.
- Отчетност: За успешното делегиране подчинените трябва да бъдат отговорни за задачите, които са им възложени. Със или без помощта на инструмент за делегиране, подчинените трябва да предоставят на ръководителите актуализации на работния си процес. Мениджърите също трябва да бъдат отговорни за посоката, която предоставят; ако направленията не са ясни, мениджърите не могат да очакват подчинените да бъдат успешни.
Какво трябва да направят мениджърите при делегиране на задачи
1. Използвайте инструментите за делегиране
За да улесните управлението на работниците и да следите крайните срокове без микроуправление, можете да използвате софтуер за управление на проекти за ефективно делегиране. Няколко такива програми са Asana, Basecamp и Trello.
2. Овладяване на уменията за делегиране на основни ядра
Когато делегирате, трябва да сте наясно с вашите очаквания и визия за изпълняваните задачи. Добрата, ясна комуникация, която включва изрични инструкции, върви дълъг път. Когато изпращате имейли за делегиране, опитайте да използвате призив за действие във вашата тема (например „Нужен е преглед на бюлетини“). В основната си част на имейла формулирайте очакванията си, включително краен срок. Наред с отличната комуникация и ясните очаквания, ценните умения за делегиране включват предоставяне на подкрепа и последващи действия. Винаги уведомявайте вашия екип, когато свършат добра работа, и им благодарете.
3. Учи
Не винаги можете да предположите, че подчинените ви знаят нещо или могат да го разберат. Вашата работа като авторитетна фигура е да научите служителите си на нови умения. Колкото повече знаят служителите ви, толкова по-късно могат да свалят чинията ви.
3 вида задачи, които трябва да делегирате
1. Досадни задачи, които не влияят на растежа
Всичко, което вие и членовете на вашия екип правите е важно за цялостната функция на бизнеса. Пазаруването на доставки, въвеждането на данни, организацията на файлове, чиновническата работа и други административни задачи не са това, което води до растеж за вашата компания. Обикновено това са прости задания, които не изискват много опит и макар лесно да ги изпълнявате сами, ще спестите време, като ги делегирате на своите работници.
„Част от моята работа като мениджър е да осигуря равномерното разпределение на натовареността, за да постигна резултати навреме“, казва Дан Уестморланд, директор на входящия маркетинг на заместник. „Ръководителите на грешки № 1 при делегиране правят недостатъчно делегиране.“
Въпреки това, добави той, това не се отнася за по-сложни, чувствителни към ролите задачи, като наемане на нов талант или надзор на финансови дела. Делегацията ще ви помогне да спестите време за тези отговорности.
„Винаги имайте предвид голямата картина, когато решавате кои задачи да делегирате на вашия екип“, казва Майкъл Парела, изпълнителен директор на iLoveKickboxing. „Задачите, които изискват голяма част от вашето време, могат да ви разсейват да правите нещата, които само вие можете да направите, за да развиете бизнеса си.“
2. Задачи, които те източват от страст
Когато сте били на по-ниско ниво, отколкото сега, вероятно сте имали определени задачи, които не сте били мотивирани да вършите. Тъй като сте платили вноските си, сега може да потърсите екипа си, за да поемете същите задачи.
"Като визионер е моя работа да оставам страстен и да вдигам тази страст към отбора", каза Паррела. „Правенето на неща, които мразя, възпрепятства онова вълнение, което се отразява както на хората, така и на дъното на моя бизнес.“
Не искате обаче и вашите служители да се чувстват изтощени. Въпреки че може да прехвърлите някои от тези задължения на своя персонал, за да облекчите психическото и емоционалното си напрежение, уверете се, че не просто предавате стреса върху тях.
„Ако не сте сигурни на кого да делегирате задачата, представете задачата на група свои колеги и открито попитайте кой може да е най-добрият да се справи с нея“, каза Уестморланд. Различните работници имат различни интереси; това, което изисква един човек, може да е разходка в парка до друг.
3. Задачи, които някой друг може да направи по-добре от вас
Това, че сте лидер, не ви прави автоматично подходящия човек за даден проект. Вашите служители имат свои таланти, някои от които могат да попълнят вашите пропуски, така че трябва да сте достатъчно смирени, за да видите и да признаете, че някой друг може да бъде по-подходящ за дадена задача, отколкото вие.
"Вашата работа като мениджър е да развивате хора", каза Уестморланд. „Делегирането е средството, чрез което извличате най-доброто от хората, които имате. Всеки служител има свой собствен уникален набор от умения, личност и силни страни. Използването на техните уникални работни личности ще доведе до по-голяма ефективност, а хората превъзхождайте на работа, която им е приятно да правят."
Делегирането може да бъде трудно за мениджърите и собствениците на фирми, но е от съществено значение за производителността. Като лидер, не можете да направите всичко сами. Вместо това се научете да се облягате на вашия екип и им се доверете, за да свършите работата. В резултат на това ще видите, че вашата компания може да постигне много повече, без да ви заблуждава.
