Какво е управление на договори?

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

• Управлението на договори е когато някой поеме отговорността да управлява договори за служители или доставчици или други страни.
• Мениджърите на договори се нуждаят от правни знания, за да водят точно процеса на управление на договорите.
• Не всички компании имат поставени ръководители на договори, но големите отбранителни фирми или компании, които често работят с правителството, са склонни да използват договорни ръководители.

Управлението на договорите е пренебрегвана форма на управление. Мениджърите си взаимодействат често със служителите и някои от тези дискусии и ситуации естествено са свързани с компенсация. Някои от тези разговори ще се занимават с управление на договори. Друг път предприятията трябва да управляват договорни споразумения с други предприятия. Не се говори много, но управлението на договори е важна бизнес тема. Ако не сте сигурни как работи процесът на управление на договорите, е важно да разберете основните положения.

Управлението на договорите е процесът на управление на създаването, изпълнението и анализа на договори за постигане на максимални оперативни и финансови резултати в една организация, като същевременно се намалява финансовият риск. Организациите срещат все по-голям натиск за намаляване на разходите и подобряване на работата на компанията. Управлението на договорите се оказва много трудоемък елемент на бизнеса, което улеснява необходимостта от ефективна и автоматизирана система за управление на договорите.

Основите на управлението на договорите

Когато две компании желаят да правят бизнес помежду си, в договор са посочени дейностите, предприети от двете организации, както и условията, чрез които всяка от тях ще изпълни своите части от споразумението. Договорите влияят много на рентабилността на бизнеса, поради акцента върху приходите и разходите.

Когато договорът е формулиран лошо, една организация може да загуби безброй хиляди долари за обикновена техничност, на която им липсват ресурси за идентифициране. Ефективното управление на договорите в крайна сметка може да създаде мощни бизнес отношения и да проправи пътя към по-голяма рентабилност в дългосрочен план, но само при правилно управление. Добра идея е да включите юридически отдел или адвокат в дискусиите за управление на договори. Точното формулиране на договорите е от решаващо значение за управлението на договорите.

Управлението на договорите се прилага и за управление на различни договори с фрийлансъри или служители. Те понякога изискват управление и промени, които помагат на двете страни.

По принцип управлението на договорите включва няколко основни етапа. Има ранните етапи или фазата на предварително награждаване. Това е цялата работа, която се извършва преди да бъде даден договор на някого, независимо дали става въпрос за бизнес или служител. Средният етап е, когато процесът е присъден. Това включва цялата документация, за да направи споразумението окончателно. Трето, там е етапът след награждаване. Тук идва много управление на договори и поддръжка.

Тези три основни етапа са прост начин за разглеждане на управлението на договорите в три фази, но процесът е по-сложен от този и може да се разглежда на повече етапи в зависимост от това колко подробна представа правите. Ще обсъдим по-задълбочен поглед по-късно на процеса.

Елементи на успешното управление на договорите

Не е достатъчно организацията да има специалисти, които да се справят с управлението на договори. Служителите трябва да бъдат увеличени с наличието на процеси и софтуерни придружители, за да задоволят нарастващите изисквания за съответствие и аналитични нужди. Когато стратегията за управление на договорите е успешно реализирана, организациите могат да очакват да видят:

• Очакваните ползи от бизнеса и финансовата възвръщаемост се реализират.
• Доставчикът е кооперативен и отговаря на нуждите на организацията.
• Организацията не среща спорове по договори или изненади.
• Предоставянето на услуги е задоволително и за двете страни.

Дейности, които включват добро управление на договорите

Основата за управление на договори разчита на изпълнението на успешни дейности след възлагане и нагоре по течението. По време на етапа на предварително възлагане служителите трябва да се съсредоточат върху причината за установяване на договора и дали доставчикът може да изпълни условията на споразумението.

Необходимо е допълнително внимание, за да се разбере как ще работи поръчката, след като бъде възложена. Избягването на нежелани изненади изисква внимателно проучване и яснота на целта в действителния договор.

Управлението на договорите изисква ниво на гъвкавост за двете участващи страни и готовност за адаптиране на условията на договора, така че да отразяват променящите се обстоятелства. Проблемите са неизбежни, което означава, че организациите трябва да са подготвени за неочакваното и да могат да коригират условията на договора, когато е необходимо.

Етапи на управление на договорите

Договорите играят значителна роля в кризата в края на тримесечието и се разделят на етапи за организиране на усилията и структуриране на типичния процес на договаряне. Когато се извърши ръчно, създаването на договор може да се окаже доста отнемащо време. Процесът включва няколко от следните стъпки:

1. Първоначални заявки. Процесът на управление на договорите започва с идентифициране на договори и съответните документи в подкрепа на целта на договора.
2. Авторски договори. Писането на договор на ръка е отнемаща време дейност, но чрез използването на автоматизирани системи за управление на договори процесът може да стане доста рационализиран.
3. Преговаряне на договора. След приключване на изготвянето на договора служителите трябва да могат да сравняват версиите на договора и да отбелязват несъответствия, за да намалят времето за договаряне.
4. Одобряване на договора. Примерът, в който се появяват повечето затруднения, получава одобрение от ръководството. Потребителите могат предварително да се борят с това, като създават персонализирани работни процеси за одобрение, включително паралелни и серийни одобрения, за да продължат решенията да се движат бързо.
5. Изпълнение на договора. Изпълнението на договора позволява на потребителите да контролират и съкращават процеса на подписване чрез използване на подпис на електронен подпис и факс.
6. Управление на задълженията. Това изисква голяма част от управлението на проекти, за да се гарантира, че резултатите ще бъдат изпълнени от ключовите заинтересовани страни и стойността на договора не се влошава през ранните му фази на растеж.
7. Ревизии и изменения. Събирането на всички документи, свързани с първоначалното изготвяне на договора, е трудна задача. Когато бъдат открити пренебрегвани артикули, трябва да има системи за изменение на първоначалния договор.
8. Одитиране и отчитане. Управлението на договора не означава просто да съставите договор и след това да го пъхнете в картотеката без друга мисъл. Одитирането на договорите е важно за определяне на спазването както на условията на споразумението, така и на всички възможни проблеми, които могат да възникнат.
9. Подновяване. Използването на ръчни методи за управление на договори често може да доведе до пропуснати възможности за подновяване и загубени приходи от бизнеса. Автоматизирането на процеса позволява на организацията да идентифицира възможностите за подновяване и да създаде нови договори.

Голяма част от управлението на договорите се свежда до справяне с тези девет стъпки. Управлението на жизнения цикъл на договора е изключително важно. Тъй като различните видове договори преминават през различните си етапи, ръководителите на договори трябва да наблюдават евентуалните промени или нарушения на договора. Ако служител или бизнес не са доволни от договора си, може да си струва да промените договора. Важно е да следвате договорните задължения, като същевременно се уверите, че и двете страни на договора са щастливи.

Има много пъти по време на процеса на управление на договорите, когато управлението на жизнения цикъл става важно. Изпълнението на доставчика и управлението на риска са важни съображения по време на управлението на договорите. Например, ако продавачът не изпълни договорните си задължения, може да се наложи да преработите договора или да наложите някаква дисциплинарна мярка.

Софтуер за управление на договори

Макар че традицията е обикновено да се управляват договорите ръчно чрез съхранение на папки и файлове в кабинета, практиката е изпълнена с неефективност, която може само да влоши цялостната ефективност на организацията.

Интегрирането с автоматизирана услуга за управление на договори може да освободи безброй човешки часове и да автоматизира безброй процеси, свързани с управлението на договор, като по този начин създаде повече стойност за една компания.

„Софтуерът за управление на договори съхранява ключова информация за договори, свързани с доставчици, лизингови договори и лицензионни споразумения“, казва Робърт Пауъл, изпълнителен директор и основател на Rob Powell Biz Blog. „Общата цел на софтуера за управление на договори е да оптимизира административните задачи чрез създаване на централизиран и единен запис за процесите на всеки договор.“

Използването на софтуер за управление на договори може да улесни наблюдението на сложни договори, без да се разчита само на документи.

"Най-важният аспект на софтуера за управление на договори е, че той позволява на служителите на множество места да имат достъп до договори на едно място", каза Пауъл.

Как да станат мениджър на договори

Не всички университети предлагат степен по управление на договори, но някои училища го правят. Получаването на това образование е една от възможностите, но има и други бизнес степени, които ви позиционират за успех в бранша. Оттам искате да добавите опит за управление на договори под някаква форма.

"Със степен на бакалавър и няколко години опит в тази област можете да кандидатствате и да тествате за сертифициране чрез NCMA (Национална асоциация за управление на договори)", заяви Джаред Вайц, изпълнителен директор и основател на United Capital Source. "Наред с образованието и пълномощията, ръководителят на договори трябва да притежава солидни комуникационни и писмени умения и внимателно око за организация и управление на срокове."

Също така може да бъде полезно да имате юридическа степен. Правните познания са от решаващо значение при управлението на договорите. Управлението на договорите и договарянето разчитат на правни знания и експертиза.

Ако искате да станете мениджър на договор на пълен работен ден, е добре да се свържете с други ръководители на договори, за да научите как те са влезли в текущата си роля. Няма определен начин да станете мениджър на договори, но бизнес опитът е важен, когато станете мениджър на договори.

Колко пари прави мениджърът на договори?

Разбираемо, заплатата за ръководител на договор варира според квалификацията и местоположението. Според PayScale средната годишна заплата за мениджър на договор е 80 151 долара. Сайтът изброява Northrop Grumman Corporation, Accenture и Raytheon Co. като няколко от най-доходоносните компании за договорни мениджъри.

Мениджърите на договори също могат да работят до висш ръководител на договор, директор на договор или администратор на договор. Контрактният аналитик е друг общ път в кариерата в областта на управление на договори.

Долния ред

Мениджърите на договори помагат за управление на правните и финансовите аспекти на договорите с предприятия или служители. За компании, които сключват чести договорни споразумения, наемането на ръководител на договор може да бъде добра идея.