Logo bg.businessdailytoday.com
Как да изберем правилната система за бизнес телефон
Как да изберем правилната система за бизнес телефон

Видео: Как да изберем правилната система за бизнес телефон

Отличия серверных жестких дисков от десктопных
Видео: Какво вещае очакваната световна икономическа рецесия? 2023, Февруари
Anonim

Ако това е задача, която вашият малък бизнес планира да се справи с 2019 г., има няколко въпроса, на които първо трябва да отговорите, за да се окажете на правилния път.

  1. Имате ли нужда от пълноценна телефонна система, включваща физически телефонни бюра, или бихте могли да получите вашия бизнес с виртуална телефонна услуга, която разчита на мобилни устройства?
  2. Ако имате нужда от настолни телефони, каква услуга искате? Трябва да изберете между традиционна стационарна телефонна услуга, която се предоставя от местна или регионална телефонна компания, и система за протокол за глас през интернет (VoIP), която работи през интернет и е достъпна от множество доставчици.
  3. Ако изберете VoIP, искате ли да съхранявате системата във вашия бизнес (локално) или вашият доставчик на услуги да го домакинства (базиран на облак)?

Ще ви помогнем да отговорите на тези въпроси, но ако вече знаете от какво се нуждаете и просто искате да видите нашите препоръки за най-добрите системи за бизнес телефон, посетете нашата страница с най-добри снимки.

Бележка на редактора: Търсите информация за системите за бизнес телефон? Използвайте въпросника по-долу и нашите партньори на доставчици ще се свържат с вас, за да ви предоставят необходимата информация

купувачка джаджа

Ако все още не сте сигурни, четете нататък. Ще ви запознаем с плюсовете и минусите на тези видове телефонни системи:

  • Виртуални телефонни системи
  • стационарни телефони
  • VoIP
  • Облачни и локални системи

Виртуални телефонни системи

  • Виртуалните телефонни системи свързват онези, които се обаждат на основен бизнес телефонен номер, към отдалечени работници на своите мобилни или домашни телефони.
  • Тези видове системи работят като широко решение за пренасочване на повиквания, при което входящите повиквания се прехвърлят на мобилния или домашния телефон на всеки служител, вместо на настолен телефон, когато клиент или клиент се обади на основния телефонен номер.
  • Тези системи включват разнообразие от функции, като автоматизирани рецепционисти, гласова поща, пренасочване на повикване, скрининг на повиквания, безплатен номер и онлайн факс.

Плюсове: Този вид услуга позволява на предприятията със служители извън офиса да представят професионален имидж по всяко време. Той също така предоставя на отдалечените работници достъп до различни функции на телефонната система, които мобилните и домашните телефони не предлагат.

Минуси: Виртуалните системи не са пълноценни телефонни системи. Вашите разговори често все още се обработват във вашата мобилна или домашна телефонна мрежа. Това означава, че се таксувате за повикването във виртуалната система и изразходвате минутите си за мобилен или домашен телефон. Някои виртуални услуги ви позволяват да извършвате разговори чрез интернет връзка, когато използвате мобилното приложение на доставчика.

Най-добро за: Малък бизнес с отдалечени работници или еднолични собственици.

Традиционни стационарни системи

  • Стационарните телефонни станции в този случай са традиционните телефонни системи, обикновено се поддържат от местна или регионална телефонна компания.
  • Стационарните линии, известни също като обществени комутируеми телефонни мрежи (PSTN), са аналогови системи, които работят през традиционното медно окабеляване на телефонната компания.
  • За да стартирате стационарна услуга, се нуждаете от локален PBX (обмен на частни клонове) хардуер. Това е хардуерът, който се използва за създаване на множество разширения и предоставяне на телефонни системни функции, като прехвърляне на разговори и директории за повиквания.
  • Някои стационарни системи днес се считат за хибриди с VoIP системи. Има традиционна телефонна линия, която се свързва към мрежата за данни на бизнеса. След това мрежата за данни в бизнеса се използва за свързване на всеки отделен телефон.
  • Много стационарни системи се прекратяват от доставчиците на телефонни системи.

Плюсове: Стационарни системи са надеждно, изпитано във времето решение, което много компании са удобни за използване.

Минуси: Повечето доставчици на телефонни системи се отдалечават от стационарните линии, което затруднява не само закупуването им, но и ремонта, ако нещо се счупи. Само въпрос на време е тези системи да остареят.

Най-добро за: Големи корпорации, които разполагат с бюджета, за да плащат за тях, и вътрешен ИТ персонал, който да ги управлява и поддържа. Необходим за фирми без високоскоростен достъп до интернет.

VoIP телефонни системи

  • Вместо медните проводници, по които стартират стационарните линии, VoIP телефонните системи използват същата интернет връзка, която вече използва компания.
  • VoIP системите осигуряват набор от функции, до които само големи корпорации, използващи скъп хардуер за централна централа, са имали достъп до тях, като автоматизирани придружители, опашки за повиквания и компютърна интеграция, което позволява изпращането на гласови съобщения до пощенски кутии и компютри да бъдат превърнати в софтфони.
  • VoIP системите предоставят на отдалечените работници достъп до телефонната система на бизнеса от мобилните си устройства.

Плюсове: VoIP системите осигуряват сложна телефонна система в комплект с всички звънци и свирки. Тези системи са лесни за настройване и конфигуриране, плюс те са значително по-евтини от стационарните системи.

Минуси: Тези системи разчитат на вашата интернет връзка. Ако сте в общност с петниста интернет услуга, този тип телефонна система няма да работи за вас.

Най-добро за: Малките предприятия, които искат функционалността на усъвършенствана телефонна система на разумна цена, а предприятията, които искат отдалечените им служители да имат достъп до телефонната система.

Ако решите, че VoIP система е най-добрата, следващото ви решение е как искате да бъде хоствано. Докато стационарните системи изискват да съхранявате необходимото оборудване във вашия бизнес, VoIP системите ви дават възможност да закупите оборудването си направо и самостоятелно, или да наемете оборудването от вашия доставчик на услуги и да накарате доставчика да го домакин в облака. [Вижте свързаната история: VoIP за бизнеса: защо прави смисъл]

Помещения за VoIP системи

  • Със локалните системи цялото оборудване, включващо хардуерната централа за поддържане на телефонната система, се помещава във вашия бизнес.
  • Местните системи изискват големи капиталови разходи, тъй като купувате оборудването предварително.
  • Докато плащате еднократни такси за целия хардуер със самостоятелно хоствана система, вие плащате месечни такси за вашия SIP транкинг или PRI верига, което е това, което ви позволява да извършвате и получавате повиквания.
  • Вашият ИТ персонал отговаря за поддръжката, ремонта и надстройките на системата.

Плюсове: Винаги контролирате вашата услуга. Разчитате на себе си, за да се уверите, че е работещ и конфигуриран, както ви харесва.

Минуси: Има значителни предварителни разходи, тъй като трябва да закупите цялото оборудване. Освен това се нуждаете от някой от персонала, който може да обслужва и поддържа системата.

Най-добро за: Фирми, които не се чувстват комфортно при използване на облака и искат пълен контрол над своята система и достъп до оборудване по всяко време. Също така подходящ за фирми със собствен ИТ екип, който може да настрои и поддържа VoIP система. Освен това локалните системи са по-подходящи за предприятия с регулаторни изисквания или изисквания за съответствие, които могат да бъдат трудно изпълними в облака.

Облачни базирани VoIP системи

  • При системите, хоствани в облак, няма друга поддръжка или хардуер, освен телефоните. Доставчикът на услуги съхранява, поддържа и надгражда цялата PBX технология за вас.
  • Облачността позволява на развиващите се бизнеси лесно да добавят нови линии и осигурява бърз достъп до нови функции.
  • Обикновено предприятията плащат месечна такса на потребител.

Плюсове: Няма закупуване и поддържане на хардуер или централа за набиране на телефон. Вашият доставчик се грижи за това вместо вас. Можете да настроите и конфигурирате системата за вашия бизнес, всичко от вашия компютър.

Минуси: Вие не контролирате хардуера. Ако системата се понижи, трябва да разчитате на вашия доставчик, за да го поправите възможно най-бързо.

Най-добро за: Разрастване на фирми с фиксиран бюджет, които нямат ИТ персонал, който да управлява и поддържа хардуер на централата. Също така подходящ за фирми, които искат бърз достъп до нови функции на телефонната система или имат множество места и искат системата им на една платформа.

Сега, когато знаете основите, може да сте готови да вземете някои решения. Ако е така, разгледайте нашите най-добри модели за бизнес телефонни системи.

Често задавани въпроси за системата за бизнес телефон

Все още не сте сигурни дали дори се нуждаете от система за бизнес телефон или VoIP е подходящ за вас? Няма проблем. Ето някои въпроси и отговори, които могат да ви помогнат да вземете решение.

О: Простият отговор е „да“. Тъй като толкова много успехът на бизнеса зависи от това как той се представя, всички бизнеси се възползват от някаква система на бизнес телефон.

За предприятията е изключително важно винаги да се представят професионално. Наличието на клиенти и клиенти да достигнат до вас по бизнес линия, на която често се отговаря от автоматизиран придружител, е отличен начин за постигане на това.

Дори фирмите, които не искат да харчат пари за пълноценна телефонна система, все още могат да представят образа, който търсят, като използват виртуална система.

О: Определено е възможно, ако искате да инвестирате във виртуална телефонна система. Използването на виртуална телефонна система ви позволява да използвате мобилното си устройство, докато все още представяте професионално изображение.

Само използването на вашата мобилна линия, без виртуална система, представя няколко проблема. Първо, това не позволява на вашия малък бизнес да предаде професионален имидж на вашите клиенти. Второ, мобилните линии не предоставят функции и инструменти, които вие и вашите служители ще намерите най-ценни. Това включва гласова поща до имейл, пренасочване на обаждане, скрининг на повиквания, музика на задържане и онлайн факс.

A: Проблемът със стационарните системи не е тяхната функционалност. Те все още работят на високо ниво. Най-големият проблем, с който ще се сблъскате с традиционните стационарни телефонни системи е, че вече не се изграждат нови опции. Това означава, че не се разработва нова технология за стационарни системи.

Не са налични и нови актуализации на софтуера за стационарни. Това означава, че няма да имате достъп до много нови функции и възможности.

И накрая, намирането на експерти, които да предоставят обслужване на клиентите и поддръжка за тези видове системи, и частите, които да поддържат стационарните системи да работят и работят, все по-трудно се намират.

О: Решението наистина се свежда до наличните ресурси. Собствениците на малкия бизнес трябва да обмислят своя бюджет, дали имат разрастващ се бизнес, дали имат ИТ персонал, способен да управлява и поддържа вътрешна телефонна система и дали имат достъп до високоскоростна интернет връзка.

Когато избирате доставчик на телефон за вашия малък бизнес, важно е да намерите услуга, която не само има функции и инструменти, които искате в телефонна система, но също така предлага нивото на поддръжка на клиенти, което очаквате от партньор на доставчик.

Ако обмисляте система, хоствана в облак, един от факторите, на които искате да помислите сериозно, е ъптайм. Uptime се отнася до това колко често системата работи. Когато системата не работи, няма да имате достъп до вашите телефонни услуги. Най-добрите доставчици разполагат с многобройни центрове за данни по целия свят, за да сведат до минимум престоите с услугата. Когато разговаряте с различни доставчици, попитайте каква е статистиката им за ъптайм и дали имат някакви гаранции, които ще ви осигурят връщане на парите, ако услугата намалява за по-дълго от гарантираната сума всеки месец.

Отговор: Има някои авансови разходи с телефонни системи, хоствани в облак. Най-вероятно ще плащате за IP телефони, които варират от $ 50 до $ 600 всеки. В допълнение, някои доставчици начисляват такси за настройка и обучение.

О: Много доставчици на облачни телефонни системи предлагат на бизнеса възможността да използват споделен сървър или да платят допълнително за специален сървър. Това решение зависи от това дали искате системата да бъде изцяло посветена на вас или ако искате да я закупите като услуга на същата платформа, която доставчикът предлага на всички останали.

По-малките фирми без много специални изисквания и персонализиране обикновено са удобни при използване на споделена услуга, докато големите организации със сложни нужди вероятно предпочитат специален сървър, който осигурява качеството на обслужване и поверителност, които търсят.

A: Въпреки че някои потребители може да са загрижени за качеството на VoIP система и как тя звучи, технологията стигна дотам, че е практически невъзможно да се определи разликата между стационарни и интернет базирани разговори.

За да се гарантира, че качеството на разговорите е ясно и силно, вашият бизнес трябва да бъде съвестен как да настроите вашата мрежа за данни. Трябва да се уверите, че имате достатъчно честотна лента, за да се справите с обема на разговорите си и че вашата мрежа е настроена да дава приоритет на гласовите разговори пред други видове интернет трафик.

О: Докато богатите на функции телефонни системи преди се използваха само от големи корпорации, днешните опции за VoIP дават на малките предприятия същите предимства. Ето някои от функциите за обаждания и сътрудничество, които може да намерите най-полезни:

  • Гласова поща
  • Гласова поща за изпращане по имейл
  • Гласова поща към текст
  • Преписване на гласова поща
  • Пренасочване на обаждане
  • Запис на обаждане
  • Опашки за обаждания
  • Възможност за местни и безплатни номера
  • Интерактивна гласова реакция
  • Interoffice за незабавни съобщения
  • Конферентни разговори
  • Автоматизирани придружители
  • Удължено набиране
  • Ринг групи
  • Помощ в указателя
  • Прехвърляне на обаждане
  • Интернет факс
  • Отчети за обаждания
  • Мониторинг на обажданията
  • Известия за пропуснати обаждания
  • Видеоконференции
  • Онлайн срещи
  • Мигновени съобщения
  • Текстово съобщение
  • Интеграция с популярни програми, като Microsoft Outlook, Salesforce и услугите на Google
  • Международни разговори

О: VoIP технологията дава на служителите свобода да осъществяват и да извършват бизнес разговори отвсякъде, без да е необходим мобилен телефон, посветен на бизнеса. Бизнес VoIP системите предлагат приложения за смартфони и функции за мобилност, които дават на служителите пълната функционалност на техните настолни телефони по всяко време и навсякъде.

О: В днешната епоха на отдалечените работници и гъвкавите условия на работа осигуряването на служителите могат да бъдат достигнати по всяко време, независимо къде се намират. Собствениците на бизнес не искат клиентите и клиентите им да издирват служителите си, когато имат нужда от тях, или, още по-лошо, изобщо да не могат да достигнат до тях.

Мобилността гарантира, че вашите служители са винаги достъпни. Освен това им дава свобода да бъдат винаги свързани, без да споделят личните си телефонни номера.

A: Много от днешните телефонни системи са унифицирани комуникационни системи. Тези системи комбинират гласово повикване, съобщения и видео или онлайн срещи в една услуга. Те също предлагат аудиоконференции и онлайн факс. Много от днешните доставчици на телефонни системи предлагат тези услуги в своите платформи.

Решенията, които не са унифицирани комуникационни системи, са тези, които предлагат само гласово повикване и свързани функции.

О: Докато както локалните, така и хостваните системи могат да поддържат организации с множество места, решение, хоствано в облак, може да опрости нещата.

Системите, хоствани в облак, не изискват да инсталирате сложно PBX оборудване във всяко място. Това не само позволява по-лесна настройка, но и може да ви спести пари. Тези облачни системи могат да бъдат управлявани от една онлайн платформа, което също прави използването им лесна задача.

Готови ли сте да изберете система за бизнес телефон? Ето разбивка на пълното ни покритие:

  • Най-добрите системи за бизнес телефон 2019
  • Най-доброто за малкия бизнес
  • Най-добро за малки офиси
  • Най-добра виртуална система
  • Най-добро за центрове за обаждане

Популярни по теми