Най-добър софтуер за счетоводство за микро-бизнес

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Фрилансери, предприемачи и изключително малък бизнес се нуждаят от счетоводен софтуер точно толкова, колкото и по-големите фирми. Намирането на подходящия счетоводен софтуер за микробизнес изисква фокус както върху цената, така и върху използваемостта. Zoho Books се открои в търсенето ни като елитно счетоводно решение за микропредприятията.

За тази категория потърсихме счетоводен софтуер за много малки фирми - или микропредприятия - като фрилансери, консултанти, еднолични търговци и лица, осъществяващи електронна търговия и домашни фирми. Въпреки че цената винаги е съобразена, смятахме, че е особено важна за този случай на използване, затова потърсихме софтуер, който е едновременно евтин и високо способен. Искахме да намерим мащабируемо приложение, което предприятията могат да продължат да използват, докато растат, с възможности за надграждане до по-високи планове и интегриране с други бизнес приложения. Искахме също така да има мобилно приложение, което помага на заетите собственици на бизнес да бъдат в крак със своите счетоводни задачи в движение.

След много проучвания и анализи на счетоводен софтуер, препоръчваме Zoho Books като най-добрият счетоводен софтуер за наистина малки предприятия през 2019 г.

Защо Zoho Books?

Ценообразуване

Наистина малките предприятия не се нуждаят от сложен и скъп счетоводен софтуер; те се нуждаят от достъпен софтуер, който може да се разраства с работата им. Zoho Books е просто онлайн софтуерно счетоводно приложение, което се синхронизира с вашите акаунти и покрива всички основи, което ви позволява да създавате и изпращате фактури, да проследявате време и разходи и да генерирате отчети.

Подобно на много платформи за счетоводен софтуер, Zoho Books предлага три плана за ценообразуване. Ако решите да плащате годишно, а не месечно, получавате дисконтирана ставка.

• Основният план струва $ 9 на месец или $ 90 на година. Той поддържа един потребител (и счетоводител) и ви позволява да добавите 50 контакта в системата. Можете да съгласувате транзакции, да създавате фактури, да проследявате разходи и да управлявате проекти и графики.
• Стандартният план струва 19 долара на месец или 190 долара годишно. Той поддържа двама потребители (и счетоводител) и ви позволява да добавите 500 контакта в системата. В допълнение към функциите на основния план, можете да използвате софтуера за проследяване на сметки и кредити на доставчици, добавяне на отчетни маркери към транзакциите и отпечатване на чекове.
• Професионалният план струва $ 29 на месец или $ 290 годишно. Той поддържа 10 потребители, до 5000 транзакции и неограничен брой контакти. В допълнение към функциите на стандартния план, можете да използвате софтуера за създаване на поръчки за продажби и покупки и за управление на инвентара.
• Допълнителните потребители струват $ 2 на месец или 20 $ годишно. Можете да добавите допълнителни потребители към акаунта си, независимо кой план използвате.
• Кредитите за поща за охлюви струват 2 долара всеки. Ако вашите клиенти предпочитат хартиени копия на вашите разчети или фактури и не искате да ги разпечатвате и изпращате по пощата, можете да закупите кредити за пощенска поща за охлюви и Zoho да ги изпрати за вас. Пощата, изпратена до клиенти в САЩ, струва един кредит и отнема пет работни дни. Изпратената поща до международни клиенти струва два кредита и отнема 10-15 дни, за да пристигне.
• Автоматичните сканирания струват 5 долара на месец или 50 долара годишно. Тази допълнителна функция сканира документите, които качвате - като разписки или фактури на доставчици - и използва данните за създаване на нови транзакции. Той поддържа до 50 сканирания на месец.

Въпреки че другите най-добри доставчици на счетоводен софтуер предлагат планове за начинаещи със сходна цена, трябва да вземете предвид кой софтуер има специфичните функции, от които се нуждае вашият бизнес в най-ниския план или на най-добрата цена. Например, помислете за следните три функции, за да видите как Zoho Books се подрежда спрямо други топ счетоводен софтуер:

• Контакти: Основният план на Zoho Books '$ 9 ви позволява да добавите 50 контакта в системата. С плана на LiteBooks от $ 15 Lite можете да таксувате само до пет активни клиенти. Ранният план на Xero за $ 9 е още по-ограничителен, като ви ограничава до пет фактури и пет сметки на месец, докато планът за самостоятелна работа от 10 $ на QuickBooks Online няма ограничение за тази функция.
• Проследяване на часове, подлежащи на плащане: Можете да проследявате времето и да добавяте часове за фактуриране към фактури, като използвате Основния план на Zoho Books. Планът на FreshBooks 'Lite също може да направи това, въпреки че струва 6 долара повече на месец. Основният план на QuickBooks Online, който струва $ 35 на месец, предлага тази функционалност. Установеният план на Xero има тази функция, но струва 60 долара на месец.
• Проследяване на инвентара: Въпреки че ще ви трябва Професионален план на Zoho Books, за да получите функциите му за управление на инвентара, за тази функционалност ще ви е необходим планът QuickBooks Online за тази функционалност, който струва 60 долара на месец. Въпреки че ранният план на Xero има тази функция и $ 9 би била най-добрата сделка, вие сте ограничени до пет фактури на месец, така че вероятно ще трябва да надстроите до Xero план за отглеждане на 30 $. FreshBooks изобщо не поддържа инвентара.

Като цяло, Zoho Books предлага план за конкурентни цени, който трябва да отговаря на очакванията на повечето фрийлансъри или много малки фирми. Докато някои фрийлансъри могат да изберат безплатен счетоводен софтуер, Zoho Books си заслужава месечните разходи.

Лесно използване

Въз основа на нашето изследване много потребители откриват, че Zoho Books е лесен за използване счетоводен софтуер, дори и за най-счетоводните и технологично оспорвани собственици на малък бизнес. За да се убедим сами, ние се регистрирахме за бизнес акаунт.

Настройването на акаунт е лесно. Просто въведете името на бизнеса си, информацията за връзка и паролата си и сте готови да отидете. След това избирате желаните модули и можете да изберете да попълните данъчна информация и да свържете вашата сметка за обработка на плащания.

Таблото за управление на Zoho Books няма абсолютно никакво претрупване и лесно намерихме пътя си около системата, използвайки менюто на страничната лента, което е разделено по задача по логичен начин. Това меню се сгъва в икони, когато не се използва, което ви дава повече недвижими имоти на екрана. Той предлага накратко преглед на финансовите резултати на вашия бизнес, с джаджи за вземания и задължения с текущи и просрочени суми, топ разходи, проекти с платими часове и разходи, сметки в банкови и кредитни карти и диаграма на паричните потоци.

За да изпробвате Zoho Books сами, помислете дали да се регистрирате за безплатна пробна версия от 14 дни - не се изисква кредитна карта. Можете също да научите повече за този счетоводен софтуер, като гледате уеб семинарите и ръководствата на компанията. Както обикновено, препоръчваме да използвате безплатна пробна версия, за да разберете по-добре как работи платформата и как тя може да бъде от полза за вашия бизнес.

Zoho Books предлага един от най-дружелюбните за потребителя интерфейси на пазара, така че вероятно няма да ви трябват пълните 14 дни, за да усетите системата. Две седмици е повече от достатъчно време за игра със софтуера, за да видите какво правите и не харесвате в него.

Функции на Zoho Books

Счетоводството може да бъде един от най-отнемащите време аспекти на стопанския бизнес. Тогава не беше изненада, че собствениците на малкия бизнес, с които говорихме, казаха, че най-важното, което търсят в счетоводния софтуер, са функции, които им спестяват време. Функциите за автоматизация и онлайн плащания на Zoho Books отговарят на това изискване.

• Автоматизация: Zoho Books ви спестява време чрез автоматизиране на работния процес. Можете да настроите софтуера да изпълнява автоматично задачи като изпращане на повтарящи се фактури и напомняния за плащания, проследяване на разходите и известяване, когато са ви дължими сметките. Можете да настроите банкови правила, за да категоризирате автоматично транзакциите, когато се импортират всеки ден от вашата банкова емисия, а софтуерът идентифицира възможните съвпадения, когато реконликирате вашите акаунти.
• Фактуриране: Можете да конвертирате поръчки или прогнози за продажба във фактури с няколко кликвания, да редактирате фактурата, ако е необходимо, и да плъзнете и пуснете линии, за да ги пренаредите. Можете да ги изпратите веднага или да ги планирате да изпратите по-късно. Софтуерът поддържа следа за одит, така че можете да видите кои транзакции са свързани, потребителското име на кой ги е създал или променил, както и датата и часа на промяната.
• Онлайн плащания: Можете да свържете акаунта си към популярни шлюзове за разплащания като Authorize. Net, Braintree, PayPal, Square, Stripe, WePay, Worldpay и 2Checkout, което позволява на вашите клиенти незабавно да плащат фактурите си онлайн. Това е ефикасен начин да получавате средства и да следите платени и неплатени фактури. Плюс това, предоставя на вашите клиенти удобен и безпроблемен начин да плащат за продукти и услуги.
• Мобилно приложение: Както много счетоводни програми, Zoho Books има мобилно приложение, така че можете да правите счетоводството си в движение. Това, което прави приложението на Zoho Books различно е, че то е достъпно на повече устройства от повечето, работещи на iPhone, iPad, iMessage, Apple Watch, телефони с Android, таблети и смарт часовници и телефони с Windows. Можете да управлявате фактури и разчети, да проследявате плащания и разходи, да качвате разписки, да изготвяте отчети и да преглеждате таблото си за преглед. Той поддържа множество потребители и можете да контролирате данните, до които имат достъп.
• Инструменти за проследяване на времето и управление на проекти: Тези функции са включени във всички планове на Zoho Books и ви позволяват да създавате задачи и да проследявате часове, подлежащи на плащане. Можете да таксувате въз основа на часовете на проекта, часовете на задачите или часовете на персонала или на фиксирана цена. Можете също да бюджетирате часове на проект, задача или член на персонала.
• Клавишни комбинации: Можете да изберете да въведете бърз пряк път към функция, а не да използвате менюто.

Обслужване на клиенти

Zoho Books предлага имейл, чат на живо и денонощна телефонна поддръжка пет дни в седмицата в САЩ, Великобритания, Австралия, Индия и няколко други страни. Можете също така да намерите помощ онлайн, като използвате базата от знания за Zoho Books и форумите за клиенти.

Когато се обадите на Zoho, вие сте посрещнати с опции на менюто, за да достигнете до различни части на компанията - продажби, техническа поддръжка, таксуване и плащане или корпоративна - така че знаете, че всъщност се свързвате с представители в правилния отдел.

Представителят по продажбите, с който разговаряхме, беше дружелюбен и нетърпелив да отговори на всичките ни въпроси относно софтуера. Нямаше натиск да се регистрираме за услугата и представителят спомена 14-дневния пробен период, ако искаме да дадем тест на Zoho Books преди да закупим платен план. Винаги е от полза, когато специалистът по поддръжка на клиенти не е прекалено продаващ. Повторенията на Zoho Books изглеждаха сякаш истински се грижат да помогнат на потребителите да намерят най-добрия счетоводен софтуер за текущото им състояние.

Други облаги

Zoho Books има клиентски портал, който вашите клиенти могат да използват, за да приемат, откажат и обсъдят оценки; преглед и плащане на фактури; и изтегляне на извлечения от акаунта. Ако работата ви е базирана на проекти, можете да споделяте подробности за проекта, като задачи и часове, в които сте регистрирани. Това е особено полезна функция за бизнеса, който работи в тясно сътрудничество със своите клиенти по проекти. Ако искате обратна връзка от вашите клиенти, можете да настроите портала, който да им позволи да преглеждат вашите услуги.

Персонализирането на фактури е лесно. Предлагат се шестнадесет шаблона и всеки ви позволява да избирате от множество шрифтове и да избирате всеки цвят за няколко елемента. Можете да добавите лого и фоново изображение, да изберете кои полета са включени и да редактирате текста на полето. Шаблоните ви позволяват да изберете различен език за показване, което е полезно, ако имате международни клиенти. Предлагат се и шаблони за документи като разчети, кредитни бележки и разписки за плащания. Различните шаблони са плюс, тъй като персонализирането обикновено е от полза за бизнеса. Винаги е добре за маркови цели да проектирате решенията си така, че да изглеждат така, както ви харесва.

Zoho има собствен набор от бизнес приложения, които можете да свържете с този счетоводен софтуер, макар и някои да струват допълнително. Той разполага със софтуер за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), маркетингови решения за електронна поща и социални медии, редактори на електронни таблици и други инструменти за производителност.

Подобно на своите конкуренти, Zoho Books се интегрира с приложения за производителност и бизнес решения на трети страни, включително Google Apps, системата на площад за продажба (POS), няколко процесора на кредитни карти и данъчни услуги Tax1099 и Avalara. Той също има интеграция на Zapier, която ви позволява да се свържете с повече от 1000 приложения на трети страни.

Интеграциите могат да спестят вашето бизнес време, така че е хубаво, че Zoho Books предлага тези опции. Ако вашият бизнес използва POS система или процесор на кредитна карта, е добре да видите дали те са съвместими с Zoho Books. По-добре е да преминете през няколко интеграции, отколкото да се опитвате да разберете как да накарате всеки софтуер да функционира ефективно сам.

Ограничения

Въпреки че Zoho Books е пълен с функции, тя не включва услуги за заплащане. Това може да не е голяма работа за наистина малкия бизнес, но може да се превърне във важно значение, ако бизнесът ви се разраства и планирате да наемете служители. Понастоящем единствената задача за заплащане, която можете да изпълнявате в Zoho Books, е подготовката и отпечатването на 1099s за независими изпълнители, използващи споменатите по-горе данъчни услуги. Отново, не всички малки фирми ще се грижат за това ограничение, но по-големият бизнес може да иска решение, което включва повече от стандартните счетоводни услуги.

Допълнително отчитане от Бенет Конлин.

Готови ли сте да изберете вашия счетоводен софтуер? Ето разбивка на пълното ни покритие:

• Как да изберем счетоводен софтуер
• Най-добрият софтуер за счетоводство за малък бизнес 2019
• Най-добър софтуер за счетоводство за малък бизнес
• Най-добрият софтуер за счетоводство за Mac
• Най-добрият софтуер за фактуриране за малък бизнес
• Най-добрият безплатен софтуер за счетоводство за малък бизнес