Поддържане на съвместимост при използване на биометрични часовници

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

• Системите за биометрично време и посещаемост използват сканиране на пръстови отпечатъци, лице, длан или ирис, за да записват работното време.
• Илинойс, Тексас и Вашингтон имат закони, които уреждат начина, по който биометрията се записва, съхранява и използва.
• Предприятията в тези държави трябва да разберат законите и да се уверят, че имат политики за това как се събира съгласието, как се съхраняват данните и как и кога се унищожават.
• Служителите могат да откажат да предоставят биометрични сканирания, но работодателите могат да ги прекратят за това.
• Всички бизнеси трябва да са запознати с тези закони, тъй като други държави имат подобно висящо законодателство.

Имаше време, когато използването на пръстов отпечатък или сканиране на лицето на работното място беше запазено за силно чувствителни работни места или строго секретни държавни длъжности. Днес обаче биометрията е все по-често срещана във всички видове предприятия.

Системите за обвързване с времето и посещаемостта допринасят за увеличаване на събирането на биометрични данни на работното място. Много от днешните системи за време и посещаемост предлагат опциите за записване на времето на служителите чрез пръстов отпечатък, длан, ирис или сканиране на лицето.

Въпреки това, тъй като тези видове системи стават все по-значими, възникват множество правни проблеми около тяхното използване. Докато в момента само няколко щата имат закони за книгите, регламентиращи как биометрията може да се използва на работното място, това не означава, че повече щати няма да следват това. Имайки това предвид, Кевин Кели, партньор в групата за труд и заетост на Лок Лорд, заяви, че всички бизнеси трябва да са запознати с тези проблеми.

„Бизнесът трябва да е запознат със значителните изисквания за съответствие, свързани с прилагането на биометрични системи за време и посещаемост“, каза Кели. „Пропускът на работодателя да не създаде подходяща програма за съответствие може да доведе до значителна отговорност.“

Биометрични системи за време и посещаемост

Проследяването на посещаемостта и времето на служителите е критична задача за много предприятия. Без точни записи работодателите биха могли да плащат на служителите за време, което не са работили.

Познавайки огромното въздействие, което може да окаже върху дъното им, много работодатели са извадили табла от хартия или стари часовници за щанцоване в полза на цифровите решения за време и посещаемост. Тези системи автоматизират целия процес на проследяване на времето. Той съхранява подробни данни в реално време за това кога служителите идват и си отиват, които автоматично се прехвърлят в решение за заплати навреме за деня на изплащане.

Забележка на редактора: Ако търсите информация, която да ви помогне да изберете подходящата за вас система за време и посещаемост, използвайте въпросника по-долу, за да накарате нашите партньори на доставчици да се свържат с вас с безплатна информация

купувачка джаджа

Тези видове системи намаляват при кражба на време на служителите. Тъй като работниците трябва всеки ден да дигитализират цифрово и навън, те не просто записват, когато започват и завършват деня си. Това елиминира възможността служителите да получават заплащане за време, което всъщност не са на часовника.

Проучване от доставчика на системи за време и посещаемост TSheets установи, че близо половината служители в САЩ признават за кражба на време. Това струва на работодателите повече от 11 милиарда долара годишно.

Днешните системи за време и посещаемост позволяват на служителите да управляват времето си по различни начини, включително чрез компютри, мобилни устройства, ПИН кодове и плъзгане и значки. Въпреки това, всички тези опции отварят възможността за пробиване на приятел. Бъдър пробиването е, когато служител часовник или извън един от техните колеги. Проучването на TSheets установи, че 16% от служителите в САЩ признават за пробиване на приятели, което струва на американските фирми 372 милиона долара годишно.

Най-добрият начин за борба с пробиването на приятели е чрез използването на биометрични часовници. Нарастващият брой системи за време и посещаемост сега предлагат някаква форма на биометрия. Биометричните часовници принуждават служителите да пробиват навън и навън с помощта на пръстов отпечатък, сканиране на длани, лице или ирис. Изискването на такова сканиране премахва възможността служителят да часовник някой от своите колеги да влиза или излиза и гарантира, че работодателите не плащат за времето, когато служителят не е работил. [Търсите система за време и посещаемост? Вижте нашите най-добри снимки и отзиви.]

Как обаче се съхраняват тези сканирания и как служителите са уведомявани за изискванията за биометрично сканиране и съхранение, отвориха редица правни проблеми.

Текущи закони за биометрично време и система за посещаемост

В момента три щата - Илинойс, Тексас и Вашингтон - имат специфични закони по отношение на биометричните приложения на работното място.

„Най-горещият правен проблем в момента е, че няколко щата (Илинойс, Вашингтон, Тексас) приеха закони, които регулират как компаниите могат да събират, съхраняват и разкриват биометрична информация (като сканиране на пръсти или ретина, често използвани от системите за наблюдение на времето) и други подобни законодателството е в очакване в много други държави ", казва Лорън Даминг, сътрудник на адвокатската кантора" Зелен ".

Илинойс беше първият, който одобри законодателството по въпроса. Законодателите там приеха закона за информацията за поверителност на биологичните данни в Илинойс през 2008 г. Законът на Илинойс изисква получаване на съгласие преди събиране на биометрични данни и урежда начина, по който данните се разкриват, печелят, защитават и запазват.

Тексас последва примера през 2009 г., приемайки законодателство, което изисква предприятията да събират съгласие, ако продават, дават под наем или разкриват биометрична информация и определя как се съхранява и защитава биометричната информация. Той също така постановява, че биометричните данни трябва да бъдат унищожени в рамките на една година от събирането им.

През 2017 г. Вашингтон прие закон, който уточнява как биометричната информация се събира, съхранява и използва.

Филип Гордън, който е съпредседател на групата за практикуване на личния живот на Littler и за проверка на миналото, заяви, че работодателите в Ню Йорк не могат да изискват от служителите им да се вземат отпечатъци.

„Министерството на труда на Ню Йорк е тълкувало този закон в неофициално писмо за становище, което се прилага към изискване служителите да поставят пръста си върху скенер за биометричен часовник“, каза Гордън.

Биометрични дела на работното място

Илинойс е държавата, която наблюдава най-много дейности около това законодателство, тъй като за разлика от Тексас и Вашингтон има частно право на действие.

„Законът за защита на личните данни на Илинойс има частно право на иск, който привлича много внимание от адвокатите на ищците, тъй като през последните няколко години са заведени десетки дела за класови искове“, каза Даминг. „BIPA включва законови санкции в размер на 1000 или 5000 долара за нарушение, което може да доведе до значителни щети, тъй като адвокатите на ищците твърдят, че всяко отделно сканиране на пръста на даден човек, за да се постави в или извън, представлява отделно нарушение на акта.“

Един такъв съдебен процес включва производителя на стомана в Илинойс A. Finkl & Sons Co. Според BiometricUpdate.com компанията е изправена пред съдебен иск, в който се твърди, че служителите не са били помолени да дават съгласие за използването на отпечатъци от ръцете си, за да се насочат и излизат. Освен това те твърдят, че никога не са получавали подробности за това как се съхранява тази информация и кога тя ще бъде унищожена.

Гордън каза, че тъй като Илинойс разрешава принудително изпълнение от частни лица, за разлика от правителствените агенции и позволява възстановяване на законово установени щети, срещу над 200 работодатели със служители в Илинойс са заведени съдебни дела.

Спазване на биометричните закони на работното място

За да сте сигурни, че спазвате биометричните закони, първо трябва да разберете кои закони се прилагат за вашия бизнес и какво изискват тези закони, според Daming.

„Тогава те трябва да направят инвентаризация на данните, които събират, съхраняват или използват и да преценят дали тя представлява„ биометрична информация “съгласно приложимото законодателство“, каза Даминг. „Този инвентар трябва също да проучи как се събира информацията, как се съхранява и за колко време, как се споделя или разкрива и за каква цел се използва.“

Кели каза, че събирането на съгласие е голям проблем, който работодателите трябва да знаят, особено в Илинойс.

„Предприятията, които използват биометрични часови часове, трябва да са сигурни, че разполагат с цялостна програма за съответствие, която отговаря на всички изисквания на приложимото законодателство“, каза той. „В Илинойс, например, такава програма за спазване на изискванията ще изисква, наред с други неща, работодателят да получи писмено съгласие на всеки служител, преди да използва биометричната информация на служителя.“

Работодателите трябва да разработят цялостна политика, която описва как се събира информацията, за какво се използва, как се съхранява и за колко време и кога е унищожена, каза Даминг.

"Компаниите, които използват биометрични системи за отчитане на времето, също трябва да гарантират, че техните застрахователни полици осигуряват покритие на претенции, които биха могли да бъдат предявени по силата на биометричните закони за поверителност", каза тя. „Компаниите също трябва да се уверят, че всички трети страни, с които си взаимодействат и споделят данни, - като например дружествата за заплати - са в съответствие с приложимите закони.“

Фирмите, които оперират в няколко щата или имат служители, които са представлявани от съюз, имат още няколко фактора, които трябва да вземат предвид. Дейминг каза, че тези, които имат места в повече от една държава, трябва да разработят политики, които хармонизират изискванията в различните юрисдикции, докато тези, които имат служители на профсъюзите, трябва да обмислят дали предложената политика или променена процедура, свързана с часовите часове, може да предизвика преговарящи задължения или да наложи друга комуникация с представител съюз.

Опции за служители

Единственият вариант, който служителите имат, когато става въпрос за биометрия, е да откажат да предоставят пръстов отпечатък или сканиране на лицето. Това обаче може много да доведе до загуба на работа от служител.

"Съгласно закона за Илинойс, приложим за биометричните часови часове, служителите трябва да дадат писмено съгласие, преди работодателят да може да използва биометричната информация на служителя и следователно служителят може да откаже да предостави такова съгласие", каза Кели. "Въпреки това, работодателите потенциално могат да направят такова съгласие условие за работа, което означава, че служителят няма да може да продължи работа, освен ако не е предоставено такова съгласие."

Гордън каза, че дори в ситуации, в които не се изисква съгласие, работодателите могат да пуснат служител, ако откажат да предоставят биометрично сканиране.

„В юрисдикции, в които работодателите не са длъжни да получат съгласието на служителите, работодателите могат също така да обуславят заетост или продължаване на заетостта, като използват пръстов отпечатък или сканиране на лицето, предмет на възражения на религиозни причини“, каза Гордън.

Като каза Daming в случаите, когато служител отказва на религиозни причини или има физическо състояние, което не им позволява да предоставят сканиране, работодателите вероятно ще трябва да осигурят алтернативен метод за влизане и излизане.

Бъдещето на биометричните закони

Въпреки че понастоящем биометричните закони се прилагат само за работодателите в няколко щата, Гордън вярва, че законите за поверителност ще продължат да растат в цялата страна. Той каза, че няколко щата вече имат висящо законодателство, изготвено по законите на Илинойс и Тексас.

"Сан Франциско наскоро прие забрана за използване от разпознаването на лица от страна на органите на реда", каза Гордън. „Докато тази наредба не се прилага за частни работодатели, правителствата на други градове или на щати биха могли да приемат разширени забрани в бъдеще.“

Даминг се съгласява, че биометричните закони за поверителност ще станат все по-разпространени напред.