Logo bg.businessdailytoday.com
Как управление на документи с отворен код може да работи за МСП
Как управление на документи с отворен код може да работи за МСП
Anonim
  • Софтуерът с отворен код дава на бизнеса гъвкавостта да създадат решение за управление на документи, което работи най-добре за техните специфични нужди.
  • Организациите, които са свързани със сигурността, може да се наложи да изграждат свои собствени протоколи.
  • Системите с отворен код могат да създадат възможност за тестване на програми преди закупуване на собствено решение.
  • Фокусирайте се върху решения, които са най-подходящи за потребителите и оптимизирайте сътрудничеството.

Управление на документи е система за съхраняване на информация, която е от съществено значение за организацията. Наследените хартиени копия на документи могат да бъдат сканирани и след това качени директно в системата за управление на документи, където е безопасно достъпна за всички в цифрова форма.

Много системи позволяват на потребителите да въвеждат метаданни и тагове, които могат да се използват за организиране на файловете. Други инструменти могат да включват възможност за търсене, така че членовете на екипа прекарват по-малко време в проследяване на конкретни документи.

Основно внимание на всяка система за управление на документи е работният процес. Потребителите трябва да могат да се ориентират в файловата структура и да имат минимално триене, като си сътрудничат с други потребители. Освен това система за управление на документи, която осигурява мобилен достъп, ще гарантира по-голямо удобство и полза за бизнеса.

За тези, които ще сканират файлове като част от работния процес, е важно да се гарантира, че има метод за добавяне и организиране на файлове в потребителския интерфейс. Търсене на ключови думи и система за авторски права и разрешения за гледане трябва да бъдат вградени в рамката.

Отворен код ли е решението за вашия бизнес?

Софтуерът за управление на документи с отворен код позволява на организациите да имат достъп, да наблюдават и споделят основни файлове. Когато системата е с отворен код, компанията е отговорна за персонализирането на решението за потребителите и гарантира, че те прилагат всички актуализации, изградени от общността с отворен код.

Бележка на редактора: Търсите софтуер за управление на документи за вашия бизнес? Попълнете въпросника по-долу, за да може нашите партньори на доставчици да се свържат с вас относно вашите нужди

купувачка джаджа

Предприятията обикновено имат една от двете цели, които искат да постигнат, като използват решение с отворен код. Някои фирми искат да използват отворен код като пробно решение, за да проверят дали системата ще отговаря на техните нужди. За други бизнеси обаче това може да е крайната цел.

Рубен Йонатан, главен изпълнителен директор на GetVoIP.com, независим сайт за сравнение на доставчици, каза, че има много, което си заслужава от света на отворения код.

„Много продукти с отворен код имат допълнителни функции, като място за съхранение на предприятия или хоствани решения“, казва Йонатан. Собствените системи могат да бъдат разтягане финансово за малкия бизнес. „За много [компании] е подходящо първо да изпробват софтуер с отворен код, след което да надстроят, когато е подходящото време“, добави Йонатан.

Управлението на документи с отворен код може да бъде правилният избор за организация, която иска да изгради и персонализира своето собствено решение.

Когато е създаден под лиценз с отворен код, софтуерът обикновено е свободен за използване, промяна или преразпределяне. Ако се поддържа от активна общност, софтуерът с отворен код се възползва от редовно въвеждане и модификации, които подобряват продукта във времето.

Предимства на софтуера за управление на документи с отворен код

Основното предимство на софтуера с отворен код е гъвкавостта. Основна предпоставка на софтуера с отворен код е, че той може да се използва и персонализира според нуждите на потребителите. Той подкрепя голяма част от това, което се използва със софтуерните системи, така че компания, която е удобна да изгради свои собствени решения, може да намери отворен код за най-добрият маршрут.

"Отворен код означава, че всеки може да се подобри при успеха на предишното поколение", каза Йонатан. В дългосрочен план това споделено знание и колективни усилия води до по-добър софтуер, от който всички потребители могат да се възползват.

Съображения с решения с отворен код

Решението за управление на документи с отворен код може да не е правилният избор за всеки бизнес.

Може да има определени функции, които са по-бързо достъпни (с по-малко главоболия) от решение на трета страна. Организациите също трябва да вземат предвид разходите и времето, свързани със самото извършване на работата на софтуера и как ще изглежда решението за съхранение.

Системите за управление на документи могат да бъдат създадени като локална или облачна система. С опцията за самостоятелно хостване организацията контролира и не разчита на външен доставчик на облак за достъп или продължаване на време за съхранение, което обикновено е на място.

Разбира се, една компания трябва да реши как разходите за поддръжка се вписват в техния бюджет, което често е причина много предприятия да използват облачна система. ИТ екипът не трябва да поддържа локални сървъри и съхранението се обработва през облака. Разбира се, всеки престой означава временна липса на достъп до файловете. Подобни случаи обаче са редки и някои организации може да успеят да създадат хибридна опция, която използва както локално, така и облачно хранилище.

Основният потенциален недостатък при използването на система с отворен код е сигурността, според Джон Линкълн, директор за развитие на бизнеса в облачно решение за управление на съдържанието OfficeScope.

Сигурността е от първостепенно значение и софтуерът с отворен код може да няма най-здравите възможности.

„Като сигурността е основна грижа за много индустрии, организациите трябва да имат предвид, че повечето системи за управление на документи с отворен код не криптират документи“, каза Линкълн. „Ако съвместимостта е основна грижа за вашата организация или отрасъл, използването на документи с отворен код няма да бъде правилният избор, тъй като не предоставя функции, които може да се наложи да използвате, за да докажете съответствие.“

Основен фактор, който трябва да се вземе предвид, е прилагането на принципите на сертифициране по ISO. Международната организация за стандартизация публикува стандарти, които служат като глобален показател за бизнеса, когато става въпрос за конкретни практики и процедури. Правилната документация, например, е ключов компонент на ISO 9001.

Въпреки че сертифицирането може да не е необходимо за вашия бизнес, като се имат предвид времето и разходите, свързани с постигането на такова обозначение, специфичен набор от стандарти и процедури за създаване на потребителски интерфейс, възможности за споделяне и сигурност на система за управление на документи са от съществено значение.

Има и други практически функции, които трябва да вземете предвид, когато става въпрос за изграждане на решение, което работи най-добре за вашия екип. Например, определете дали трябва да има едновременно редактиране на документи. Изградете система за контрол на версиите, така че потребителите да знаят на коя версия са включени или да имат възможност да върнат промените. Одиторската пътека например позволява път да проследи историята на реда на редактиране на файл.

Долната линия

Системата за управление на документи с отворен код е важен компонент от това как една компания поддържа своята важна информация достъпна и организирана за всички в екипа.

Управлението на документи с отворен код предлага много възможности за бизнеса, въпреки че трябва да има сериозно планиране и предвидливост как да се прилагат функциите от наличните решения.

Популярни по теми

Избор На Редактора

Фъстъчено масло и шоколад: мач, направен в предприемаческото небе

Седемте смъртни гряха отиват на работа и служителите страдат

Как вашите родители помогнаха да ви направят предприемач

Какво правиш?!? 5 фирми, за които не знаехте, че са легални

Състрадателният треньор предизвиква по-добри резултати

Предприемачите в технологиите са новите рок звезди?

Творчески идеи за ваканционни бонуси

Как да възнаградим служителите си в трудна икономика

Бизнесът на този скъпоценен камък на предприемача процъфтява - Бизнес новини ежедневно

От Колумбия до Crepes: Въпроси и отговори с изпълнителния директор на BannaStrow

Шест въпроса със Стефани Скот Харбър

Покрийте активите си: Застрахователен грунд за малкия бизнес

Ръководство за нуждите на софтуера на вашия бизнес

Големи мечти за малък бизнес - магазин за цветя

Луди компании: странни, но успешни идеи за бизнес