4 стъпки към перфектното извинение в работата

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Всеки прави грешки. Ето защо доброто извинение е едно от най-важните инструменти в комуникацията на работното място. Ако направите голяма грешка, важно е да помислите за най-добрия начин да се извините за злополуката, независимо дали е на шефа, служителите или колегите ви. Особено като мениджър, първата стъпка към извинението е вашето мислене: Трябва да притежавате грешките си.

"Притежавайте го и не се опитвайте да го скриете или обвинявате никой друг", казва Вики Салеми, експерт по кариера в Monster. "Винаги е най-добре да бъдете кратки; не се разминете. Това е, което се случи, аз съм отговорен. Това е, което ще направя, за да го поправя, и това научих."

Има някои универсални правила за извинения, които всички трябва да следват по време на работа, но има и някои важни различия за мениджърите и извиненията на връстниците. Като цяло не е интелигентна стратегия да се извиняваш за всяко малко нещо, което правиш грешно. Вместо това се съсредоточете върху признаването на проблема и говорете чрез решение. Извиненията на работното място, макар и в някои случаи да са подходящи, трябва да се извършват след големи грешки или когато целият ви екип или група колеги стават свидетели на объркване. Извинението 24/7 може да създаде грешно впечатление на работното място, според Salemi.

Въпреки че извиненията могат да бъдат неудобни, те могат да послужат и като прозорец в културата на вашата компания. Ако установите, че издавате подходящо извинение, което все още не е добре прието, може да е време да анализирате текущото си работно място и доколко е подходящо за него. Това се отнася и за това, когато мениджърите и колегите се извиняват (или не успяват да се извинят).

"Шефовете не са над закона", каза Салеми. „Лидерството произтича отгоре надолу.“

4 стъпки към перфектното извинение за работа

1. Признайте случилото се

Признаването на събитието служи за две цели: Той утвърждава идеите на вашия екип за случилото се и дефинира бъркотията, така че хората да знаят за какво се извинявате. Това е много проста първа стъпка, но тя е важна. Част от извиненията включва съобщаване на съпричастност и убеждаване на другата страна, че разбирате как вашето поведение влияе на другите. Споменаването на събитието ви настройва за съпричастно и просто извинение.

2. Признайте грешката си, но не се фокусирайте върху първоначалните си намерения

След като потвърдите събитието, трябва да притежавате грешката си. Това е най-важната част от извинението. Често хората извиняват, обвиняват другите или не поемат по подходящ начин отговорността. Извинението може да е неудобно, но ако поемете отговорност, вашите връстници и мениджър може да ви уважават повече в дългосрочен план. Доброто извинение разкрива нечий характер, така че третирайте действието като точно това: упражнение за добър характер.

"Собствен за вашата страна във всичко, което се е случило", каза Тара Восенкемпер, собственик на The Counseling Hub. "Когато имате иначе добри отношения с вашия шеф, служител или колега, поемането на собственост върху вашата роля служи само за укрепване на тази връзка и изграждане на доверие между двама ви."

Vossenkemper каза, че доброто извинение не включва обширни обяснения защо се е случило събитието. Влизането в тази територия може да ви заблуди в извинението - не искате да се съсредоточите върху това защо се е случило нещо и неговото ръководство. Вместо това притежавайте грешката си и преминете към това как можете да подобрите ситуацията. Фокусирането върху обяснението може също да звучи защитно. Може да почувствате, че искате да кажете парчето си, а понякога това е оправдано, но често човекът, на когото се извинявате, няма да се интересува от първоначалните ви намерения. Грешката се случи и е време да разберем как да я поправим.

"Просто кажете, че съжалявате за конкретното нещо, което сте направили, и го оставете на това", каза Vossenkemper. "Единственото, което обяснението прави, е да изкопае метафорична дупка и да накара слушателя ви да се чувства защитен, сякаш се опитвате да рационализирате или извините поведението си."

3. Съсредоточете се върху наученото

Най-доброто нещо, което можете да направите по време на извинение, е да говорите какъв урок ситуацията е научила вас или вашия екип. Грешки се случват в света на бизнеса, а Салеми каза, че някои фирмени култури всъщност насърчават грешките, защото са възможности за растеж. Като приоритизирате наученото от грешката, можете да преместите дискусията към нещо положително. Всеки прави грешки; истинският проблем идва от допускането на една и съща грешка да се случи повече от веднъж.

„Босовете и колегите искат да знаят, че няма да направим същата грешка отново“, казва Боб Греъм, съосновател и изпълнителен директор на Serious Soft Skills. „Покажете им, че сте научили урока, като обясните в изречение или две какъв урок сте научили.“

Греъм заяви, че мениджърите и колегите искат да видят, че връстниците им се развиват и учат. Като се съсредоточите върху урока във вашето извинение, можете да съобщите, че сте интелигентен, осъзнат служител, който може да се справи с отговорността и проблемите с благодат.

"Доброто извинение може да отвори, а не да затвори вратите", каза Греъм.

4. Предложете план или решение

След като говорим за урока, който сте научили, предложете план, говорете чрез решение или споменете начин, по който можете да помогнете за отстраняване на ситуацията. Това е вторият етап за изместване на дискусията от грешката и към положителен резултат. Чрез съобщаване на желанието си да помогнете, подкрепяте урока, който сте научили от грешката, със смислени действия.

Ако следвате тези стъпки, ще се поставите в възможно най-доброто положение след голяма грешка на работното място. Всяка ситуация е различна, но ако следвате този план, вашите колеги, мениджър или служители в крайна сметка ще се появят.

Пример за добро извинение

Ето основен пример за добро извинение, което следва тези четири стъпки:

"Здравей, Ана. Искам да се извиня за грешката в бюджета за този месец. Не общувах правилно с екипа, поради което числата не съвпадат. Сега знам да включа Бенет и Кили през цялото си бъдеще бюджетните срещи, тъй като те имат жизненоважно значение. Коригирах броя и мога да изпратя отново бюджета за този месец, ако смятате, че това е подходящ курс на действие. Благодаря ви, че работихте с мен по въпроса."

Други съвети за добро извинение

Горните четири стъпки са идеални за създаване на извинение. Има обаче някои други съвети, които трябва да имате предвид, когато се извинявате. Те са важни и свързани с естеството на извинението.

• Дръжте го кратко и до точката. Множество експерти предлагат да поддържате извиненията си бързо и безболезнено. Дългите разправии могат да направят извинението неудобно и да доведат до изгубване на действителното извинение в средата на дълга дискусия. Не се спирайте на случилото се и не се опитвайте да обяснявате ситуацията си. Кажете съжалявайте и преминете към уроци и решения. След това продължете напред. Няма нужда да се задържате за случилото се.
• Направете го възможно най-скоро. Не чакайте да се извините. Важно е незабавно да се коригира ситуацията, за да могат всички да продължат напред.
• Добре е, ако е неудобно. Извиненията са неудобни, особено когато са лично. Приемете неудобството и странността на ситуацията. Напомнете си, че извинението правилно е упражнение за добър характер преди всичко друго. Както Греъм каза по-рано, понякога извинението отваря врати. Когато се извинявате, не се притеснявайте, че се чувствате неловко или уязвимо. Той идва с територията.
• Опитайте се да се извините лично. Въпреки че извиненията по имейл понякога са подходящи, трябва да се опитате да се извините лично, ако сте направили голяма грешка. Въпреки че може да е неудобно или трудно, вашите колеги ще ви уважават, че отделите време за пряко извинение. Можете също така да напуснете с по-добра резолюция - често е по-лесно да се свържете по тези въпроси лично, отколкото чрез имейл. Всеки знае колко празен може да бъде отговорът по имейл с „без проблем“.

Как да се извиня като мениджър

Горните правила важат и за мениджърите. Тези съвети могат да дадат повече информация за това как мениджърите трябва да се извинят на своя екип, ако допуснат грешка. Най-важният аспект на извинението от ръководството е притежаването на грешката. Мениджърите трябва да водят с пример. Показвайки, че не се страхувате да сгрешите, вие упълномощавате екипа си да направи същото.

• Извинете се пред своя екип. Общото правило е, ако направите грешка в „публично“в рамките на вашата компания, трябва да се извините пред целия си екип. Това трябва да бъде лично или над видео чат (ако управлявате отдалечени служители) и трябва да стимулира дискусията за уроци и решения, които се движат напред. Отново извинението може да бъде възможност да практикувате фирмената култура и да прегърнете ползите от грешки.
• Извинете се насаме. Ако се случи инцидент с конкретен служител и други членове на екипа са свидетели на това, важно е да се извините на този човек насаме и отново пред целия екип. „Публичното“извинение може да осигури справедливост на вашия служител и да покаже, че сте наясно със случилото се. Частното извинение може допълнително да излекува всякакви рани, причинени от събитието.