Logo bg.businessdailytoday.com
Как да подобрим производителността при разговори с видеоконферентна връзка
Как да подобрим производителността при разговори с видеоконферентна връзка
Anonim

Между лошите интернет връзки, досадния фонов шум, участниците, които не знаят какво се обсъжда, и разговори извън темата, видеоконферентен разговор може бързо да изтича от релсите.

С отдалечената работа във възход видеоконференциите бързо се превърнаха в метод за среща на много организации. Джо Мануеле, главен изпълнителен директор на доставчика на видеоконферентни услуги Highfive, каза, че конферентните разговори са подразделни, тъй като не дават на участниците възможност да видят онези, които говорят, и да получат пълния смисъл на казаното.

„Виждането на някого лице в лице във видео гарантира, че той може да общува устно и невербално и създава усещане в стаята за отдалечени обаждащи се, което им позволява да се чувстват комфортно и да участват пълноценно“, каза Мануел.

Както при всеки друг тип срещи, обаче никой не иска да седи през такава, където нищо не е постигнато. Всякакви видеоконференции, които провеждате, трябва да бъдат продуктивни за времето на всеки.

"Хостингът на продуктивни видео срещи е критичен за мисията в съвременната работна среда", каза Мануел. „Когато срещите станат неуспешни, те водят до разочарование за всички, които участват, и губят пари за бизнеса.“

За съжаление, каза той, видео срещите често са непродуктивни. Проведеното проучване Highfive установи, че са необходими осем минути, за да започнете типично видео разговор, докато две трети от анкетираните имат разговори с проблеми със звука. Като цяло само 17% от работниците са доволни от своите системи за видеоконференции.

"Това означава, че днешните работници се чувстват затънали, когато технологията им не работи - и още повече, когато самата среща не е продуктивна", каза Мануел.

Бележка на редактора: Търсите правилната услуга за видеоконферентна връзка за вашия бизнес? Попълнете по-долу въпросника, за да накарате нашите партньори доставчици да се свържат с вас относно вашите нужди

купувачка джаджа

За да ви помогнем да бъдете домакин на продуктивни видео срещи, потърсихме съвет от тези, които редовно са домакини и участват в тези видове срещи. Ето 10 съвета, които предложиха за това как най-добре да повишите производителността при видео срещи.

1. Предлагайте различни опции за обслужване

Като консултант за малък бизнес и комуникации на свободна практика, Роб Суистун участва в множество видеоконференции. За да се уверите, че срещите протичат гладко, той е гъвкав в софтуера за видеоконференции. Например, някои клиенти могат да предпочетат Skype, докато други използват Zoom.

"Винаги оставям клиентите да избират, така че да им е удобно", каза Суистун. „Това гарантира, че няма да се размине и да се губи време с услуга, с която не са запознати.“

2. Изберете правилна настройка

Кристофър Уестафъл старши, собственик на MedicareAgentTraining.com, заяви, че изборът на тихо и подходящо място е от решаващо значение за тези, които са домакини или участват във видео разговори извън работното място.

„Важна е средата, в която участникът ще се свързва към срещата“, каза Westfall. „Бебетата, които плачат, кучетата лаят, децата, които тичат през къщата, не водят до продуктивна размяна.“

3. Бъдете навреме

Шанън ДеДжонг, собственик и изпълнителен директор на House of Who, каза, че има много загубено време, когато хората, които се занимават с покой, се присъединяват и дават задължителното извинение.

"Това отнема значителни усилия, тъй като точността е дълбоко вкоренена в културата на компанията и особено очевидна при вътрешнофирмените разговори", каза тя.

За да развие навиците за точност на видеоконференциите, DeJong предлага срещите да започват в пет миналия час или в друго странно време, така че хората да обърнат повече внимание на началния час. Тя каза да добави в описанието на дневния ред: „Ще започнем точно в 9:01“или „Моля, бъдете точни“.

"Ако точността е трудна, започнете срещите навреме навреме и вградете култура" не закъснявайте, но ако го направите, влезте тихо ", за да избегнете всички дребни разговори и извинения", каза ДеДжонг.

4. Използвайте правилните инструменти

Инструменти за видеоконференции като 360-градусови камери, споделяне на екрани и хостове за виртуални срещи помагат на всички служители да следят какво се случва и да останат ангажирани, заяви Франк Вайшаупт, изпълнителен директор на Owl Labs.

"Но най-важното е, че тези инструменти ще помогнат на отдалечените участници да се чувстват, че са в стаята, вместо просто да мухнат по стената", каза той. „Отдалечените участници са по-склонни да допринесат за срещата, когато не смятат, че присъствието им е било след това”.

5. Уверете се, че технологията работи правилно

Дейв Креншоу, консултант по продуктивност и лидерство и инструктор по LinkedIn Learning, каза, че за да се гарантира, че срещата стартира навреме и протича гладко, е важно да се уверите, че услугата за конференции работи правилно преди началото на срещата.

"Уверете се, че лицето ви е видимо и ясно, че сте в състояние да споделяте екрана за лесно сътрудничество и че фоновите шумове са сведени до минимум, като сте в тихо, лично пространство", каза той.

6. Включете вашето видео

Твърде често участниците в видеоконференции не включват видео потока си по време на срещи. Suz O'Donnell, лидер на портфейл в Point B, заяви, че това е огромна пропускане.

"Целият разговор се променя, когато лицето ви също е на видеото", каза тя. „Можете да виждате изразите един на друг, да се чувствате по-скоро като екип и това ще попречи на почти всички да мултитаскизират.“

О'Донъл каза, че многозадачността е значително по-трудна, когато другите могат да ви видят. „Това означава, че вашата отдалечена работна сила не може да бъде на среща с вас, докато също проверява имейл, завършва електронна таблица или проверява телефона им. Това ще убие производителността на вашата организация.“

7. Дръжте всички заглушени

Фоновият шум може да бъде особено разсейващ по време на видеоконференция. Ето защо Ciara Hautau, водещ стратег за дигитален маркетинг във Fueled, смята, че е изключително важно всеки да изключи звука си, когато не говори.

„Не можете да си представите нещата, които чуваме на заден план: други служители в чата, хора, пишещи, шум от улицата и т.н.“, каза тя. "Това е супер разсейващо. Уверете се, че единственият, който има звук, е човекът, който говори. Това помага да се поддържа срещата по-фокусирана и всеки може ясно да чува и общува."

8. Имайте дневен ред

Изготвянето на дневен ред и изпращането му преди срещата е стъпка, която всеки експерт по видеоконференции съветва. Определеният дневен ред позволява на всички присъстващи да знаят точно какво ще бъде обсъдено. По този начин те могат да бъдат подготвени да преценят тези теми.

Даниела Андреевска, маркетинг директор в Mashvisor, заяви, че дневният ред помага на хората да се подготвят за срещата и да следват заедно с дискусията.

"За максимална продуктивност се препоръчва да имате не само темите, които трябва да преодолеете, но и колко дълго планирате да останете на всяка една от тях", каза тя. „Това ще покаже на участниците важността на всеки брой и нивото на детайлите, в които искате да го обсъдите.“

9. Поставете някой отговорник

За да може вашата среща да бъде организирана през цялото време и да завърши с конкретни резултати, трябва да имате един човек, който да отговаря за дискусията, според Андреевска.

„Това не е задължително да е човекът, който е домакин на срещата или който я е организирал“, каза тя. „Можете да делегирате задачата на колегата си с най-голям опит в проблема, който е в центъра на срещата.“

Като се има предвид, домакинът трябва да се координира с този човек, за да помогне за подготовката на дневния ред, каза тя.

„В началото на срещата, ако сте домакин, започнете срещата, като въведете темата и отговорния човек, а след това оставете той или нея да води оттам нататък“, каза Андреевска. "Разбира се, ако видите, че срещата губи фокус, можете да се намесите, но се опитайте да сведете интервенциите си до минимум."

10. Дръжте го професионално

Един от начините да поддържате видео конференциите продуктивни е да останете на тема и да ограничите чатането, свързано с работа, заяви Карло Борджа, ръководител на онлайн маркетинга на Time Doctor.

Популярни по теми

Избор На Редактора

Какво служителите наистина искат в гъвкава организация на труда

Изкуството на последователността: Как да бъдеш безценен отбор играч

4 стратегии за изграждане и проследяване на ангажираността на аудиторията

Преглед на Acer Chromebook R 13: Добър ли е за бизнеса?

Изписване: Най-ефективните начини за прекратяване на имейлите ви

8 много странни подаръци за Свети Валентин

Висока или ниска? Управление на екип с различни нива на мотивация

Конфликтът на здравословното работно място може да помогне на вашия бизнес да расте

18 Нетрадиционни предимства и предимства, които вашите служители искат

Мрежа за предприемачи: 7 начина за осъществяване на връзка

Уроци по лидерство: Направете хората щастливи

Топ мотивацията на фрилансера? Да си шеф

Вашето пълно ръководство за успешно интервю за работа

Обогатяване на общностите, овластяване на майките и каращи прасета да летят

Стресирана! Нереалистични очаквания оказват натиск върху работниците