Специалистите в ефикасна организация работят като зъбци в колело, като всичко това прави малко, за да завърши готов продукт или услуга. Има някои монументални задачи извън рутинните операции на компанията, които канят свой собствен експерт: ръководителя на проекта.
Какво е ръководител на проекти?
Ръководител на проекта е човекът, който координира екип за изпълнение на дадена цел в даден период от време. Такива проекти могат да бъдат сложни и дългосрочни, извън рутината на организацията, или да включват координация на множество екипи.
Ако това ви звучи като обикновен стар началник, имайте предвид, че докато шефът има капацитет за наемане, уволнение и наставничество, ръководителят на проекти няма такъв авторитет. Ключовата разлика обаче е, че ръководителят на проекта е само краткосрочен.
„Връзката е временна, защото проектът по дефиниция приключва“, казва Алън Зукър, основен директор на Project Management Essentials. Докато обикновените шефове контролират текущите операции или производство, задачата на ръководителя на проекта е ограничена.
Бележка на редактора: Търсите правилното решение за управление на проекти за вашия бизнес? Попълнете по-долу въпросника, за да накарате нашите партньори доставчици да се свържат с вас относно вашите нужди
купувачка джаджа
„Сложен и висок риск“
В много отрасли мениджърите на проекти са станали също толкова необходимост, колкото ИТ поддръжката или счетоводството - особено ако гигантските проекти са им хляб и масло.
"Компаниите, които не могат да живеят без поне един страхотен ръководител на проекти, са тези с по-сложни, високорискови проекти", казва Лаура Стрингер, директор в Девети четвърти. "Помислете за производство, строителство, технологии, опит."
Всъщност компании като Google - където проекти като „изграждане на автомобил без шофьор“са определението за сложен и висок риск - може да имат стотици ръководители на проекти в своята заплата.
Търсенето на ръководители на проекти нараства. Според Института за управление на проекти петте индустрии с най-висок прогнозен растеж са мениджмънт и професионални услуги, производство, финанси и застраховане, информационни услуги и издателство и строителство.
Управление на проекти за малък бизнес
За разлика от Google, е малко вероятно SMB да имат достатъчно проекти, за да оправдаят вътрешен ръководител на проекти. Вместо това много предприятия въвеждат независими изпълнители, откъдето следващите пет стъпки за по-добро управление на проекти ще бъдат полезни.
Съвети за управление на проекти
Процесът на управление на проекта не трябва да бъде по-страшен от самия проект. За щастие, за всеки с цел, която трябва да реши, независимо дали сте решили да наемете изпълнител или не, експертите по управление на проекти имат някои важни стъпки, които трябва да имате предвид.
1. Потърсете опит в домейна
Когато обмисляте ръководител на проекта на свободна практика, не очаквайте специалист във вашата област.
„Ръководителите на проекти са общи специалисти; те често нямат подробни технически умения“, казва Зукър. Вместо това работата на ръководителя на проекта е да се ангажира и координира със специалистите.
Това, което работодателите могат да направят, е да обмислят ръководителите на проекти не заради техния опит, а заради опита си в областта. „Домейн“се отнася до областите, които са управлявали, независимо дали става въпрос за оптимизация за търсачки или за изграждане на небостъргач. Ръководителят на проекта все още не може да задържи отговорите - за това ще трябва да наемете консултант - но те ще знаят стъпките в процеса.
"Добрите ръководители на проекти знаят ограниченията на техническите си познания и как да задават правилните въпроси", каза Зукър. „Колкото повече опит в домейна има мениджърът на проекти, толкова по-добре могат да знаят кои въпроси да зададат.“
2. Дайте приоритет на меките умения
Имайте предвид обаче, че познанието за домейна все още е второстепенно. Това, за което ръководителят на проекта наистина е там, е тяхната лидерска способност.
"Меките умения са много по-важни", каза Стрингер. „Ръководителят на проекта трябва да може да постигне най-доброто представяне от всеки член на екипа. Може да се наложи да функционира като треньор, помагайки на всички да работят заедно. Ще трябва да проведат трудни разговори, както с членовете на екипа, така и със заинтересованите страни. Че всички взема меки умения."
С този специфичен баланс на уменията, все повече ръководители на проекти избират да получат сертификат, въпреки че работата технически не изисква това. Стойността му е спорна сред тези в тази област.
„Сертифициран съм от около шест години и се подновявам всеки път, но само за възприеманата стойност на кредитора“, казва Кейси Райфорд, директор на R&D в Plex Solutions. "Никога не съм използвал конкретно нещо, което научих … истинската стойност на сертифицирането и то е нетривиално, е разбирането как да се създаде и приложи [a] рамка за действие на проекти."
При договаряне на ръководител на проекти обаче сертифицирането не винаги означава висока ефективност, според Stringer.
3. Създайте харта на проекта
Надяваме се, вече знаете защо се захващате с проект. Все пак е добре да очертаете целите си в координация с ръководителя на проекта. Това често се нарича харта на проекта.
Хартата не винаги може да бъде официално написана, каза Зукър, но клиентите и ръководителите на проекти трябва да отговорят поне на следните въпроси:
- Защо изпълняваме това?
- Какви са нашите цели?
- Какви са целите ни на високо ниво?
- Какво е нашето определение за „свършено“?
Има две предимства за включването на мениджъра на проекти в този процес. Като първо, те ще имат по-добра представа за това какви очаквания са реалистични.
По-важното е обаче, че и двете страни имат едно и също определение за успех.
„Заинтересованата страна може да каже:„ Искаме да увеличим трафика към нашия уебсайт “, но те наистина могат да искат да увеличат конверсиите или вместо това да привлекат трафик към приложение“, каза Стрингер. "Важно е да стигнем до сърцето защо правим този проект, за да разберем какви трябва да бъдат целите."
4. Задайте резултати
След като целите са очертани в хартата на проекта, трябва да се определят конкретни показатели за проследяване на напредъка.
В управлението на проекти тези показатели се означават като резултати или количествено измерими стоки или услуги, които трябва да бъдат изпълнени. Това може да е точно в съответствие с целта (напр. „Изграждане на къщата“) или може да е осезаем крайъгълен камък за постигане на цел.
Така или иначе, те трябва да бъдат уредени предварително, но особено в последния случай, когато има повече променливи, които трябва да бъдат разгледани.
„Ръководителите на проекти трябва да постигнат възможно най-много споразумение за това какви ще бъдат резултатите и кога те ще бъдат завършени“, каза Стрингер. „Комуникацията е толкова невероятно важна за целия проект и започва от самото начало.“
5. Оценка на изпълнението на проекта
Когато дадена цел е изпълнена, Стрингър каза, че може да бъде лесно да се прескочи тази последна стъпка.
„Проектите просто се изпълняват и всеки преминава към следващия, може би със съкратена оценка няколко месеца по-късно“, каза тя.
За всеки шанс за бъдещо подобрение обаче оценката е жизненоважна. Това може да се раздели на два етапа. Първият е по-мета - как протече самият проект? Какво работи и какво не? Тези анализи са полезни не само за ръководителя на проекта, но и за клиента, особено ако в бъдеще ще предприемат нещо подобно.
Следващата оценка е преглед на резултатите.
„Търсиш да видиш как резултатите преместват иглата“, каза Стрингър. „Независимо дали целта на проекта е повишена удовлетвореност на клиентите, съкратени срокове на производство във фабрика или довеждане на горещ нов продукт на пазара, вие ще измервате колко нещо се е променило.“
