Ръководство за обработка на ведомости за собственици на бизнес

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Заплащането на заплати е съществена функция на всеки бизнес. Като работодател е ваша работа да се уверите, че вашите работници получават компенсация. Това означава, че трябва да имате някаква методика на заплащане, за да следите отработените часове, да издавате данъчни облекчения и да плащате на работниците си. Въпреки че е гръбнакът на много фирми, избраната от вас система за заплати, както и как работи, понякога може да се пренебрегне.

Разбирането защо е необходима система за заплати, разходите, свързани с ведомостта, как да я настроите и как да намерите най-доброто решение, може да бъде разликата между интуитивна система, базирана на облак, и объркваща платформа, която причинява главоболие.

Защо е необходима система за заплати?

Ако плащате на работниците си, имате нужда от система за заплати. Независимо дали това е облачно решение или ръчен процес, имате нужда от система, която да проследява часове, да разбирате приспаданията и да изплащате плащания на работниците си. Приемането на ръчен процес може да бъде огромно време за нарастващ малък бизнес. Ако имате няколко служители, ще трябва да следите ръчно техните часове и тарифи. След това ще трябва да проучите както федералното, така и държавното данъчно законодателство, така че да приспадате правилната сума за данъци от всяка заплата.

След всичко това ще трябва да плащате на служителите, да проследявате годишните разходи и да следите за изплатените плащания. Има няколко отговорности и фактори, които трябва да жонглирате, когато обработвате заплатите ръчно. Ако се опитвате да работите върху заплатите и да управлявате бизнеса си, лесно е да се преуморите.

Технологията за заплащане автоматизира много от тези процеси и дори предоставя онлайн портали за вашите служители за преглед на важна информация за плащания, като данъчни удръжки, тегления от 401 (k) и други разбивки на обезщетенията. По-важното е, че помага на собствениците на фирми да се съсредоточат върху управлението на бизнеса си, а не върху административните задачи, като ведомости.

Колко струват решенията за заплати?

Намирането на правилното решение за заплати означава да прецените приходите си и да разберете каква система се нуждаете и можете да си позволите. Има две стандартни структури на разходите, що се отнася до заплатите: месечни плащания и плащания на една заплата. Месечните структури на заплащане включват база месечна такса и след това такса на служител. Тези базови такси варират от 30 до 150 долара на месец, а таксите за служителите варират от 2 до 15 долара на месец. Една месечна такса дава възможност за неограничени работни заплати без допълнителни разходи.

Ако имате много договор или 1099 служители, това означава, че можете да ги платите без допълнителни разходи за вашия бизнес. Структурите на цените на заплащане означават, че плащате такса всеки път, когато изпълнявате ведомост, плюс такса на служител. Тези такси на заплащане могат да варират между 10 и 100 долара на изпълнение. Разходите на служителите обикновено са между 2 и 15 долара. Като работодател, тези разходи могат да означават разликата между завъртането на колелата ви върху заплатите на служителите и прекарването на време в управлението на вашия бизнес.

Как да определите най-добрата система за заплати за вашия бизнес?

Както при избора на всяка бизнес услуга, вие трябва да започнете с оценка на нуждите на вашия бизнес. Има няколко важни неща, които трябва да вземете предвид, преди да изберете услуга за заплащане:

• Какви функции се нуждаете? Това може да включва функции като многобройни варианти за плащане, изплащане на обезщетения, управление на платен отпуск, администрация на компенсации на работниците, застраховка за безработица и подробни доклади за заплати. Една от най-важните характеристики, множество опции за плащане, означава, че можете да плащате на служителите чрез директен депозит, хартиени чекове или разплащателни карти.
• Каква структура на разходите работи най-добре за вашия бизнес? Ако ще работите само с ведомост за плащане само на две седмици или полумесечие, изплащането на план за заплащане може да има смисъл за вашия бизнес. Ако трябва да стартирате заплащане няколко пъти в месеца, може да е по-добре да изберете месечна такса.
• Трябва ли да интегрирате софтуера си за заплати с време и посещаемост или HR софтуер? Някои решения се интегрират по-добре от други.
• Решението за заплати предоставя ли на служителите достъп до самообслужване? Служителите трябва да могат да влизат и да преглеждат заплати, данъчни формуляри в края на годината и някои функции за отчитане на заплатите.
• Имате ли нужда от вашия доставчик на заплати, за да управлява почивните дни за служителите си?
• Имате ли нужда от вашия доставчик на заплати, за да докладва за вашето име нови наемания на правителството?

След като имате по-добра представа за вида услуга, от която се нуждаете, можете да проверите някои от основните играчи. Business News Daily прегледа повече от 70 доставчици на заплати, за да определи кои са най-добрите за малкия бизнес. Въз основа на нашите изследвания, OnPay, Intuit, Gusto и SurePayroll са най-добрите компании за малкия бизнес. Можете да разгледате пълна разбивка на най-добрите снимки тук, както и отзиви на други топ доставчици на услуги за заплати на нашия сестрински сайт Business.com.

Какви са някои безплатни опции за заплати?

Докато най-добрите компании таксуват малкия бизнес за своите услуги, има някои безплатни решения, които са идеални за малкия бизнес. Има няколко онлайн опции като Payroll4Free.com, Wave и eSmart Paycheck. Преди да решите да използвате доставчик на безплатни ведомости, важно е да прецените собствените си нужди и да изберете такъв, който да се генерира с вашия бизнес. Много безплатни доставчици са специфични за ситуацията, като предоставят услуги на международни компании, компании, които наемат независими изпълнители и много малки компании.

Как работи заплащането?

Софтуерът за заплати автоматизира всички необходими изисквания за точно изпълнение на ведомостта. Те автоматично изчисляват правилната сума, на която вашите служители трябва да бъдат изплащани за всеки период на заплащане въз основа на броя часове, които са работили. Ако имате служители със заплати, софтуерът за заплати също проследява служителите, които получават заплати и ги плаща точно. Най-голямото предимство на използването на софтуер за заплати е това, че данъците се приспадат автоматично от заплатите на служителите. Няма да се притеснявате да плащате данъци за заплати или да отчитате неправилно заплатите на служителите. Много компании за заплати ще ви дадат 100-процентова гаранция, така че ако има грешка, фирмата за заплати ще поеме отговорност, а бизнесът ви няма да бъде на куката с IRS. Тъй като системите за заплати работят чрез автоматизиран процес, можете да се съсредоточите върху управлението на бизнеса си.

Как да настроите система за заплати?

Като работодател първата стъпка към създаването на система за заплати за вашия бизнес е да се свържете с компанията с услугите, които ви интересуват. Можете да работите с продавач, за да получите правилния план за вашата компания. Вашите служители ще трябва да попълнят необходимите формуляри и да бъдат на борда, а вашият бизнес ще трябва да установи важна данъчна информация. След като се справите с необходимата документация, можете да работите с компанията, за да установите типа период на заплащане за вашия бизнес, както и да очертаете информация за компенсация на служителите. Имайте предвид, че някои компании могат да ви таксуват за настройка на системата.

Как се научите да използвате система за заплати?

Подобно на настройването на вашия софтуер, научаването да използвате системата пада върху компанията, с която си партнирате. Изпълнението на ведомост чрез софтуерно приложение обикновено включва основни задачи като одобрение от мениджър (или собственик) на часови карти и след това установяване на ден или час за изпълнение на ведомостта. Ако работите с компания, която отговаря на вашите нужди и е реномиран участник в индустрията, тези услуги за заплати са интуитивни и сравнително лесни за използване. Много компании също ще предоставят точки за контакт за основни въпроси и поддръжка.

Как софтуерът за заплати може да ми помогне с данъци върху заплатите?

Софтуерът за заплати автоматично изчислява и приспада държавните и федералните данъци от заплатите на вашия служител. Той също така ще обработва плащания на данъци върху заплатите към правителството. Уверете се, че попитате компанията, с която обмисляте партньорство, относно тази функция. Повечето компании предоставят подкрепа за плащане на данък върху заплатите, но някои от тях не могат. Във всеки случай едно от основните предимства на работата с доставчик на софтуер за заплати е не се притеснявайте от данъци. Данъчното законодателство и данъчното облагане на служителите винаги са структурирани да се променят. Фирмите за заплати имат членове на екипа, посветени да наблюдават тези промени и да ги прилагат във вашия бизнес. Този вид внимание може да ви държи спазващи и не е нужно да прекарвате време, пресявайки данъчното законодателство.

Заплащането ли е HR или финансиране функция?

Функции за заплати както в HR, така и във финансов капацитет. Тя включва финанси, тъй като ведомостта за заплати е един от режийните разходи на вашия бизнес. Заплащането също е функция на HR, тъй като включва проследяване на неща като отработени часове, отпускане на искания и информация за ползи. Много компании за заплати ще се интегрират безпроблемно със съществуващия софтуер за време и посещаемост и инструменти за управление на човешките ресурси. Някои компании, като ADP, могат да предоставят свои собствени версии на тези услуги, за да бъдат в комплект с вашата оферта за заплати.

Как мигрирате данните си между доставчици на заплати?

Ако вече работите с доставчик на онлайн заплати и искате да преминете към нова услуга, това е възможно с минимални главоболия. Най-доброто време за превключване обикновено е в края на една четвърт или в началото на годината, но това не е изискване, поставено в камък. Преди да се подготвите за превключване, говорете с вашия нов доставчик на заплати (или с бъдеща нова услуга) и попитайте за съвет. Въз основа на конкретната ситуация на вашия бизнес може да има смисъл да попитате вашия нов доставчик на заплати кога е най-доброто време за преминаване, каква информация трябва да бъде поставена с приоритет при движение и колко време ще отнеме превключването. Според Insperity има основна информация, която трябва да имате готов, когато превключвате:

• Имена, адреси и номера на социалното осигуряване на служителите
• Информация за приспадане или W-4 информация
• Данни за банковата сметка на служителите
• Вашите федерални, щатски и други данъчни номера
• Общо за годината и за тримесечието
• Анулирани проверки
• Копия от вашите данъчни формуляри от предходното тримесечие