Logo bg.businessdailytoday.com
Как да изберете скенер за документи за вашия бизнес
Как да изберете скенер за документи за вашия бизнес

Видео: Как да изберете скенер за документи за вашия бизнес

Отличия серверных жестких дисков от десктопных
Видео: Заплатите на програмистите - ИСТИНАТА (конкретни числа) 2023, Февруари
Anonim

С широкото използване на технологии сред малкия бизнес, управлението на документи е ценен инструмент за бизнеса през 2019 г. Преместването на хартиени документи в онлайн файлове дава на вашите документи и важни документи още едно ниво на сигурност и защита. Ако вашият бизнес все още не е, добре е да преместите физическата документация в цифров формат, за да защитите по-добре документите си напред.

Запазването на документите в безопасност чрез преместването им в цифрова форма се счита за най-добра практика, но е необходимо подходящото оборудване. Скенерите за документи са един от най-важните хардуерни компоненти за добро управление на документи.

Какво е скенер за документи?

Скенерите за документи са устройства, които преобразуват документи в цифрова информация. Най-често тези скенери се използват в бизнес настройките за преобразуване на важни документи в цифрови данни. Скенерите за документи могат да се използват в малки настройки или големи предприятия. Съществуват много видове скенери за документи, което позволява инструментите да бъдат полезни за широк кръг предприятия.

Бележка на редактора: Търсите система за управление на документи за вашия бизнес? Ако търсите информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да разполагате със сестринския ни сайт BuyerZone, който да ви предоставя безплатно информация от различни доставчици:

купувачка джаджа

Докато компаниите и физическите лица се опитват да преместват файлове в цифрови формати за съхраняване, скенерите за документи играят съществена роля в този процес. Те може да не са най-бляскавата покупка, но вашият бизнес трябва да направи проучване, преди да реши кой скенер е най-подходящ за вашата стратегия за управление на документи.

Преди да закупите скенер, е добре да разберете как ще управлявате документите си. Нашето ръководство за закупуване на системи за управление на документи е добър ресурс за преглед преди подробно проучване на скенери за документи.

Видове скенери за документи

портативен

Преносимите скенери за документи обикновено са по-малки и по-евтини от настолните скенери. Можете да намерите преносими скенери до $ 50 за ръчни модели и по-близо до $ 100 за тези, които не са достатъчно малки, за да бъдат ръчни. По-скъпите преносими скенери са по-близки до обхвата от 300 долара.

Както подсказва името, преносимите скенери са лесни за транспортиране. Ако сте навън на импровизирана бизнес среща, можете бързо да извадите скенера от чантата си и да запишете цифрово документи, които разглеждате. Преносимият скенер действа като ефикасна алтернатива на разграбването на телефона и щракването на няколко снимки, за да запазите документите.

Различните видове преносими скенери включват ръчни, безжични и сгъваеми скенери. Струва си да се отбележи, че качеството на сканирането може да варира в зависимост от скенера, който използвате. По-скъпите безжични модели могат да създават изображения с по-висока разделителна способност от ръчен скенер, който струва по-малко от 100 долара. Както при повечето бизнес решения, най-добрата покупка зависи от нуждите на вашия бизнес. Ако сканирате стотици или хиляди документи седмично, малък преносим ръчен скенер вероятно не е най-ефективният избор. Може да работи перфектно и за по-малки фирми. Решението зависи от вашите нужди и анализ на разходите и ползите.

Професионалисти:

  • Малкият размер може да бъде идеален за по-малки фирми
  • По-малко скъпи от настолните скенери
  • Лесен за транспортиране

Недостатъци:

  • Не е идеален за сканиране на големи количества документи
  • Разделителната способност / качеството на изображението може да бъде по-лошо, отколкото при настолни скенери
  • Не е добър вариант за някои големи предприятия

работен плот

Настолните скенери се различават от преносимите скенери по това, че са много по-големи и неподвижни. Няма да искате да влачите масивен настолен принтер в града, за да сканирате документи по време на среща. Въпреки че това може да не е идеално за някои фирми, големите скенери за настолни документи предлагат и много предимства.

Характеристиките на настолните скенери могат да включват висока скорост на печат и автоматизация. Някои скенери за настолни компютри също могат автоматично да коригират грешките. Например, ако поставите документ по един начин и поставите следната страница наопаки, машината може да разпознае грешката и пак да изплюе правилно всичко, като завърти страницата или изображенията. Това може да спести много главоболия за големите фирми.

Скоростта на сканиране и възможността за сканиране от двете страни на двустранни изображения са две други предимства на много скенери за настолни документи. Въпреки че тези скенери са по-скъпи - много усъвършенствани модели отиват за над $ 400 - ползите могат да бъдат огромни за по-големи операции.

Професионалисти:

  • Бързо сканиране
  • Голямо разнообразие от функции
  • Идеален за по-големи фирми

Недостатъци:

  • обемист
  • По-скъп от преносимите скенери за документи
  • Може да е твърде сложно за по-малките фирми

Различните видове скенери за настолни документи включват плоски, листове и корпоративни скенери. Някои модели скенери за документи, предназначени за предприятия, могат да надхвърлят 5000 долара.

Ценообразуване

Цената на скенера за документи варира изключително много на базата на няколко фактора. Помислете за следните области, когато се опитвате да оцените вашата реалистична цена за скенер на документи:

  • Преносим спрямо десктоп
  • Скорост на печат
  • Размер на скенера
  • употреба
  • Компания, продаваща скенера

Преносимите скенери за документи обикновено са по-малки и по-евтини. Те са добри за тези в движение. Настолните скенери за документи са по-големи и по-скъпи. Те са склонни да предоставят стойност на хората, сканиращи масови количества документи в собствените си офис помещения.

По-големите фирми трябва да се подготвят да харчат близо 1000 долара или повече за скенери за документи за настолни компютри. Крайната цена зависи от характеристиките на скенера, общия размер и сложността. Ако търсите скенер за документи за корпоративна операция, ценообразуването може да надхвърли 5000 долара на скенер. Освен това е лесно да се намерят скенери за документи за настолни компютри, които се продават за близо 400 долара, въпреки че тези модели са предназначени за предприятия, по-малки от големите компании.

По-малките фирми могат да изразходват едва $ 50 за функционален и ефективен преносим преносим скенер за документи. Фирмите в среден размер без големи нужди от сканиране могат да изберат по-големи преносими скенери, които се продават за близо 200 долара. Решението в крайна сметка зависи от това, от което се нуждае вашият бизнес от скенер на документи. Фирмите, сканиращи много документи и изображения, вероятно ще искат да погледнат към скенерите за настолни документи. По-малките операции, разчитащи на изображения и сканиране, като малък фотографски бизнес, може също да решат, че си струва да инвестирате в настолен скенер за документи.

Често задавани въпроси за скенери за документи

Управление на документи и сканиране на документи могат да бъдат объркваща концепция за някой, който не е запознат с процеса или индустрията. Ако търсите допълнителни указания, помислете за тези въпроси, когато стартирате търсенето на скенери за документи.

В: Могат ли малките предприятия да се възползват от закупуването на скенер за документи?

О: Скенерите за документи не са необходими за всеки бизнес, но малките фирми могат да се възползват от инструмента, особено ако бизнесът сканира документи често.

Въпрос: Какво мога да очаквам да платя за скенер на документи?

О: Това зависи от вида на скенера, който закупувате. Преносимите скенери за документи могат да варират от $ 50 до $ 300, докато настолните скенери за документи могат да бъдат от $ 300 до $ 400 за евтин модел до няколко хиляди долара за тежък модел.

В: Лесни ли са за използване скенери за документи?

О: Сложността варира в зависимост от скенера. По принцип скенерите за документи са лесни за използване и трябва да получите процеса на задържане след първите няколко употреби.

Въпрос: Къде трябва да търся, за да купя скенери за документи?

A: Brother, Fujitsu, Kodak, Canon и Epson са всички уважавани компании, които продават работещи скенери за документи. Други компании също предлагат добри опции; няма нужда да разчитате само на тези пет. Бързото търсене в Google на скенери за документи може да даде много възможности от различни надеждни компании.

Въпрос: Има ли нужда от моя бизнес вътрешен скенер за документи?

О: Не е задължително. Ако нямате основни нужди за сканиране на документи, трябва да се направи аргумент за посещение на FedEx, Staples, UPS или подобно местоположение за сканиране на документи. От друга страна, ако можете да си позволите скенер за документи, допълнителното удобство и бъдещите спестявания може да струват първоначалните разходи.

Недостатъци при закупуването на скенер за документи

Има няколко убедителни причини да избягвате закупуването на скенер за документи за вашия бизнес.

  • Няма нужда: Ако не се налага редовно да сканирате документи, скенерът може да се окаже ненужен бизнес разход.
  • Висока цена: Някои по-малки фирми може да се отклонят от харченето на няколкостотин (или хиляди) долара за скенер на документи.
  • Ограничения в пространството: Бизнес, който работи извън коворкинг пространство или малък офис, може да няма място за лесно добавяне на скенер за документи, особено по-големите версии.

Популярни по теми