Как да проведем успешен преглед на ефективността

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Прегледът на резултатите може да бъде неудобна ситуация както за работодателя, така и за служителя. Добрата новина е, че има няколко съвета и трикове, които вие като собственик на бизнес или мениджър можете да възприемете, за да улесните процеса много по-лесно, дори ако трябва да предоставите отрицателна обратна връзка на служител.

1. Не доставяйте монолог

Най-добрият начин за провеждане на преглед на представянето е той да бъде разговорен, за разлика от лекция, според Шери Айлсуърт, партньор и изпълнителен рекрутер в Chameleon Collective.

„Това е двустранна възможност да се проучи представянето на служителите и да им се позволи да поемат контрол и да дадат принос за това как да подобрят движението напред“, каза Ейлсуърт. "Въпреки това лидерите в крайна сметка контролират посоката на прегледа на резултатите. Тяхната отговорност е да се придържат към целта, да покриват всяка точка, да искат обратна връзка и да държат служителя да се концентрира за продуктивна среща."

Ailsworth препоръча да изпрати дневния ред на служителя преди да се извърши прегледът на изпълнението и да ги помоли да предоставят обратна връзка. По този начин им предлагате съсобственост върху разговора.

"Също така сигнализирате, че ще има баланс на някои светли петна и малко място за подобрение, но очаквате, че и двамата ще научите нещо от диалога", каза Ейлсуърт.

2. Избягвайте да започвате с отрицателен, но не бъдете фалшиво позитивен

„Започвайки с„ предложения за подобряване на начина, по който работим заедно “, звучи толкова по-конструктивно, отколкото да казваме:„ Нека да поговорим за проблемите, които имам с вас “, каза Айлсуърт.

Разгледайте тези примери:

• "Оценявам колко напредничави сте за нашите клиенти, като времето, когато се обърнахте към г-н Абът от ABC Construction, за да го поздравите за новия договор за строителство, който той приключи. Толкова обмислен!"
• „Вашето внимание към детайлите е невероятно полезно; вашите кратки бележки под линия в отчета за продажбите през февруари спестиха час обяснение на финансовия директор. Оценявах усилията ви.“

При условие, че допълнителните детайли изпълняват две неща. Едното, то основава вашите отзиви в реална ситуация и утвърждава поведението на служителя като ценно за вас, както и за компанията. Второ, това сигнализира на служителя, че обръщате внимание на тяхната работа, според Айлсуърт.

„Мениджърите трябва да бъдат директни, позитивни, без ласкателство и критични, без да звучат грубо“, казва Уенди Декампос, старши специалист по връзки с служителите в град Уест Палм Бийч, Флорида. "Когато служителите чуят само положителните резултати, те могат да бъдат заблудени да мислят, че се представят по-добре от очакванията, което може да доведе до очаквани увеличения на заслугите или повишения."

Когато има несъответствие във възприятието, добавя DeCampos, това може да доведе до разочарование и обезсърчаване. Робърт Чарминг, ръководител на хората в Кустомер, се съгласи: "Тонът трябва да е подходящ за нивото на изпълнение. Да, това може да е тежък разговор. Да, може да има риск да го загубите, ако не чуят какво те искат. По-добре е за всички участващи, ако тонът е подходящ за обратната връзка, която трябва да бъде предоставена."

3. Избягвайте предположения или преувеличения

Внимателно подбирайте думите си, когато критикувате представянето или поведението на служителя. Ако използвате екстремен или емоционален език, има шанс служителят веднага да стане защитен, предупреди Ерик Мот, блогър, консултант и интрапренер в Creatorbase. Това пречи на прегледа на изпълнението.

Пеги Майърс, директор за човешки ресурси в Levatas, се съгласи: "Като мениджър няма причина да бъдете защитни или емоционални по време на прегледа. Имате задълбочен документ с примери за изпълнение. Най-добрият подход е да се подготвите за дискусията, вашите примери за изпълнение, отпразнувайте успехите и се съсредоточете върху области за развитие."

Айлсуърт добави, че допълването на критиката ви с твърди данни намалява вероятността да загубите контрол над разговора или, още по-лошо, че ще има емоционален дисплей. Думите „винаги“и „никога“, които са примери за крайни думи, също трябва да се избягват.

„Например, ако някой от служителите ми не отговаря на изискванията за ежедневните си обаждания, би било неуместно да казвам:„ Никога не провеждате ежедневните си разговори “, казва Mavis Norwich, старши мениджър по развитие на продажбите в бизнес платформата за текстови съобщения Zipwhip. „Вместо това бих могъл да кажа:„ Постоянно не отговаряте на изискванията за ежедневно обаждане “.

4. Останете на тема

При разговорите е лесно да се насочите в различна посока от тази, която сте планирали. При преглед на ефективността е изключително важно разговорът да бъде в съответствие с това, което трябва да бъде осъществено.

"Вместо да питате:" Защо сте толкова разстроен? ", Поканете ги да се отворят, като попитат:" Изглежда сме се ударили в прекъсване. Възможно е, защото съм ви разбрал неправилно. Ще говорите ли с мен за това? " Ailsworth. „Първият въпрос принуждава служителя да обясни емоционалното си разстройство, което създава безпокойство. Вторият въпрос ви принуждава да притежавате проблема и предоставя на служителя добра причина да се отвори. Ако слушате, двамата ще научите нещо важно в отговора."

Изготвянето на дневен ред и споделянето му преди срещата със служителя наистина може да помогне, добави Чаровната.

„Задайте очакванията, когато срещата започне, че искате да обхванете въпросите, които бяха споделени в дневния ред“, каза той. "Ако се случи допирателна точка, внимателно я извикайте като тема, която си струва да бъде обсъдена по-късно и след това върнете разговора в дневния ред. От мениджъра е да насочи разговора към резултата, който искат да постигнат."

Може да бъде полезно да уведомите служителя, че ако имат извън темата елементи, ще бъдат адресирани в края на прегледа, ако има време, или могат да насрочат отделен разговор.

"Лично аз предпочитам да го правя в отделно време", каза Майърс. „Това е времето, което е определено специално за обсъждане на представянето на служителя.“

5. Избягвайте затворени и сложни въпроси

Важно е да запомните, че прегледите за ефективност са възможности да ръководите вашите директни отчети. DeCampos и Charming предложиха да зададете следните въпроси от отворен тип, които ще дадат най-добрите отговори от вашия служител:

• Как се чувствате относно това, което беше обсъдено? По какви начини той може да бъде превърнат в план за действие за следващия месец / тримесечие / година?
• Какви са вашите мисли относно кариерния ви път?
• Кои са трите ви любими функции относно работата ви?
• За какво си страстен?
• Как мислите, че технически се представяте срещу вашата роля?
• Какво работи? Какво не е?
• Мислите ли, че сте там, където трябва да бъдете технически?

„Въпросите могат да водят разговор“, каза Очарователно. „Въпросите от отворен тип могат да бъдат по-добри за саморефлексия и изчертаване на начина, по който някой мисли“. Въпросите от затворен тип могат да помогнат на рецензента да контролира по-внимателно разговор. „Промяната на тези въпроси и как са поставени в рамка е умение, но може да бъде полезно за водене на разговор напред.“

Майърс признава, че отворените въпроси по време на дискусия за преглед поддържат открит разговор. „Споделете отзивите си по дадена тема и попитайте служителя:„ Как се чувствате, че се представяте в тази област? “, Каза тя. "Също така бъдете любопитни. Може да научите нови умения или интереси за този служител, които биха могли да оформят бъдещето с организацията."

6. Не се отбягвайте от твърдата обратна връзка и възможностите за подобрение

„Прегледите за ефективност са възможност да седнете с директен доклад и да проведете откровена, съпричастна дискусия за това какво върви добре (плюсовете) и областите за подобрение (делтите)“, заяви Чаровният.

Той добави, че е много по-лесно да дадеш положителни отзиви и да подчертаеш нещата, които вървят добре. „Всеки обича да чува колко са страхотни. Много по-трудно е и дори може да бъде страшно да предават по-малко от положителните новини. Въпреки това, когато се стеснявате от твърдата обратна връзка, вие правите индивида лошо, като не подчертавате област, в която те могат да продължат да растат, което не само им пречи, но и пречи на по-широката организация."

Съвети за отрицателна обратна връзка

1. Избягвайте изненадите

Не бива да има изненади в рецензиите за ефективност, каза Майерс, особено когато става дума за отрицателна обратна връзка. „Прегледът на резултатите трябва да бъде интерактивна дискусия. Първото създаване на области за подобрения или проблеми с резултатите не е справедливо за служителя, тъй като след това се запомня в трудовата им книжка, преди да имат възможност да решат проблемите. и да се подобри. Също така е демотивиращо служителя да работи усилено през цялата година, само за да бъде изненадан от отрицателната обратна връзка."

2. Доставете го насаме

Също така е добра идея да обвържете критиката или отрицателната обратна връзка с някакво очакване за изпълнение и да избегнете персонализиране на дискусията.

"Например, вместо да кажете на служител, че им става помия с въвеждането на данни след обяд, обяснете, че сте забелязали, че степента на грешките им за последните два часа на деня е с 40% по-висока от очакванията", каза Майърс. „Много по-лесно е да имате положителна дискусия, когато обсъждате очакванията, а не вземате преценки.“

3. Поставете критиката конструктивно и с емпатия

Никой не обича да бъде критикуван само заради това, че е критикуван. От обратната страна, никой не се радва да дава критики само заради това. Това не помага по никакъв начин на ситуация.

„Критика с ясни елементи на действие за това как най-добре да продължите напред може да доведе до огромна промяна в резултата от разговора“, каза Чаровната. "Преди да предоставите обратна връзка, помислете как ще бъде получена. Ако е възможно, обвържете критиката със собствените цели и силни страни на човека. Това ще даде стойност на разговора, като приведе в съответствие обратната връзка с това как иска да расте."

4. Балансирайте отрицателното с положителното

След като предадете лошите новини на служителите за тяхното представяне, посочете техните добри качества. „Независимо от представянето на служителите“, казва Ейлсуърт, „лидерите трябва да могат да [подчертаят] положителните качества или принос, които си струва да се обърне внимание“.

Знаейки какво да кажем - и какво да не кажа - по време на преглед на изпълнението може да доведе до ползотворна дискусия със служителя, което би могло да доведе до смислена промяна в представянето или поведението на служителя напред.