Logo bg.businessdailytoday.com
Как да напишете ефективни отзиви за ефективността на служителите
Как да напишете ефективни отзиви за ефективността на служителите
Anonim

Прегледът на резултатите може да създаде стойност както за служителите, така и за работодателите. Той има потенциала да подчертае какво е и не работи, като идентифицира областите за растеж и планира за бъдещето. Силно ревю обаче може да бъде трудно да се напише. Това важи особено за мениджърите, които често не получават достатъчно насоки за това как изглежда ефективен и всеобхватен преглед.

Допълнително засилвайки проблема, малките предприятия често се борят с ограничени ресурси. Времето и персоналът, необходими за извършване на точни прегледи на резултатите за компания с 1000 служители, в идеалния случай изисква персонал с HR персонал на пълен работен ден от 14, според последните оценки, публикувани от Bloomberg BNA.

Дори компания със 100 служители (или по-малко) се нуждае от пълно работно време, което събира данни за резултатите от мениджърите, които отделят средно по три часа за всеки преглед на служителите.

Софтуерът за управление на производителността може да помогне

За да намалите финансовата тежест за малкия бизнес, може да помислите за интегриране на софтуер за управление на производителността в процеса на годишни прегледи. Такива компании като Insperity, а именно и ADP TotalSource са HR платформи, които помагат на малките и средни предприятия да работят чрез това как ефективно да дават обратна връзка на вашите служители.

Системата за управление на качеството осигурява отчетност в реално време и засилено сътрудничество между служителите и ръководството. Платформите лесно ви помагат да завършите процеса и съхранява резултатите за преглед по-късно, което води до по-голяма ангажираност и задържане на служителите. Но дори и в такава програма все пак трябва да знаете какво да кажете и как да го кажете.

Посетете Именно

1. Предоставяйте редовни, неформални отзиви

Въпреки че прегледите за ефективност обикновено се случват веднъж или два пъти годишно, обратната връзка не трябва да се ограничава до този кратък период от време. Трябва да предлагате последователни оценки през цялата година, така че да няма изненади.

"Не хващайте хората си нащрек при преглед на представянето", каза Ерика Райс, доцент по бизнес и финансови услуги в университета в Меривил. "Това не трябва да е първият път, когато чуват от вас, че не изпълняват както се очаква. Бъдете ясни в писмена форма [и] изпращане на покани от календара и задаване на очаквания и тон на срещите."

Трябва също така да се уверите, че правите постоянни бележки за представянето на служителите - особено когато няма хоризонтални прегледи на резултатите.

„Служителите заслужават стабилна оценка на работата си за целия обхванат период“, казва Гари Шнебергер, основател и президент на ROAR. „Прекалено много прегледи за изпълнение се основават само на това, което мениджърът може да запомни от последните няколко седмици преди оценките да се дължат на HR.

Не пренебрегвайте вашите топ изпълнители. Ако се занимавате само с проблеми или се съсредоточавате върху служителите, които не се представят, както и на други хора, пропускате възможност да изразите благодарност към онези, които формират иновациите, креативността и културата във вашата компания. Въпреки че може да не се нуждаят от толкова напътствия, колкото другите служители, тези хора могат да загубят своята страст или мотивация, ако не са признати от време на време.

„Високо ценните служители, които си вършат работата и го вършат добре, често не са приоритет на загриженост при циклите за преглед на резултатите, което води до пропуснати възможности за комуникация доколко организацията оценява стремежа и резултатите на най-добрите изпълнители, “каза Ридър. „Неочаквано имейл„ поддържайте страхотната работа “, бърз телефонен разговор или текст изпраща последователен сигнал до вашия служител, че обръщате внимание и цените това, което правят.“

2. Бъдете честни

Нито един работник не е перфектен и винаги ще има място за усъвършенстване. Решете какво си заслужава да се обърнете и не се колебайте в това. Ако има проблем, който знаете, че засяга вас и вашия екип, не го избягвайте. Пръскането с пръсти около темата няма да ви отведе никъде.

Джеймс Р. Бейли, професор по лидерство в Университетското училище на Джордж Вашингтон, насърчи да бъде истински (но не брутално) честен с работниците. Предоставете обратна връзка по начин, който бихте искали да я получите, ако сте служител. Дискусията е решаваща и неизбежна, затова изберете подходящ подход и се придържайте към него.

„Ако някой е лош изпълнител и вие не се обърнете към него, знайте, че всички останали в офиса знаят, че човекът е лош изпълнител и [служителите] ще ви маркират като слаб или страхлив, за да не се справите със ситуацията“, - каза Бейли.

Мениджърите също трябва да демонстрират и да очакват яснота, заяви Леон Рбибо, президент на Laguna Pearl. „Трябва да има ясно изразена яснота от двете страни на таблицата, както в това, което мениджърът очаква от служителя да се движи напред, така и в това, което служителят има нужда от мениджъра.“

Без яснота, каза Рбибо, нищо, което обсъждате по време на оценката, няма да помогне на ситуацията и при следващия преглед на резултатите ще се окажете, че обсъждате същите теми. Затова бъдете ясни, бъдете честни и помнете, че нищо няма да се промени, ако не бъде адресирано.

3. Направете го лице в лице

Писменият преглед трябва да бъде кратък, но директен преглед на дискусионните точки, като се прави по-нюансиран разговор лице в лице. Насрочете среща в кафене или извън офиса, за да осигурите комфортна атмосфера. Ако преглеждате отдалечени работници, насрочете видео чат, за да продължите разговора на живо. Този подход оставя място за дискусии и обратна връзка за техния край и предотвратява всякакви неправилни комуникации.

„Единственият начин за предоставяне на отзиви за ефективността е лице в лице, с достатъчно време за представяне и обработка, слушане и отговор“, каза Бейли. "Просто е твърде важно да се насочите към имейл или по телефона. По този начин ще изпратите сигнал, че не сте се интересували достатъчно от темата, дори да отделите време за среща."

След като очертаете някакви недостатъци или грешки, отделете време за обсъждане на разрешаването на тези проблеми и настоявайте служителите да коментират повдигнатите проблеми.

4. Използвайте осезаеми, уместни примери

Когато обсъждате области за подобрение или неща, които служителят е направил добре, уверете се, че имате ясни примери за справка. (Ето защо е важно да си правите бележки за дълъг период от време.)

"Ако нямате какво да се позовавате, тогава говорите анекдотално", каза Рбибо. "Това предотвратява яснота и разбиране. Ако служителят изостава в определени ключови области на ефективността, посочете един или два конкретни примера и адресирайте как бихте искали тези, които се обработват по различен начин в бъдеще."

Наличието на примери доказва на служителя, че обръщате внимание, и това добавя кредит към вашите очаквания.

5. Завършете с положителна нота

Не оставяйте прегледа без взаимно разбиране и уважение и не позволявайте на нито един служител да се чувства сякаш в тъмнината върви напред.

„Използвайте процеса на преглед като възможност да зададете постижими цели, специфични за справяне с очакванията, които служителят не изпълнява, но което също така кара служителя да се чувства сякаш има ясен, разумен план за действие, който може да ги върне обратно“, каза Rasure.

Насърчаването на вашите служители и изразяването на вашата благодарност дава допълнителен тласък на предимно добър преглед или това повдига настроението на служителя ви след малко негативна оценка. Положителната армировка и конструктивната обратна връзка могат да изминат дълъг път в осигуряването на увереност на работниците и стимулирането им, за да се справят по-добре.

6. Избирайте думите си внимателно

Обърнете внимателно как формулирате оценките си. Ето пет думи и изрази, които ще ви помогнат ефективно да подчертаете приноса на служителя, базиран на книгата на Джеймс Е. Нийл, „Ефективни фрази за оценяване на ефективността“(Neal Publications, 2009).

  • Постижение: Включете това в фраза като „постига оптимални нива на ефективност с / за…“
  • Комуникационни умения: Фрази като „ефективно комуникира очаквания“или „превъзхожда улесняване на груповите дискусии“изминават дълъг път със служителя.
  • Креативност: Оценката на творческата страна на служителите може да направи по-щастлив и мотивиран персонал. При оценка на ефективността опитайте „търси творчески алтернативи“, последвани от конкретни примери и резултати.
  • Подобрение: Служителите обичат да чуят, че се подобряват и че това се забелязва. „Продължава да расте и да се усъвършенства“и „непрекъснато планира подобрение“са две конструктивни фрази, които да използвате при преглед на резултатите.
  • Способност за управление: Лидерските умения и способността да се управлява другите са от ключово значение за успеха на служителите. Включването на фрази като „осигурява подкрепа в периоди на организационна промяна“носи тежест с вашия служител.

Ричард Гроте, автор на „Как да бъдем добри в оценките на ефективността“(Harvard Business Review Press, 2011), заяви, че вместо да използват термини като „добър“или „отличен“в преглед, работодателите трябва да изберат по-ориентиран към измерването език.

В интервю за Hcareers.com Гроте отбелязва, че екшън думи като „превъзхожда“, „експонира“, „демонстрира“, „схваща“, „генерира“, „управлява“, „притежава“, „общува“, „монитори“и др. "насочва" и "постига" са по-смислени.

Как да внедрите софтуер за управление на производителността

Овладяването на вашия език и подход са първите ви стъпки. Истинската цена на прегледите за изпълнение на вашата организация е времето, прекарано от мениджърите и персонала по човешки ресурси, за събиране и писане на материала, който служи като основа за всеки преглед. И там софтуерът за управление на производителността може да помогне.

В зависимост от вашите HR изисквания, можете да включите отворена система за API или да възложите целия процес на трета страна. Компании като Име предлагат отворена платформа API, която ви позволява да персонализирате софтуера в зависимост от размера и обхвата на вашите HR изисквания.

Посетете Именно

Този тип система позволява на мениджърите и HR служителите да определят и наблюдават целите и да създават потребителски прегледи. Той също така автоматично иска отговори от мениджъри, служители и колеги за цикъла на преглед. Те създават процес за преглед, насочен към служителите, известен като "360 преглед". Служителите могат да използват персонализираната API платформа, за да обслужват много от своите HR потребности, което може да спести часовете на вашия екип всяка седмица.

Другият метод, който осигурява икономия на разходи, е професионални организации на работодатели (PEO) като Insperity или ADP TotalSource. Идеална за малки и средни компании, които искат да намалят разходите си за човешки ресурси, тази опция ви позволява да възлагате прегледи на ефективността и други HR задачи чрез споразумение за съвместна работа - договорно споразумение, при което доставчикът поема отговорност за поставените задачи.

Използвайки приложенията на компанията, мениджърите и служителите имат достъп в реално време до заплати, време и предимства. PEO също имат допълнителната полза от предоставянето на пълен набор от професионални ползи за човешки ресурси, включително спазването на най-новите наредби за заетост.

Примери за преглед на ефективността

Вашата отговорност като треньор

Шнебергер си спомни стажант, който отказа да приеме нейната рецензия, тъй като не всички оценки „надхвърлят стандартите“.

"Нейната причина за протеста беше, че тя се опита наистина много", каза той. Знаейки, че приятелят й е баскетболист, Шнебергер попита стажанта дали усилената му работа при всяка тренировка автоматично означава, че трябва да започне, а тя беше тиха.

"Изтъкнах, че моята работа е същата като на треньора му - да й помогна да се оправи, за да може тя образно да слезе от пейката и да влезе в играта, когато започна кариерата си. Трябваше да я науча как да се подобрява - и аз не би могла да го направи, ако тя вече беше перфектна."

Обедна оценка

Сергей Бровкин, основател и директор на Collectiver, припомни мениджър, който провеждаше много неофициални, безполезни оценки. "[Той] ще го прави веднъж годишно, по време на обяда си, докато работи по имейлите", каза той. "Това беше една от причините да напусна компанията."

Фалшива положителност

Майк Кокс, президент на Cox Innovations, говори за време, когато той е служил като HR лидер и е имал колега да дойде при него с решението да освободи служител. При преглед на оценките на работата на служителя, Кокс не можа да види доказателства за лошо изпълнение или грешки.

"Казаха ми, че служителят се представяше лошо по време на прегледа, но се считаше за много важен за текущия проект, така че [им беше даден] неточно положителен преглед, за да се избегне демотивирането на [служителя по време на] критичен период в проекта. " Кокс посъветва да не напуска служителя, докато не бъде дадена справедлива оценка. Служителят е бил прекратен така или иначе и е започнал дело срещу неправомерно прекратяване, което води до скъпо уреждане на бизнеса.

Популярни по теми