Как да изберете правилната услуга за факс онлайн за вашия бизнес

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Как да изберем онлайн услуга за факс

Може да не изглежда като модерен метод за комуникация, но изпращането на факс все още е жизнеспособна технология през 2019 г. Бизнесът от всички размери по целия свят все още изпраща и получава факсове, особено тези, които работят с правителствени агенции или са в сектора на здравеопазването.

Факс машините обаче до голяма степен са заменени от дигитални решения, тъй като множество компании предоставят онлайн факс услуги, които ви позволяват да изпращате и получавате факсове чрез имейл акаунта си. Вместо да се налага да отпечатвате факсове и да ги съхранявате за съхраняване, можете да съхранявате вашите факс съобщения сигурно в облака. Някои услуги ви позволяват да редактирате и цифрово подписвате документи, като допълнително намалявате нуждата от отпечатването им, което ви спестява пари от поддръжката на машината, мастилото и хартията.

Ако вие или вашата компания искате да включите онлайн факс услуга в работния процес на вашия офис, ето някои неща, които трябва да имате предвид, когато избирате услуга за бизнес факс.

Ако сте готови да изберете решение за изпращане на факс, разгледайте нашите препоръки за онлайн факс услуги, най-добре изберете рецензии и изчерпателен списък на онлайн доставчици на факс.

Как работят онлайн услугите за факс

В продължение на десетилетия традиционните факс машини работеха, превеждайки сканирани документи в звуков тон, който след това се предаваше по телефонни линии. Бизнесът се нуждаеше от отделен телефонен номер и обемиста машина, за да използва тази технология. Днес факсът може да се извърши онлайн - без специална телефонна линия и допълнителни машини.

Онлайн факс услугите вземат цифров файл и го изпращат чрез специален имейл адрес, който включва факс номера на получателя (например [email protected]) или чрез уебсайта на продавача.

Когато изпращате онлайн факсове, вашият доставчик на услуги превежда качените документи в подходящия формат, така че устройството от другата страна да ги прочете и след това да ги изпрати до факс машината на вашия получател. По същия начин, при получаване на факсове, доставчикът на услуги превежда факсирания документ в цифров формат, който можете да четете онлайн, след което доставя факса във вашата пощенска кутия.

Предимства на онлайн факс услугите

Онлайн факс услугата е жизнеспособна опция за малък бизнес поради няколко причини, но основното предимство е намаляването на разходите.

При онлайн факс услуга няма нужда да купувате, оперирате и поддържате отделна машина със собствена телефонна линия. Без да се налага да отпечатвате документи, преди да ги изпратите по факс, процесът на качване на файлове директно в услугата спестява време и пари, като същевременно намалява отпадъците от хартия. Също така си струва да се отбележи, че ако вашата компания изпраща факсове рядко, може да няма много смисъл да инвестирате в традиционните методи за изпращане на факс.

Удобството е друга основна точка на продажба; не е нужно да сте в офиса си или в близост до факс, за да изпращате и получавате документи. Управлението на входящите и изходящите факсове с онлайн услуга за факс е толкова лесно, колкото да имате достъп до компютър или да инсталирате приложение на вашия смартфон или друго мобилно устройство.

Функции и опции за онлайн факс

Наред с възможността за изпращане и получаване на факсове, онлайн факс услугите предлагат редица функции за подобряване на тяхната използваемост и сигурност, въпреки че някои функции струват допълнително. Някои услуги предлагат мобилно приложение, мобилни сигнали, интеграция със съществуващ софтуер като Microsoft Outlook, предварително зададени срокове за доставка, електронни подписи, персонализируеми обложки, възможност за факс на няколко получатели наведнъж и възможност за препращане на входящи факсове на множество имейл адреси.

Факсовете често съдържат чувствителна информация, особено ако вашият бизнес работи с доставчици на здравни услуги или държавни агенции. За да защитят вашите предавания, повечето доставчици на услуги включват някаква форма на защита на данните, включително SSL или PGP криптиране, както и защита на паролата. Някои също се съобразяват с HIPAA. Някои доставчици таксуват допълнително за тези функции, така че е важно да проверите, преди да вземете решение.

Друга често срещана опция е използването на безплатен или местен номер на факс. Повечето услуги предлагат и факс на междуселищни и международни цени, въпреки че често се предлага допълнителна такса въз основа на държавата на местоназначение.

Някои доставчици на факс предлагат планове само за изпращане или за получаване, но много малки фирми трябва да направят и двете. Някои услуги също ограничават броя на факсовете, които можете да съхранявате, докато други ограничават времето, през което факсът може да бъде архивиран.

Цени за онлайн факс услуги

Има много възможности, които трябва да вземете предвид при приемането на факс услуга за вашия бизнес. Колко искате да използвате услугата и колко искате да похарчите за изпращане и получаване на факсове, са важни елементи, които трябва да имате предвид.

В нашето изследване установихме, че почти всяко онлайн решение за факс работи по модел на месечен абонамент. Базовите такси варират от $ 5 до $ 50 на месец, като различните нива на обслужване предоставят различни функции. Тази цена обикновено идва с определено количество входящи и / или изходящи факсове, вариращи от само няколко страници месечно до хиляди страници. Ако изпращате или получавате повече страници или факсове от месечния лимит, фирмите начисляват такси за натрупване от 3 до 12 цента на страница във вашия акаунт. Някои услуги начисляват еднократни такси за настройка, които варират от 10 до 25 долара.

Като алтернатива на план с месечна такса, някои факс услуги предлагат план за плащане. В този модел не плащате месечни такси, а вместо това плащате за всеки изпратен факс. Естествено, този тип план има най-голям финансов смисъл за субектите, които не изпращат много факсове всеки месец.

Тъй като факсът все още се използва широко за изпращане на чувствителни документи до клиенти или доставчици в чужди страни - включително технологично напреднали езици като Япония - някои услуги предлагат международни възможности за факс с допълнителни разходи. Цената варира в зависимост от местоположението, но бъдете готови да платите от 2 цента до няколко долара или повече за всеки международен факс, който изпращате, в зависимост от държавата, в която изпращате документи по факс.

Как да изберем онлайн услуга за факс

Въпреки че има много доставчици на факс услуги, от които да избирате, и детайлите на всеки може да изглеждат сходно, има няколко основни точки, които трябва да имате предвид, когато избирате факс решение за вашия бизнес. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да оцените факс услугите и да намерите най-добрия вариант за вашия бизнес.

1. Преценете вашите нужди

Познаването на обема на факсовете, който трябва да изпращате и получавате всеки месец, е от ключово значение за намирането на подходящия доставчик на услуги. Ако не изпращате много факсове, можете да изберете евтин план с по-нисък месечен лимит за факс. И обратно, ако имате много факсове за изпращане, ще искате да похарчите няколко долара повече за по-висок лимит, така че да избегнете таксите за наднормено тегло. Някои доставчици предлагат "корпоративни пакети" за фирми, които изпращат голям обем факсове всеки месец. Помислете какво бихте могли да изпратите и получите след месец и изберете план, който да пасне.

2. Свържете се с доставчиците

Достигането до доставчици е добър начин да се оцени не само техния продукт, но и обслужването на клиентите им. Обърнете внимание на това как представителите на обслужването на клиенти обсъждат предложенията на фирмите. Предварителни ли са те относно разходите? Те обясняват ли накратко включените функции? Очевидно се опитват да ви тласнат към продажба? Важно е да знаете как ще се отнасяте към вас, ако нещата тръгнат настрани, а преместването по телефона еднократно може да помогне да се илюстрира как ще се стигне до това.

3. Разбиране на структурите на таксите

Скритите такси и неочакваните разходи са най-лошите. Докато повечето доставчици на онлайн факс услуги, които разгледахме, изброиха своя модел на ценообразуване на уебсайта си, понякога беше необходимо допълнително копаене, за да разберем за други такси, като например такси за настройка, такси за дълги разстояния и разходи за излишък. Не забравяйте да научите всичко за разходите, рекламирани и скрити. Дори ако компанията не изисква от вас да подпишете договор или дългосрочно споразумение, тя ще ви носи отговорност за всички такси - включително тези, които неволно поемате.

4. Заявете безплатни демонстрации

Повечето доставчици на онлайн факс предлагат безплатна демонстрация на продукт или пробен период. Възползвайте се от тази оферта, за да изпробвате услугата, преди да се регистрирате. Демонстрацията ви позволява да разберете коя услуга е най-лесна за използване, тъй като може да има големи разлики между две на пръв поглед подобни услуги. Няма да знаете кое е най-доброто, освен ако не го изпробвате сами.

Допълнително отчитане от Адам К. Узиалко.

Готови ли сте да изберете онлайн услуга за факс? Ето разбивка на пълното ни покритие:

• Най-добрите онлайн факс услуги 2019
• Най-добрата факс услуга за малкия бизнес
• Най-добрата HIPAA-съвместима онлайн факс услуга
• Най-добрата услуга за плащане онлайн с факс
• Най-добра безплатна онлайн изходяща факс услуга
• Най-добрата безплатна входяща онлайн факс услуга
• Най-добрата услуга за факс онлайн за няколко потребители