Конферентните разговори могат да предоставят чудесна възможност за сътрудничество с колеги или клиенти. Въпреки това, когато не се провеждат правилно, те могат да завършат с утежняване на участващите. Независимо дали трябва да слушат досаден шум от фона или един обаждащ се да монополизира срещата, неспазването на подходящ етикет по време на конферентен разговор може да накара слушателите да сърбят бързо да затворят.
Барбара Мичъл, консултант по човешки ресурси и управление и автор на „Голямата книга за човешките ресурси“и „Наръчник за основните конфликти на работното място“, заяви, че конферентните разговори са ценен инструмент във все по-виртуален бизнес свят.
„Макар че може да изглежда, че конферентен разговор е просто друго телефонно обаждане, не е“, каза Мичъл. „Конферентните разговори се нуждаят от някои насоки, за да бъдат успешни.“
Предишни изследвания на служителите на OfficeTeam на Robert Half разкриха, че разговорите с другите, не обръщането на внимание и вдигането на много шум са сред най-големите нарушения на етикета на конферентен разговор. По-конкретно, близо 40 процента от служителите в проучването заявиха, че множество участници, които разговарят едновременно, са най-разсейващото поведение при конферентен разговор, докато една четвърт казва, че обаждащите се с прекомерен фонов шум са най-дразнещи.
Джоан Блейк, експерт по бизнес етикет и изпълнителен директор на Style for Success, заяви, че подготовката е ключът към провеждането на продуктивен конферентен разговор.
„Голяма част от дефектите, които следват, могат да бъдат премахнати, ако наземните правила са предварително определени или периодично преразглеждани“, каза тя.
Забележка на редактора: Ако търсите информация, която да ви помогне да изберете услугата за уеб конференции, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашия сестрински сайт BuyerZone да ви предостави информация от различни доставчици безплатно
купувачка джаджа
Подобряване на вашите конферентни разговори
Уверете се, че всички в разговора имат дневния ред е един от начините да се гарантира, че разговорът протича безпроблемно. Блейк трябва да определя дневния ред и да го споделя с присъстващите. Освен това присъстващите трябва да отделят време за преразглеждане на дневния ред преди началото на заседанието.
Мичъл се съгласи, че програмата е важна. „Поискайте точки от дневния ред и след това го изпратете поне 24 часа напред, така че всички да са подготвени“, каза тя.
След като започне среща, важно е всички да знаят кой говори. Жаклин Уитмор, експерт по бизнес етикет и основател на The Protocol School of Palm Beach, заяви, че може да бъде изключително смущаващо за слушащите да не знаят кой говори.
"Ако разговаряте с някой, който не е запознат с вас или с хората във вашата компания, полезно е да знаете кой говори", каза Уитмор. Тя каза, че когато другите не знаят кой сте, преди да споделите мислите си, трябва да кажете: „Това е [вашето име]“. Не е нужно да правите това всеки път, когато говорите по време на разговора, каза Уитмор, но поне в началните етапи.
Както установява проучването на OfficeTeam, фоновият шум е друг голям конферентен разговор. Блейк каза, че домакините и участниците в конференцията трябва да избират внимателно мястото, от което се обаждат.
„Изберете тихо място, независимо дали сте участник или лицето, което председателства обаждането“, каза тя. "Ако се обаждате от домашен офис, могат да се чуят лаещи кучета и деца, които тичат наоколо, така че затворете вратата си и използвайте бутона за изключване, когато не говорите."
Уитмор каза, че участниците трябва да разберат как да контролират силата на звука, за да избегнат разсейващите шумове по време на срещата.
"Искате да блокирате всеки околен шум", каза тя. „Уверете се, че всеки знае как да използва своя бутон за изключване.“
Важно е също така да се уверите, че някой отговаря за срещата. Това не трябва да е безплатна за всички, каза Мичъл. Тя предлага да направи този, който инициира повикването, фасилитатора.
„Ако ще вземате решения по това обаждане, помолете някой да си прави бележки и след това да изпратите последващ имейл с това, което е било договорено, точно както бихте направили, ако се срещате лице в лице“, каза Мичъл.
Друго ключово оплакване на конферентните разговори е, че понякога участниците не са напълно ангажирани. Мнозина вярват, че тъй като те не могат да бъдат видени, като при среща в лице или във видео среща, те могат да участват в други задачи, като например да работят по други задачи, да ядат, да пишат или да пускат чрез чекмеджета, каза Блейк.
"Ако сте разсеяни, може да се спънете, когато бъдете поканени да говорят", каза тя.
Трябва също така да уведомите всички, ако трябва да прекъснете разговора по-рано.
"Ако по някаква причина се наложи да прекратите разговора, уведомете фасилитатора, че напускате, така че да не ви се обаждаме и да губим време", каза Мичъл.
И накрая, искате да запазите срещата до дължината, за която е насрочена. Важно е да се спазва времето на всеки и да се приключва в определеното време.
"Счита се за неуважително", каза Блейк, че не прекратява навреме конферентните разговори. „Това се отразява на производителността и може да ви накара да се натъкнете на лош мениджър на времето.“
Значението на етикета на конферентен разговор
Важно е да се запознаете с етикета на вашите конферентни разговори, тъй като, въпреки увеличаването на видеоконференциите, Уитмор не вижда, че скоро конференцията ще отмине.
"Това е много полезен инструмент", каза Уитмор. Тя добави, че не всеки се чувства комфортно, използвайки видео технология, докато за конферентен разговор е необходимо само да вземете телефон и да наберете някои номера.
"В зависимост от нивото на технологиите на вашите участници те може да не знаят как да използват (услуги за видеоконферентна връзка)", каза Уитмор. "Така че, конферентните разговори са много лесни за ангажиране на всички. За повечето хора е много по-лесно."
Ако изпитвате обрив от лошо поведение и непродуктивни конферентни разговори, Мичъл предлага да съставите съвместна работна група, която да измисли как ще функционират обажданията напред.
Популярни по теми
Как да подобрим вашия бизнес писане
Трябва да подобрите писането на бизнеса си? Следвайте тези 5 съвета, за да станете по-добър и ефективен писател на работното място
Как да подобрим вашия уеб сайт и блог
Стартиране или обновяване на блога на вашия бизнес? Следвайки тези съвети, можете да създадете маркетингов инструмент, който насърчава вашия бизнес и изгражда взаимоотношения с клиентите
Как да подобрим вашия бизнес Chatbot
Подчертаването на човешките аспекти и подобряването на точността са два начина да подобрите вашия чат
Имайте предвид своите нрави: най-честите нарушения на етикета на работното място
Шест от най-често срещаните нарушения на етикета на работното място и как да ги избегнем
Как да подобрим вашия бизнес етикет
Технологиите в целия офис създадоха работна сила, която се нуждае от известно разчитане на своите Ps и Qs
