Ръководство за избор на софтуер за наблюдение на служителите

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Почти всички са работили заедно с някой, който не е поел сериозно отговорностите си. Независимо дали те проверяват социалните медии и играят игри на часовника или търсят неподходящо съдържание на притежавани от компанията устройства, винаги има служители, които желаят да използват своите компютърни привилегии неправилно.

С нарастването на работата в онлайн пространството също има отдалечени работници и независими изпълнители, което изостря необходимостта от водене на раздели за използването на устройството на служителите. С увеличаването на независимостта на служителите работодателите се нуждаят от начин да гарантират, че остават честни и продуктивни. Именно там влиза софтуерът за наблюдение на служителите.

Софтуерът за наблюдение на служителите може да проследява времето, да защитава чувствителните данни и да следи производителността на отделните служители. Той може да помогне на работодателите да идентифицират проблемно използване, като например неоторизирани търсения в мрежата или софтуер. Той дори може да проследява всеки натискане на клавиш, направен от служител, и да заснема в реално време кадри от техните екрани. Най-хубавото е, че проблемното използване може да бъде автоматично идентифицирано чрез персонализирани правила и правила, които администраторите могат да задават и редактират по всяко време.

Всеки път, когато се случи нарушение, администраторите ще бъдат автоматично известявани и снабдени с подкрепяща документация. Някои софтуерни приложения за мониторинг на служителите дори позволяват на вашите администратори да поемат контрола над устройството на служителя, ако е необходимо. Софтуерът за наблюдение на служителите е всеобхватен инструмент, който връща контрола на работодателите и възстановява отчетността в цифровата ера.

Ако обмисляте да използвате софтуер за наблюдение на служителите, първо трябва да разберете няколко неща. Това ръководство на купувача ще ви помогне да започнете и ще ви насочи към някои от най-добрите софтуер за наблюдение на служителите на пазара днес.

Бележка на редактора: Търсите информация за софтуера за наблюдение на служителите? Използвайте въпросника по-долу и нашите партньори на доставчици ще се свържат с вас, за да ви предоставят нужната информация

купувачка джаджа

Какво представлява софтуерът за наблюдение на служителите?

Софтуерът за наблюдение на служителите предоставя на администраторите набор от инструменти и функции, които проследяват и записват поведението на служителите по часовника. Това включва кои служители на уебсайтове имат достъп, какви съобщения изпращат, кои програми използват и файловете, които отварят. Целта на мониторинга на служителите е двойна: да се гарантира, че фирмените политики и правила не се нарушават и да се гарантира производителността и отчетността на служителите.

Цени за софтуер за наблюдение на служителите

Софтуерът за наблюдение на служителите обикновено се продава на модел за ценообразуване на потребител на месец, въпреки че понякога тези цени се изразяват като годишни абонаменти. Много от тях изискват минимален брой потребители - или служители, които се наблюдават - който обикновено е пет, но може да бъде и значително по-висок в зависимост от компанията. Рядко е обаче да се намери абонаментен план за един лиценз, Софтуерът за наблюдение на служителите обикновено се разгръща или като локално решение, или се изпълнява като облачен софтуер. Локалните решения обикновено струват повече и предварително изискват ИТ екип да поддържа сървър, но те ви предоставят повече контрол върху вашите данни. Решението, базирано в облак, струва по-малко първоначално и премахва тежестта за поддръжка, свързана с локалните решения. Въпреки това, софтуерът, базиран в облак, изисква абонамент за всеки потребител, месечно и означава да поверите управлението и сигурността на вашите данни на трета страна.

Цената на софтуера за мониторинг на служителите може да варира значително в зависимост от включените функции и броя лицензи, от които се нуждаете. В нашия преглед софтуерът варира от едва 20 долара на потребител годишно до около 150 долара на потребител на година, въпреки че повечето паднаха между 40 и 60 долара на потребител годишно.

Можете също така да срещнете такси за настройка с някои компании, които могат да достигнат няколко стотин долара. Не забравяйте да поискате разбивка на цените, която включва всички такси и всички договорни изисквания, като например такси за анулиране или абонамент за актуализация на софтуера.

И накрая, някои софтуерни пакети за наблюдение на служителите включват допълнителни инструменти за допълнителни разходи, като например мобилни лицензи или проследяване на геолокация. Добавките са полезни, но увеличават общите разходи, така че помислете как ще повлияят на бюджета за наблюдение на служителите ви, преди да купувате.

Как да изберем софтуер за наблюдение на служителите

Когато избирате софтуер за наблюдение на служителите, ще искате да разберете кои функции са налични и кои наистина имате нужда. Например, решение с всички функции под слънцето обикновено ще струва повече и ще има по-стръмна крива на обучение от тази, която предлага по-малко инструменти. Ще искате да постигнете баланс между всеобхватност и ефективност, както и достъпна цена, ако сте с малък бюджет. От друга страна, ако искате широкообхватно решение, което може да свърши всичко, по-цялостен софтуер е за вас. Някои от функциите, които трябва да вземете предвид, включват:

• Мониторинг на уеб страниците: Мониторингът на уеб страниците регистрира уебсайтовете, които потребителят посещава, обикновено включително датата и часа на достъп до уеб страницата. Често можете да създавате забранени или потенциално проблемни уебсайтове и категории на уебсайтове. Най-добрият софтуер за наблюдение на служители маркира тези случаи и предупреждава администратора, когато тези сайтове имат достъп. Ако потребителят последователно посещава тези маркирани сайтове, ще стане ясно, че той многократно осъществява достъп до неработещо или забранено съдържание по време на компанията.
• Мониторинг на приложения: Мониторингът на приложения работи почти по същия начин като наблюдението на уеб страници, с изключение на софтуера. Ако потребителят играе например във фирмено време или изпълнява програми, които не са свързани с работата, администраторът може да вижда датите и часовете, до които са достъпни програмите и за колко време. Някои софтуери също предоставят екрани или записи на такава дейност.
• Мониторинг на чат на живо : Мониторингът на чат на живо обикновено проследява разговорите на чат на живо в редица платформи, включително месинджъри и социални медии. Датите и разговорите с времеви разговори показват къде се е провел чатът, кой е участвал и какво е съдържанието на чата.
• Мониторинг на имейли: Мониторингът на имейли работи подобно на мониторинга на чат на живо, с изключение на основните електронни имейл платформи. Всички прикачени файлове обикновено се пресъздават и могат да бъдат преглеждани от администраторите.
• Мониторинг на подвижни устройства: Подвижните устройства могат да бъдат сериозна загриженост, когато става въпрос за защита на чувствителни данни на компанията. С много решения за мониторинг на служителите администраторите могат да преглеждат кога сменяемите устройства са били прикачени към активите на компанията и кои файлове са изтеглени и / или качени.
• Регистриране на натискане на клавиш: Влизането с натискане на клавиши проследява всеки клавиш, който потребителят посети по време на сесия във всяка програма. Дневните и отпечатани във времето дневници се показват заедно с препратка към това, което приложение е използвано и файла или браузъра, на които са настъпили натисканията на клавиши.
• Снимки на екрана: Много софтуерни решения за мониторинг на служителите включват периодични скрийншоти, които дават на администраторите буквален прозорец в дейността на служителите в даден момент. Някои дори записват видео фрагменти, така че администраторите да прегледат какво точно прави потребителят във всеки момент.
• Достъп до уеб камера: Някои софтуер за наблюдение на служителите включва отдалечен достъп до уеб камера на потребителя. Администраторите могат да включат уеб камери на потребители, за да видят дали служителят е на устройството.
• Опции за отчитане: Всяко софтуерно решение обработва отчитането по различен начин. Най-добрият софтуер ви позволява да създавате персонализирани отчети, които генерират проста визуална информация въз основа на вашите предпочитания. Някои софтуерни приложения създават отчети, които сравняват активността на служителите и времето на бездействие с продуктивна работа и непродуктивна работа.

Вие също така ще искате да вземете предвид резултатите на компанията за техническа поддръжка и обслужване на клиенти, в случай че някога се сблъскате с проблем, който изисква тяхната помощ. Отзивчивата компания е изключително полезен актив, особено за малък бизнес без специален ИТ отдел.

Моите служители ще знаят ли, че ги гледат?

Повечето доставчици на софтуер за мониторинг на служителите разбират, че служителите ви могат да се държат по различен начин, ако знаят, че софтуерът за мониторинг е инсталиран на техния компютър. За да получите точна представа за това как се държат служителите ви, когато вярват, че никой не гледа, софтуерът за наблюдение на служителите обикновено може да бъде конфигуриран в режим „скрит“. В стелт режим потребителите не знаят, че софтуерът активно следи и съхранява поведението им и че той подлежи на административен преглед.

Но какво ще стане, ако наемете фрийлансъри, които използват свои собствени устройства? Със сигурност използването на софтуер за следене на стелт е потенциално проблематично. За фрийлансъри, софтуерът за наблюдение на служителите често се предлага с режим, който е видим за потребителя и активен само когато те намерят да проследяват времето за вашия проект. През останалото време е изключено, което означава, че потребителите на свободна практика могат свободно да използват устройството си, без да се страхуват да бъдат наблюдавани, но все пак можете да наблюдавате тяхната активност, когато натрупват обезщетение от вас. Работодателите могат също да използват този видим режим с служителите на пълен работен ден, ако искат техните работници да знаят, че тяхното поведение се проследява.

Накратко, обикновено зависи от вас как предпочитате да конфигурирате софтуера. Ако искате да го скриете, можете да инсталирате и стартирате агенти в режим „скрит“. Ако искате тя да е видима, обикновено имате и тази опция. Никога обаче не боли да проверите отново с доставчика дали тези функции наистина са налични.

Задължения за поверителност на данните

В зависимост от начина, по който прилагате софтуер за наблюдение на служителите, може да поемете допълнителни задължения за поверителност на данните. Тъй като законите за поверителност на данните като Общия регламент за защита на данните (GDPR) в Европейския съюз и Калифорнийския закон за поверителност на потребителите (CCPA) стават все по-популярни, нарастват и рисковете, свързани с неправилно управление на чувствителната информация за потребителите.

Същото би могло да бъде вярно и за данните на служителите, чието разкриване може да бъде в съответствие с федералните закони за поверителност като HIPAA. Разбирането на правните и етичните рискове от използването на софтуер за наблюдение на служителите е от съществено значение. Разумно е да се консултирате с адвокат относно последиците от събирането на потенциално чувствителни данни за служителите като част от всяка политика за наблюдение на служителите.