Как да обработим ведомостта

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Когато става въпрос за обработка на ведомост, инвестирането в система за заплати или работата със счетоводител обикновено е най-добрият избор. Съществуват безкрайни административни и данъчни отговорности, свързани с заплатите, които могат да го направят истинска работа. Според терена на основните доставчици на заплати, по-добре е да отделите време за разрастване на бизнеса си, отколкото за обработка на заплати. И все пак много малки фирми обработват своя собствена ведомост.

Ако се интересувате от ръчна обработка на заплатите и спестяване на няколко долара всеки месец в таксите за решение за заплати, трябва да направите няколко стъпки. Имайте предвид, че в зависимост от големината на вашия бизнес, това може да бъде много сложен процес.

Ако вече не сте експерт в областта на заплащането и данъчното право, можете да се сблъскате с проблеми с IRS. Въпреки че това ръководство ще ви осигури някои действия, които можете да предприемете, трябва да се консултирате с експерт-счетоводител или специалист по заплащането, за да сте сигурни, че отговаряте на държавните и федералните изисквания за данък и заетост. Това ръководство включва основен преглед и след това по-подробен, стъпка по стъпка процес за ръчно попълване на ведомостта на вашата компания.

Бележка на редактора: Търсите информация за системите за заплати? Използвайте въпросника по-долу и нашите партньори на доставчици ще се свържат с вас с необходимата информация:

купувачка джаджа

Основни стъпки за обработка на заплати

Вижте тези основни стъпки като пътна карта за вашия процес на заплащане. Има много подробности, така че може да бъде лесно да се изгубите в детайлите. Ако имате опит с заплати и се нуждаете от бързо опресняване, този първи набор от стъпки може да бъде бърз ресурс. Ако търсите по-дълбоко гмуркане, продължавайте да превъртате до пълната разбивка по-долу. В края на тази история има и списък с ресурси, така че ако се нуждаете от бърз поглед върху нещо, можете да намерите тези връзки в долната част на страницата.

• Преди да започнете да изчислявате заплащането:

  • Вземете EIN номер на служител
  • Създаване на държавни или местни данъчни номера

  • Събирайте данъчна и финансова информация за служителите

    • W-4 форми
    • 1099 формуляра (ако работите на договорно наети служители)

  • Създайте график за заплати

    • Изберете правилния график за заплати за вашия бизнес
    • Установете дати за плащане на данъци

  • Как да обработите ръчно ведомостта:

    • Преглед на часовите графици на служителите
    • Определете заплащането за извънреден труд
    • Изчислете брутно заплащане
    • Определете удръжки
    • Изчислете нетно заплащане
    • Издавайте плащания на служителите чрез техния предпочитан метод за доставка: чек на хартия, директен депозит и т.н.

  • Какво да имате предвид след всеки период на заплащане:

    • Водете записи за заплати
    • Бъдете наясно с потенциалните грешки и грешки
    • Трябва да докладвате нови наеми на IRS

Как да обработваме ведомостта

Стъпка 1: Посочете идентификационния номер на работодателя си

Първата стъпка, която трябва да направите при обработката на ведомостта, е определянето на идентификационния номер на Вашия работодател (EIN) и определянето на вашите държавни и местни данъчни номера. Тези идентификации ще бъдат използвани от правителството за проследяване на данъците върху заплатите на вашите предприятия и гарантиране, че отговаряте на изискванията. Ако не знаете вашия EIN или нямате такъв, можете да посетите уебсайта на IRS, за да го настроите. За вашите държавни и местни данъчни идентификационни номера ще трябва да преминете през вашата държава и община. [Интересувате ли се от система за заплати за вашия малък бизнес ? Вижте нашите отзиви и най-добрите снимки.]

Стъпка 2: Съберете съответната данъчна информация за служителите

Преди да започнете да обработвате ведомостите за заплати, ще трябва да накарате служителите си да попълват различни данъчни формуляри, за да можете да отчитате надбавки и други данъчни данни. Тези форми включват W-4, I-9 (ако е нов служител) и W-2. Има различни държавни и местни формуляри, които ще трябва да предоставите, но те ще зависят от това къде работи вашият бизнес. Ако имате служители, основаващи се на договор, ще трябва да предоставите 1099.

Стъпка 3: Изберете схема за заплати

След като разполагате със съответната данъчна и правна информация за създаване на ведомост, можете да изберете график, който е най-подходящ за вашия бизнес. Има четири основни графици: месечен, полумесечен, двуседмичен и седмичен. Важно е да разберете пълна разбивка на всеки план, преди да решите кой е най-добрият за вашия бизнес. След като изберете график, създайте календар с работни дни и отбелязвайте дните, в които ще трябва да обработвате ведомости за заплащане на работниците си, за да получат парите си в посочения ден. Създайте важни тримесечни данъчни дати, празници и годишни данъчни подавания. Имайте предвид, че ще трябва да правите това в началото на всяка година. Също така ще искате да установите предпочитания метод за доставка на всеки служител. Много фирми предлагат както чекови документи, така и опции за директен депозит.

Стъпка 4: Изчислете брутното заплащане

Сега, когато сте задали ведомост и работен график, можете да започнете да обработвате първата си ведомост. За целта трябва да изчислите брутното заплащане на всеки служител. Брутното заплащане на служителя е сумата от броя часове, които служителят работи в даден период на заплащане, умножен по часовата им ставка. Започнете с изчисляване на броя часове, които служителят е работил в даден период на заплащане, и вземете под внимание извънредните часове. Допълнителното време трябва да се изплаща по-висока тарифа, съобразена с федералния закон. Ако един работник на час полага повече от 40 часа седмично, ще трябва да плащате час и половина или почасова заплата на служителя плюс половината от тази заплата.

Ето пример за изчисляване на брутното заплащане.

• Работник А е работил 50 часа за седмичния си период на заплащане и печели $ 10 на час.
• 40 часа x $ 10 / час = 400 $
• 10 часа x $ 15 / час (време и половина) = 150 $
• Брутно заплащане = 550 долара

Стъпка 5: Определете приспаданията на всеки служител

Съберете информация от W-4, вашите работници, федерални и държавни изисквания, застрахователни изисквания и изисквания за обезщетения, за да определите приспаданията на всеки служител. Това е мястото, където краката влизат в обработката на заплатите за вашата компания. Всяка държава е различна и взема различни данъци от малкия бизнес, така че ще трябва да проучите политиките на вашата държава, преди да изпълните тази стъпка. Ето основен списък на някои хипотетични изисквания:

• Федерални данъци
• Социална сигурност
• Държавни данъци
• Местни данъци
• Medicare
• Вноски 401 (k)
• Вноска за компенсация на работниците
• Други облаги

Стъпка 6: Изчислете нетното заплащане и заплатете на служителите си

Вземете брутното заплащане на всеки служител и извадете приспаданията им от тази сума. Това, което остава, е нетното заплащане на служителя или плащането на дома. Това ще трябва да плащате на всеки служител чрез директен депозит или чек на хартия, в зависимост от това какво предпочитат вашите работници и какво можете да предоставите. Удръжките, които ще трябва да задържате и плащате с данъците си за заплати всеки месец или тримесечие, в зависимост от графика, който установите.

След като установите нетното заплащане на всеки служител, можете да изплащате на работниците си в планирания им работен ден.

Стъпка 7: Водете записи за заплати и се приспособявайте към грешки

Докато обработвате ведомости за заплати, е важно да съхранявате записи на вашите транзакции за целите на данъците и спазването. Ако служител оспори плащането или IRS се нуждае от някаква документация по реда, трябва да имате записи в готовност. Особено в случай на служител, който оспорва заплата, е важно да поддържате записи, включително годишно плащане, за да можете да подредите всички възникнали проблеми.

Стъпка 8: Други съображения

Имайте предвид, че трябва да подавате данъците на бизнеса си на тримесечна и годишна база. Важно е да се консултирате с счетоводител, за да разберете как вашите данъци върху заплатите се вписват в този аспект на вашите операции. Също така е важно да запомните, че ще трябва да отчитате всеки нов наем, който правите. Работата с решение за ведомост или счетоводител означава, че това обикновено не е ваша отговорност.

ресурси

Обработката на ведомости за ръчна обработка може да бъде трудна, така че тези ресурси могат да ви помогнат да осигурите допълнителна поддръжка при стартиране на вашите операции за заплащане.

• Калкулатор за удържане на IRS
• Стъпки за заплати според SBA
• Често задавани въпроси за заплатите
• Търсене на идентификационен номер на работодателя
• Приложение за идентификационен номер на работодателя
• Разбивка на данъка върху държавните заплати
• Насоки за водене на отчет и отчитане
• Насоки за съхранение на IRS

Използване на услуги за заплащане

Ако си партнирате със счетоводител или се регистрирате за софтуер за заплати, няма да се налага да изпълнявате нито една от тези стъпки. В решение за заплати ще трябва да въведете подходяща информация за служителите и да одобрите часове. Платформата ще изчислява всички удръжки, брутно заплащане и нетно заплащане автоматично. Доставчиците на заплати обикновено имат уеб портали, където вашите работници могат да влязат, за да преглеждат заплатите, данъчните документи в края на годината и да актуализират своята информация.