Ръководство за купуване на системи за време и посещаемост за г

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Системите за време и посещаемост могат да се възползват от бизнеса по много начини, но с толкова много възможности за избор е трудно да разбера кой най-добре ще отговаря на вашите нужди. Ако търсите система за време и посещаемост през 2019 г., ето всичко, което трябва да знаете за това какво представляват, какво предлагат и как да изберете такава.

Ако вече знаете какво търсите, посетете нашата страница за най-добри снимки, за да видите кои от тях препоръчваме, както и пълен списък на системите за съхранение на време, които може да работят за вас.

Какво представляват системите за време и посещаемост?

Системите за време и посещаемост позволяват на служителите да влизат и излизат по електронен път чрез часовници, компютри, свързани с интернет, мобилни устройства и телефони. Някои решения също предлагат възможност за пробиване и извеждане чрез текстови съобщения, програми за социални медии като Twitter и други комуникационни програми, като Slack. Когато служител излезе или излезе, данните незабавно се прехвърлят към софтуер, който може безпроблемно да ги импортира във вашето решение за заплати.

Тези системи правят много повече от проследяване кога служителите идват и си отиват. Те също така наблюдават мобилните служители чрез геолокация и географски оръжия, управляват платен отпуск (PTO), създават графици на служителите, предоставят подробни отчети за труда и дават данни в реално време за това кой работи, кой не, кой се е появил късно и кой е наближаващ извънреден труд.

Системите за време и посещаемост предлагат самообслужване, което позволява на служителите сами да се справят с много задачи за проследяване на времето, включително преглед на часовете, които са работили, текущите и бъдещите им графици и начисленията за PTO.

Много от тези системи предлагат както облачни, така и локални решения. Местните системи се съхраняват на сървъри в рамките на вашия бизнес, докато базираните в облак системи се помещават от вашия доставчик на система за време и посещаемост и имат достъп онлайн.

Предимства и недостатъци

Най-голямото предимство на тези цифрови системи е те да елиминират нуждата от ръчни карти. Цялото време се събира по електронен път, като изчисленията са направени за вас. Това намалява вероятността от грешки и освобождава човека, който е отговорен за събирането на цялата тази информация, за да работи по други задачи.

Друг положителен резултат е, че тези системи управляват всичките ви нужди от време - присъствие на служители, PTO и планиране - в една програма. Това може да бъде както рентабилно, така и да повиши производителността, тъй като служителите няма да губят време за превключване между различни програми, за да поискат почивки или да разгледат графиците си.

Най-големият недостатък на системите за проследяване на времето е, че те са по-скъпи от стария ръчен метод, при който служителите записват часовете си всеки ден или пробиват в хартиена карта. Друг потенциален недостатък е, че те често принуждават работодателите да ограничат схващането, че искането на служителите да проследят времето си е форма на микроуправление.

Бележка на редактора: Търсите информация за системите за време и посещаемост? Използвайте въпросника по-долу и нашите партньори на доставчици ще се свържат с вас, за да ви предоставят необходимата информация:

купувачка джаджа

Разходи

Структурата на разходите на системите за време и посещаемост зависи от това дали изберете решение, базирано на облак или локално. Облачните системи имат по-малки повтарящи се месечни разходи, докато локалните системи имат по-големи еднократни такси.

С локалните системи плащате предварително всичките си разходи. Можете да очаквате да платите няколко стотин до няколко хиляди долара за софтуера, лицензи за всеки служител и инсталация. След това няма месечни такси за услугата. Еднократните разходи обаче обикновено не включват текуща поддръжка или актуализации на софтуера.

За облачна система повечето услуги начисляват такса на потребител, която варира от 1 до 10 долара на служител на месец. Някои услуги също оценяват базова месечна такса или минимална месечна такса.

Някои доставчици начисляват такса за еднократна настройка и внедряване. За разлика от локалните системи обаче, всички актуализации и поддръжка на софтуер са включени в месечните Ви разходи.

Друга цена, която бихте могли да понесете за една от двете опции, е часовият часовник. Много системи за време и посещаемост работят с редица часови часове. Тези часови часове могат да работят с ПИН кодове, прекарване на пръст или значки за близост или биометрични показатели, като пръстови отпечатъци или сканиране на лицето. Сложността на часовника, който изберете, ще определи цената. Цените обикновено варират от няколкостотин за основен часовник до няколко хиляди за сложен биометричен часовник.

Какво да търсите в система за време и посещение

При толкова много системи на пазара може да е трудно да разберете коя е подходяща за вашия бизнес. Когато пазарувате система, експертите казват, че трябва да търсите няколко неща:

• Гъвкави възможности за проследяване на времето: Потърсете система, която позволява на служителите да записват часовете си по множество начини, например чрез свързан към интернет компютър, смартфон, таблет, часовник, телефон или текстови съобщения.
• Точно отчитане на времето: Системите за най-добро време и посещаемост гарантират, че работодателите плащат на служителите си за действителното време, в което работят, а не за часовете, които те планират да работят.
• Проследяване на проблемите за всички времена: Уверете се, че сте избрали система, която се грижи за всички ваши нужди, свързани с времето, а не такава, която позволява на служителите да пробиват и излизат. Това включва целия график на служителите и управлението на PTO. В допълнение, за предприятията, които таксуват клиентите за колко време работят по техните проекти, може да искате система, която предлага проследяване на работата, която регистрира колко дълго работят служителите по конкретни проекти.
• Съвместимост с мобилни устройства : Тъй като много служители и мениджъри работят извън офиса, искате система, която е съвместима с мобилни устройства, така че да е достъпна отвсякъде. Това включва решения, които не само дават възможност на отдалечените работници да наблюдават и излизат, но и проследяват местоположенията им, така че работодателите да знаят, че работят от мястото, където трябва да бъдат. Геотехнологиите могат да бъдат изключително полезни за работодателите или да ограничат мястото, където служителите могат да влизат и излизат, или да записват точните места, където започват и завършват смените си.
• Лесно използване: Търсене на система, която е лесна за използване, има безпрепятствен интерфейс и позволява самообслужване на служителите. Системата не трябва да е трудна за учене и със сигурност не трябва да изисква часове обучение.
• Интеграции: Изберете система, която се интегрира с приложенията и софтуера, които вече използвате, като вашите HR и програми за заплати.
• Проактивни сигнали: Някои системи предоставят известия, когато служителите наближават извънреден труд или забравят да часовника навън или извън. Това може да бъде полезно при контрола на разходите.
• Характеристики на одитната пътека: Възможността за преглед на оригинални данни от графика, заедно с всички промени, направени от мениджър или надзорен орган, може да бъде важна в случай на одит.

След като вече имате основите, може да сте готови да вземете решение за това коя система и час за посещаемост е подходяща за вас. За да научите за опциите, които смятаме, че са най-подходящи за различни видове бизнес, разгледайте нашите най-добри избор за системи за време и посещаемост.

Често задавани въпроси за време и посещение

Все още имате въпроси относно системите за време и посещаемост? Ето някои въпроси и отговори, които могат да ви помогнат да вземете решение.

Въпрос: Как системите за време и посещаемост се различават от традиционните часовници и часови карти?

О: Най-голямата разлика е, че всичко е цифровизирано и автоматизирано. Традиционните часовници и часови карти изискват ръчно въвеждане на данни за всичко. Системите за време и посещаемост изискват само натискане на бутон за цялата информация, която да се синхронизира със софтуера ви. Този софтуер след това безпроблемно се интегрира с вашето решение за заплати. Това елиминира дублиращите се записи и догадки. Освен това системите за време и посещаемост регистрират часове, кодове за работа и информация за почивки и PTO цифрово и в реално време.

Въпрос: Какви видове часовници са съвместими със системите за време и посещаемост?

О: Вече няма прости часовникови пробивки. Днешните часовници събират време по няколко различни начина, включително чрез перфокарти, магнитни карти с пръст, баркодове, ПИН кодове и биометрия, като пръстови отпечатъци или сканиране на лицето.

Въпрос: Има ли разлика между система за време и посещаемост и биометрична система?

О: Всяка система за време и посещаемост, която работи с биометричен часовник, е биометрична система. Тъй като почти всяко решение за посещаемост, което работи с физически часови часове, предлага биометрични опции, има много малка разлика между двете. Биометричните часовници обикновено се използват от фирми, загрижени за пробиване на приятели.

Единствените системи за време и посещаемост, които нямат биометрични опции, са тези, които не включват биометрични часови часове, разчитайки вместо това на компютри и мобилни устройства, за да пробиват служители във и извън. Въпреки това, дори някои от тези системи сега предлагат скенери за пръстови отпечатъци, които се включват в компютри или използват програми, които правят снимки на служители с компютърна камера като начин за включване на биометрични опции.

Въпрос: Трябва ли да използвате часовник със система за време и посещаемост?

О: Не. Някои фирми предпочитат служителите да влизат и излизат само чрез компютър, мобилно приложение или телефон. Ако не използвате часовник, може да намалите разходите, тъй като те могат да се движат от няколко стотин до няколко хиляди долара всеки.

Въпрос: Системите за време и посещаемост са добри само за бизнеса с почасови служители?

О: Въпреки че може да изглежда, че системите за време и посещаемост са необходими само за фирми с почасови работници, предприятията със заети служители могат да извлекат и редица ползи от тях. Система, която проследява колко дълго служителите работят по конкретни проекти, може да помогне при прогнозирането на труда. Освен това предприятията със заети служители могат да оценят аспектите на управлението на PTO в системата.

Въпрос: Как работят системите за време и посещаемост за отдалечени служители?

О: Тези системи използват GPS технология за наблюдение на отдалечени служители чрез мобилни устройства. Някои системи използват геофониране, за да ограничат мястото, където служителите могат да влизат и излизат, а други използват геолокация, за да записват точно къде са работниците, когато пробиват и излизат. Системите могат също така да използват геолокация за проследяване на служителите през целия ден, а не само от мястото, където те започват и завършват смените си.

В: Как системите за време и посещаемост се интегрират със системи за заплати?

A: Системите за време и посещаемост се интегрират със системи за заплати, като ви позволяват да прехвърляте данните си за времето и посещаемостта във вашата програма за заплати с натискане на бутон. Това намалява грешките и оптимизира целия процес на заплащане.

Въпрос: Как системите за време и посещаемост управляват платен отпуск?

О: Системите за време и посещаемост управляват PTO по няколко начина. Те могат да проследяват колко свободно отработените служители са спечелили и използват, както и начисления за болнично време, ваканция, злополука и всякакъв друг вид отпуснати служители.

Системите за известно време и посещаемост също обработват процеса на заявка и одобрение. Това позволява на служителите да искат почивка директно в системата, а мениджърите могат или да одобрят, или да откажат тези искания.

Ако смятате, че системата за време и посещаемост е подходяща за вас, препоръчваме ви да разгледате нашите най-добри снимки.