Време и посещаемост: кой часовник е подходящ за вас?

Всяка година работодателите в САЩ губят 11 милиарда долара за кражба на време. Голяма част от това идва от служители, които крадат по няколко минути всеки ден, което може да бъде предотвратено с подробна система за време и посещаемост.

Проследяването на времето и посещаемостта на служителите често е пренебрегван бизнес процес. Въпреки че не е бляскаво, важно е да следите кога вашите служители работят. Вашият бизнес иска да осигури максимална производителност, което означава, че искате да попречите на служителите да лъжат за присъствието си. В допълнение към подходяща система за време и посещаемост за вашите нужди е важно да намерите подходящия часовник за вашия бизнес.

Тъй като броят на наличните решения за време и посещаемост расте ежегодно, не липсват опции за часовник за вашия бизнес. Можете да изберете или самостоятелен часовник или система за време и посещаемост, която включва функции на часовия часовник. Това до голяма степен зависи от вашия бизнес и това, което чувствате, има най-голям смисъл за наблюдение на вашите служители.

Бележка на редактора: Интересувате ли се от система за време и посещаемост за вашия бизнес? Попълнете по-долу въпросника, за да бъдете свързани с доставчици, които могат да помогнат

купувачка джаджа

Изборът на подходящия часовник за предотвратяване на кражба на време също зависи от нивото на доверие, което имате към служителите си. Някои фирми може да не се интересуват, ако служителите се отбиват в 4:55 всеки ден и поставят 17 часа в графика. Други фирми могат да поддържат тези пет минути производителност всеки ден. За тези, които искат общ преглед на това кога работят служителите, има много прости решения за часови часовник, за да се гарантира, че служителите работят близо до очакваните часове на седмица. За компании с по-строги политики може да са най-добри опции като биометрични часови часове.

Видове часовници

Ето някои от различните видове часови часове, както и техните предимства и недостатъци.

Ударна карта

Ударната карта е оригиналният тип часовник и някои фирми все още я използват. С тези часовници служителите поставят часовата си карта в часовник и времето се подпечатва върху карта. След това ръководител ръчно записва отметките във ведомостта. Тези самостоятелни часовници не се свързват със системи за време и посещаемост, базирани на облаци, така че в зависимост от нуждите на вашия бизнес и вашите предпочитания, това може да е недостатък.

Магнитен пръст / баркод / ​​RFID

Тези часови часовници работят по система от пълномощия, които служителят носи със себе си. Това може да бъде карта с значка с магнитна лента, с която прекарате пръст, за да часовника. С часовници с баркод служителите сканират баркода на картата, за да записват, когато те влизат и излизат. Има и четци, които използват RFID (радиочестотна идентификация), което позволява на потребителите да натискат картата или фоб върху сканера или близо до него.

Картите за близост често се използват с времеви блокове с RFID. Тези карти могат да бъдат разчетени на разстояние до 10 фута в някои случаи, което позволява на служителите да сканират картите си по-лесно, отколкото ако вмъкват магнитна лента в часовник, за да прекарват пръст навътре и навън. Недостатъците на този тип часови часове включват служителите да забравят идентификационните си данни у дома, да загубят пълномощията си или да ги откраднат. Също така, някои форми на идентификационни данни, като магнитни ленти, се износват във времето и трябва да бъдат заменени. Картите за близост могат да помогнат на вашия часовник да избегне износването, свързано с магнитните ленти.

ЕГН / парола

Тези часовници имат цифрова подложка и служителите въвеждат личен идентификационен номер (ПИН) или персонализирана парола, когато пристигат и напускат всеки ден. Много ПИН часовници работят с магнитен пръст или баркод карти за двуфакторна автентификация. Проблемът възниква, когато служител или загуби, или забрави своите пълномощия. Има и потенциал за подправяне, като служителите молят колегите да въведат своя ПИН код за тях, когато пристигнат да работят късно или не са там.

Биометрични

Биометричните часови часовници са най-популярни сред предприятията, загрижени за „пробиване на приятели“, което е, когато служителите се насочват или излизат за колеги. Според данни от TSheets, удрянето на приятел ще струва на американските работодатели 373 милиона долара годишно. Биометричните часовници обикновено разчитат на пръстови отпечатъци на служителите, така че има малък шанс за измама. Много от тези часовници използват USB четец за пръстови отпечатъци, за да сканират служителите на работа. Биометричните часовници и USB четецът за пръстови отпечатъци са добри за фирми с недостатъчен персонал или технология за наблюдение на часовите часове.

Както бе споменато по-рано, биометричните часови часовници са идеални за ограничаване на пробиването на приятел. Бизнесът, притеснен от кражба на време, може да се насочи към биометричните часови часове. Има и по-сложни опции от скенерите за пръстови отпечатъци, като разпознаване на лице или сканиране на ириса. Основният недостатък на биометричните часови часове е различното качество на скенера. По-евтините модели може да не подберат темата правилно, което води до фалшиви негативи. Скенерите за пръстови отпечатъци трябва често да се почистват, за да поддържат сканирането положителни и да поддържат хигиена. Когато тези часови часове се провалят, това може да е пречка за бизнеса, тъй като технологията трябва да бъде фиксирана или почистена.

„Доста е трудно да се заобиколят тези системи, но те също идват с недостатъци, особено ако не са супер точни или отнемат на вашите служители няколко минути, за да се движат навън и навън“, каза Рави Дехар, ръководител на растежа в Homebase.

Online / мобилен

Много работодатели днес се изтръгват от часовници, монтирани на стена, в полза на работниците да работят с компютри или смартфони. При повечето системи за време и посещаемост служителите записват кога пристигат и напускат в рамките на онлайн системата.

Много от услугите за заплати, като ADP, служителите на мобилните приложения могат да изтеглят и след това да използват за включване и извеждане на часовник. Това е полезно за служители, които са отдалечени и нямат достъп до устройството на фирмения часовник. Приложенията включват технология за географски ограждания, която записва местоположението на служителя, когато те пробиват и излизат. Това е полезно и за запазване на записи. Според Закона за справедливите стандарти за труд всеки работодател трябва да запази поне три години данни за заплатите и поне две години данни за работните карти.

"Най-лесният начин за съхраняване на това е, разбира се, цифрово", каза Дехар. „Като допълнителен бонус ще получите история за редактиране на времевата карта, така че можете да видите кой е направил редакции в случай, че някой подаде жалба за труд.“

Потенциалният недостатък на тази лесна за използване и спестяваща време опция е кражба на време. Когато служителите представят свои собствени дневни записи онлайн, става по-лесно да крадат по няколко минути всеки ден. Отново някои компании може да не се интересуват дали служител набива в 16:57 и го нарича 17:00, ако се представя добре. За тези, които се притесняват от няколко минути тук-там, може да отнеме малко повече усилия, за да проверят времето, което служителите въвеждат в работата, когато използват мобилен или онлайн часовник, особено ако тези работници са отдалечени.

IVR

Интерактивната гласова реакция позволява на служителите да влизат и излизат по телефона. Работниците се обаждат на предварително определен номер и следват няколко подкани, за да запишат времето си. Този тип системи все още са налични, но са надминали мобилните приложения за смартфони.

Ако изберете биометричен часовник или такъв, който работи с карти за значки на служителите, трябва да изберете такъв, който работи в офлайн режим, за възможностите за пестене на енергия.

Киоск режими на таблети

Фирмите могат да пренареждат мобилни устройства, като таблети, като часови часове, за да спестят пари. Има много приложения, които ви позволяват да стартирате таблети - и Android, и iPad - в режим на киоск, което ги ограничава до използване с едно приложение.

Само администраторът на устройството може да отключи iPad, за да го върне към нормалните му настройки, така че можете да го монтирате близо до входа на офиса и да го накарате да стартира само вашето приложение за часовник. Ако търсите най-простото решение, това може да бъде добър избор.

Контрол на достъпа

В случай, че вашият бизнес използва система за часовник и система за контрол на достъпа, има някои продукти, които правят и двете. Сдвояването на контрола за достъп с времето и посещаемостта позволява на служителите ви да изпълняват и двете с едно действие. Когато служител използва тяхната ключова карта, парола или биометрично сканиране, за да влезе в сграда, системата може да регистрира този път и да я използва като времева марка.

Можете също да изискате система за контрол на пропускане, която изисква служителите да използват идентификационни данни за излизане от сграда. Това служи като техния часовник. Системата често е сдвоена със самостоятелен часовник, който се използва за почивки.

Ако се интересувате да научите повече за системите за време и посещаемост, разгледайте нашето ръководство за закупуване на време и посещаемост. Ако знаете какво търсите, посетете нашата страница за най-добри снимки и вижте кои от тях препоръчваме, заедно с пълен списък на системите, които могат да работят за вас.