Logo bg.businessdailytoday.com
Създайте офис без хартия чрез дигитализиране на вашите процеси
Създайте офис без хартия чрез дигитализиране на вашите процеси

Видео: Създайте офис без хартия чрез дигитализиране на вашите процеси

Отличия серверных жестких дисков от десктопных
Видео: Гражданско сдружение предлага здравни реформи чрез Бяла книга 2023, Февруари
Anonim

С технологичния напредък на 21 век създаването на офис без хартия се превърна в изключително постижима цел. Въпреки че е необходимо време и ресурси, за да прехвърлите вашия офис, ползите от това да отидете на хартия без хартия далеч надхвърлят минусите.

Марти Башър, експерт по организацията на дома за ModularClosets.com, заяви, че създаването на офис без хартия може да помогне не само на околната среда, но и на вашия бизнес.

"Преминаването без хартия е отличен начин за ускоряване на достъпа до документи, увеличаване на организацията, осигуряване на сигурността на документите с възможност за криптиране, спестяване на пространство, спестяване на време, спестяване на пари и [и] активиране на споделяне на документи в цялата страна и в световен мащаб", каза Башър пред Business News Daily.

Въпреки че може да се наложи да запазите някои материали по правни или исторически причини, можете значително да намалите отпечатъка си върху околната среда благодарение на изобилието от мобилни приложения, онлайн софтуер и платформи за цифрово съхранение.

Намаляването на вашите документи на хартия изисква планиране. Започнете с дефинирането на това, което "без хартия" означава за вашия бизнес и създайте реалистични, постижими цели. Поставянето на интелигентни цели увеличава шансовете ви за успешен преход. Можете да зададете тези цели, като определите кои процеси на хартия все още съществуват и кои са тежките потребители на хартия.

Направете прехода постепенно

Преминаването до офис без хартия ще отнеме време. Това трябва да е бавен, постепенен процес. Бавното сливане ще ви позволи правилно да приложите нови процедури и да даде време на служителите си да се адаптират. Може да се наложи някои системи без хартия да работят в тандем със старите ви системи през периода на настройка.

Например Самюъл Джонс, офис мениджър и HR специалист в Resume Genius, предложи да намали количеството хартия, който всеки служител може да отпечата, използвайки система за кредитен печат, докато достигне нула.

"Имайте предвид, че е невъзможно да очаквате, че вашата компания ще спре напълно да използва хартия", каза Джонс. „Хората все още трябва да отпечатват някои неща, като клавиатура за бърз клавиш или план за сядане, за да могат да си спомнят кой седи къде. Вместо това се стремете към намаление с 80 или 90%.“

Въпреки че преходът ще отнеме време и може да не постигнете напълно целта си, полагайте непрекъснати усилия за запознаване на служителите с цифрови алтернативи, отнемайки ги максимално от хартия.

Включете вашите служители

Създаването на офис без хартия не е работа за един човек. Тъй като това изисква усилията на целия ви екип за създаване на успешен преход, вашите служители трябва да бъдат включени в процеса на вземане на решения. Поискайте предложения за дигитална платформа и насърчете обратна връзка по време на прехода. В края на деня вашите служители са тези, които трябва да живеят и да се адаптират към новата система.

"Можете да се забавлявате да ставате зелени", каза Башер. "Направете конкурси за най-добрите идеи и насърчете иновациите. Отпадъците означават разходи, така че нека бонусите се върнат при тях. Дървото, което днес спасяват, може да бъде чекът, който получават утре - разбира се електронна проверка."

Създайте офис среда, която обхваща промяната. Рециклирайте и ограничете употребата на хартия, като препечатвате върху неповерителни документи или изисквате двустранен печат. Помислете за начини да превърнете прехода в спокоен и продуктивен процес.

Бележка на редактора: Търсите информация за софтуера за управление на документи? Попълнете по-долу въпросника, за да накарате нашите партньори доставчици да се свържат с вас относно вашите нужди

купувачка джаджа

Преглед и дигитализиране на вашите бизнес процеси

Много части от вашия бизнес модел могат да бъдат дигитализирани. Според Cory Porteous, директор по маркетинг и входящо развитие на бизнеса в Office Interiors, обикновено има няколко процеси във всяка организация, които представляват по-голямата част от разточителния печат. Разберете кои са основните виновници и се съсредоточете първо върху тях.

Въз основа на резултатите от вашата оценка на печата изберете един бизнес процес, който генерира максимално вашето отпечатване, след което направете стъпка по стъпка анализ“, каза Porteous. „Преглеждайки само един бизнес процес наведнъж, ще можете да избегнете претоварването на вашия екип и да намерите по-добри резултати.“

Счетоводството, подписите на документи, проследяването на разходите и проследяването на времето и посещаемостта са сред основните бизнес функции, които могат да бъдат дигитализирани. Ето някои софтуер и услуги за всяка категория, които могат да ви помогнат с усилията ви да останете без хартия.

Счетоводен софтуер: Този софтуер ви позволява сигурно да проследявате и следите финансите на бизнеса си.

  • FreshBooks
  • QuickBooks
  • Xero

За повече информация, разгледайте нашите най-добри снимки за счетоводен софтуер.

Услуги за електронно подписване: Вместо да изискват писмен подпис на хартия, услугите за електронно подписване позволяват на вашите служители и клиенти да подписват документи цифрово.

  • Adobe Reader
  • Hightail
  • предварителен преглед

Приложения за проследяване на разходи: Можете да организирате и следите цифрово разходите си за малък бизнес, като използвате приложение за проследяване на разходите.

  • Concur
  • Expensify
  • Wally

За повече информация вижте тези пет приложения за проследяване на разходите.

Цифрови системи за време и посещаемост: Можете да проследявате цифрово часовете на служителите, използвайки системи за време и посещаемост.

  • Stratustime
  • TSheets
  • uAttend

За повече информация, разгледайте нашите най-добри системи за време и посещаемост.

Променете навиците си за управление на документи

Промяната на начина на създаване и управление на вашите документи може да намали отпечатъка ви върху околната среда. Отидете без хартия, като използвате цифрови алтернативи.

„В повечето бизнеси една от основните причини хората да отпечатват документи е или да отговарят на нормативно изискване за водене на записи, или по този начин да могат да се позовават на тях по-късно“, каза Портиус. "И двете причини могат да бъдат решени чрез ефективна система за управление на документи."

Някои основни бизнес функции, които могат да бъдат променени, са сканиране, изпращане на факс и управление на документация. Сканирането и изпращането по факс на документи може да бъде чудесен начин да получите цифрово копие на вашата информация. Оттам можете да използвате услугите за управление на документация без хартия, за да продължите цифровото си присъствие.

Сканиране на приложения: С помощта на приложения за сканиране можете да сканирате бележки, документи, изображения и други, така че всички те да са на едно цифрово място.

  • CamScanner
  • Evernote сканируем
  • FineScanner

Факс услуги: С факс услуги можете да изпращате и получавате факсове по имейл и да ги съхранявате цифрово.

  • GotFreeFax
  • Nextiva
  • RingCentral

За повече информация, разгледайте нашите най-добри снимки за онлайн факс услуги.

Софтуер и услуги за управление на документи: Независимо дали избирате самостоятелно хоствано или хоствано в облак, система за управление на документи може да действа като цифров шкаф за картотекиране.

  • eFileCabinet
  • FileHold Express
  • M-Files

За повече информация, разгледайте нашите най-добри снимки за софтуер и услуги за управление на документи.

Бележка на редактора: Търсите информация за софтуера за управление на документи? Попълнете по-долу въпросника, за да накарате нашите партньори доставчици да се свържат с вас относно вашите нужди

купувачка джаджа

Възползвайте се от облака

Удобна опция при работа без хартия е използването на облачни приложения. Тези платформи ви позволяват да създавате, запазвате и получавате достъп до информация през облака, за разлика от физическите документи или вътрешен сървър.

Архивирането на вашите документи с реномирани облачни приложения може да сведе до минимум потенциала ви за загуба на данни. Облачността също ви позволява да създавате споделени файлове, където няколко служители могат да работят по един и същ проект наведнъж.

Докато някои платформи са безплатни, като Google Drive и Microsoft OneDrive, други идват на цена. Проучете своите опции, преди да изберете платформа за съхранение и архивиране на вашите данни. След като преминете към облачно приложение, всички съответни физически файлове и документи могат да бъдат рециклирани. Въпреки това, Porteous подчерта важността на надлежното старание преди да направи драстични промени.

„В повечето юрисдикции копие на документ, базирано в облак, ще отговаря на всички изисквания за съответствие, но трябва да проверите местното законодателство, преди да унищожите документите, необходими за спазване на регулаторните норми“, каза Портоус.

Това са някои облачни платформи за съхранение без хартия:

  • BigMIND от Zoolz
  • Carbonite
  • Аз карам

За повече информация вижте нашите най-добри снимки за решения за съхранение в облак.

Преминаване към фактуриране без хартия

Получаването на помощ от външни институции, доставчици и т.н., може да бъде от съществено значение за създаването на офис без хартия. Изисквайте банкови извлечения без хартия, говорете с доставчиците за опции за цифрови фактури и информирайте клиентите за имейлите за поръчка за покупка.

Тези опции без хартия могат да ви помогнат да организирате и проследявате счетоводството си. Освен това можете да сканирате разписки във вашия смартфон и да ги импортирате в софтуерното си приложение за счетоводство за отчети за разходи или подаване на данъци.

"На практика всички компании, комунални услуги и банки вече имат система, която да фактурира по електронен път и да изпраща извлечения на практика", каза Башер. "Всичко, което трябва да направите, е да попитате. Ако това е по-малка компания, която се нуждае от натискане, за да я настрои, поискайте от тях да изпратят фактурата, вместо да я изпращат по пощата."

Полагайки усилия да се свържете с доставчиците си относно тези промени, можете да подобрите начина, по който правите бизнес.

Формирайте нови навици и проследете промените си

Докато вашият естествен инстинкт може да бъде да вземете химикалка и лист хартия, с малко работа, обръщането към опции без хартия може бързо да се превърне в обичайна практика. Не се страхувайте да приемете напредъка на технологиите.

Докато вашата компания преминава към офис без хартия, проследете промените си. Башер предложи да се използват принтери с кодове за проследяване на използването и да се създаде диаграма, която да отчита най-добрите ви спестители и най-лошите нарушители. Когато видите нови навици, които започват да се формират, наградете доброто поведение.

Не забравяйте да промените напредъка си по пътя, за да отговарят на нуждите на вашия бизнес. Изборът на реалистични цели ще ви помогне да поддържате офиса си на път и да постигнете напредък.

Обучете се да избирате цифрови услуги, когато можете - но не го насилвайте. Може да отнеме време, но в крайна сметка ще се почувства като втора природа.

Популярни по теми

Избор На Редактора

Какво служителите наистина искат в гъвкава организация на труда

Изкуството на последователността: Как да бъдеш безценен отбор играч

4 стратегии за изграждане и проследяване на ангажираността на аудиторията

Преглед на Acer Chromebook R 13: Добър ли е за бизнеса?

Изписване: Най-ефективните начини за прекратяване на имейлите ви

8 много странни подаръци за Свети Валентин

Висока или ниска? Управление на екип с различни нива на мотивация

Конфликтът на здравословното работно място може да помогне на вашия бизнес да расте

18 Нетрадиционни предимства и предимства, които вашите служители искат

Мрежа за предприемачи: 7 начина за осъществяване на връзка

Уроци по лидерство: Направете хората щастливи

Топ мотивацията на фрилансера? Да си шеф

Вашето пълно ръководство за успешно интервю за работа

Обогатяване на общностите, овластяване на майките и каращи прасета да летят

Стресирана! Нереалистични очаквания оказват натиск върху работниците