Logo bg.businessdailytoday.com
Избор на система за управление на документи: Ръководство
Избор на система за управление на документи: Ръководство

Видео: Избор на система за управление на документи: Ръководство

Отличия серверных жестких дисков от десктопных
Видео: Етикетът "Наркоман" не продава бъдеще | Светла Иванова | TEDxSofia 2023, Февруари
Anonim

Спомняте ли си дните, когато картотекирани шкафове облицоваха всяка стена на офиса? Или все още е така, че хартиените записи заемат ценни квадратни кадри и затрудняват организацията? За щастие в днешния дигитален свят разполагаме със софтуер за управление на документи, за да подобрим както организацията, така и достъпността на всички документи на компанията.

Но откъде да започнете при избора на система за управление на документи? В крайна сметка това е претъпкано поле с много различни доставчици. Това ръководство ще ви помогне да разберете основите на системите за управление на документи и ще ви предостави пътна карта за процеса на възлагане. Освен това, ако искате да избирате надежден кратък списък, винаги можете да проверите нашите най-добри избор за софтуер за управление на документи.

Какво е система за управление на документи?

Системите за управление на документи са по същество електронни картотеки, които вашата организация може да използва като основа за организиране на всички цифрови и хартиени документи. Всички твърди копия на документи могат просто да бъдат качени директно в системата за управление на документи със скенер. Често системите за управление на документи позволяват на потребителите да въвеждат метаданни и тагове, които могат да се използват за организиране на всички съхранени файлове.

Повечето софтуер за управление на документи има вградена търсачка, която позволява на потребителите бързо да се ориентират дори и в най-разширените библиотеки на документи за достъп до подходящия файл. Да съхранявате и чувствителни документи? Не се притеснявайте - повечето системи за управление на документи имат настройки за разрешения, като осигуряват достъп само до подходящия персонал.

Това са някои от най-важните функции за управление на документи:

  • Съхранение на различни типове документи, включително файлове за обработка на текстове, имейли, PDF файлове и електронни таблици
  • Търсене по ключова дума
  • Разрешен достъп до определени документи
  • Инструменти за наблюдение, за да видите кои потребители имат достъп до кои документи
  • Инструменти за версия за проследяване на редакции на документи и възстановяване на стари версии
  • Контроли, регулиращи кога остарелите документи могат да бъдат изтрити
  • Поддръжка на мобилни устройства за достъп, редактиране и споделяне на документи

Бележка на редактора: Търсите система за управление на документи за вашия бизнес? Ако търсите информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да разполагате със сестринския ни сайт BuyerZone, който да ви предоставя безплатно информация от различни доставчици:

купувачка джаджа

Изборът на правилната система за управление на документи започва с прецизна оценка на вашите организационни нужди. Един от най-големите избори, които ще трябва да направите веднага прилепът, е дали искате локално или облачно решение. Всеки тип система предлага една и съща функционалност, но има няколко основни разлики в начина на изпълнение на поддръжката и съхраняването на данните.

Система за управление на документи на място

Локалното решение изисква да използвате собствените си сървъри и хранилище, което означава, че трябва да извършите собствената си поддръжка. Вие също ще носите отговорност за сигурността на всичките си данни, така че е важно да ги архивирате. Тази опция обикновено има смисъл за по-големи компании със специализирани ИТ ресурси поради по-високите технически изисквания, но също така ви поставя в пряк контрол над вашата собствена система. Техническата поддръжка и актуализациите на софтуера от доставчика обикновено зависи от това дали непрекъснато подновявате годишен абонаментен пакет.

Плюсове: Най-голямото предимство на собствената система за управление на документи е, че винаги контролирате системата си и не разчитате на никой друг да я поддържа и работи. Не сте зависими и от интернет. Ако онлайн връзката ви се понижи, все още имате достъп до всичките си документи.

Минуси: Недостатъкът е в големите първоначални разходи, както и в допълнителните годишни разходи за актуализации на софтуера. Освен това от вас зависи да се уверите, че имате подходяща система за архивиране, тъй като вашите файлове не се записват автоматично в облака. Друг възможен негатив е, че не всички собствени хоствани системи работят както с Windows, така и с Mac компютри; много от тях са съвместими само с едно или друго.

Облачна система за управление на документи

Софтуерът, базиран в облак, се хоства от вашия доставчик и е достъпен за вашата организация онлайн. Обикновено облачните решения налагат месечна или годишна такса, която включва всички поддръжка и актуализации на софтуера. В зависимост от системата, която сте избрали и функциите, от които се нуждаете, ценообразуването за базирани в облака системи може да варира от няколко долара на потребител на месец до повече от 100 долара.

Плюсове: Най-големите предимства са, че не се нуждаете от ИТ екип, който да инсталира софтуера и да го поддържа правилно, както и че няма големи предварителни разходи. Можете също така да докоснете тези системи от където и да е онлайн достъп и няма нужда да архивирате вашите файлове, тъй като те автоматично се записват в облака.

Минуси: Вие сте на милостта на вашия доставчик, за да поддържа системата и да работи. Ако вашият доставчик има проблем с центъра за данни, той може да ви попречи да получите достъп до вашите файлове, докато ситуацията не бъде разрешена. Освен това, ако вашата интернет връзка се провали, няма да можете да стигнете до вашите файлове. Облачните решения обикновено имат ограничения за съхранение.

Често задавани въпроси за системата за управление на документи

Системите за управление на документи могат да бъдат широко разпространени и сложни. Ако все още не сте сигурни откъде да започнете, помислете за този списък с често задавани въпроси.

Въпрос: Системите за управление на документи ценни ли са само за големи организации или малките предприятия могат да се възползват и от тях?

О: Въпреки че може да не разполагат с големия брой файлове, които правят по-големите организации, малките предприятия все още могат да се възползват от системите за управление на документи.

В: Често виждам препратки към системи за управление на документи, софтуер за управление на документи и решения за управление на документи. Какви са разликите?

О: Въпреки различните имена, всички те изпълняват едни и същи задачи. Термините могат да се използват взаимозаменяемо, за да опишат едни и същи платформи.

Въпрос: Каква е разликата между облачното хранилище и системите за управление на документи, базирани в облак?

О: Докато облачното съхранение служи просто като място за съхраняване на документи в облака, системите за управление на документи, базирани в облак, са много по-стабилни решения, за да помогнат на бизнеса да управлява важните си документи.

В: Как получавате документи, съхранявани в системата?

О: Има няколко начина за добавяне на файлове, като например качването им от вашия компютър и сканиране на хартиени документи директно в системата.

Въпрос: Как да намерите документи в системата, след като са подадени?

О: Тези системи предлагат много начини за бързо намиране на документи, включително чрез търсене в заглавието на файла, името на автора и кога той е добавен в системата. В допълнение, много от тези решения ви позволяват да търсите съдържание във всеки файл или по тип файл.

Въпрос: Работят ли системите за управление на документи с други програми, които вече използвам?

О: Повечето системи разполагат с интеграции за Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks и няколко други популярни програми. Някои от тях включват и интерфейс за програмиране на приложения (API), който позволява персонализирани интеграции.

В: Освен че ви поддържат по-организирани, могат ли системите за управление на документи да ви помогнат да свършите работата по други начини?

О: Да, и един от начините е с инструментите на работния процес, които помагат на бизнеса да поддържа задачи и проекти. Тези инструменти, които са включени в някои системи, уведомяват служителите, когато им е времето да работят по определени задачи, и помагат да се гарантира, че задачите никога не се губят във входящата кутия на служителя.

В: С помощта на системи за управление на документи всички потребители имат ли достъп до всеки файл?

О: Повечето системи за управление на документи имат ограничения за сигурност, които могат да контролират кои служители имат достъп до кои файлове. Това гарантира, че служителите виждат само документите, които трябва. Например, договорите за персонал могат да бъдат настроени така, че да са достъпни само за HR служители, а не за всеки член на организацията.

Въпрос: Какво ще стане, ако бедствие удари моя бизнес? Загубани ли са завинаги файловете и документите, съхранявани в системата?

О: Голямо предимство на облачните решения е, че вашите данни се съхраняват безопасно извън офиса. Локалните решения често разчитат на вашите собствени сървъри и хранилище, така че е важно да архивирате всичките си данни.

Какво да търсите в система за управление на документи

Когато избирате система за управление на документи, има няколко основни характеристики, за които да следите. Обсъдете подробно нуждите си с всички представители на продажбите, с които се свързвате, и не забравяйте да получите технически спецификации и цени в писмена форма. Препоръчваме да гарантирате, че всяка система за управление на документи, която считате, включва следното:

  • Структура на файла: Системата трябва да предлага лесна за използване файлова структура, която има смисъл за потребителите, като например подход на шкаф-чекмедже-папка.
  • Търсене: Искате голямо разнообразие от опции за бързо намиране на файлове. Трябва да можете да търсите не само по името на файла, но и по съдържанието във файла, датата на последното му изменение, типа на файла и други.
  • Лесна употреба: Системата трябва да е проста за използване от служителите. Ако е твърде трудно, няма да получите пълна покупка от персонала, което ще наруши ежедневните ви операции и ще доведе до объркване.
  • Мобилен достъп: Искате система за управление на документи, която да е винаги достъпна чрез смартфони и таблети.
  • Интеграция: Системата трябва лесно да се интегрира с програмите, които вече използвате, като вашия имейл клиент и софтуер за управление на връзки с клиенти. Посъветвайте се с отворени API, когато обсъждате всяко решение с представител на продажбите.
  • Сканиране: Решението трябва да е съвместимо с голямо разнообразие от скенери.
  • Сигурност: Системата трябва да ви позволи да ограничите кой може да вижда конкретни папки и файлове. Трябва да можете да задавате разрешения за достъп от служителя.

Готови ли сте да изберете система за управление на документи? Ето разбивка на пълното ни покритие:

  • Най-добър софтуер и системи за управление на документи 2019
  • Най-добра система за управление на документи с ниска цена
  • Най-добра цялостна система за управление на документи
  • Най-добра система за управление на документи за малкия бизнес
  • Най-добра система за управление на документи за сътрудничество

Бележка на редактора: Търсите система за управление на документи за вашия бизнес? Ако търсите информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да разполагате със сестринския ни сайт BuyerZone, който да ви предоставя безплатно информация от различни доставчици:

купувачка джаджа

Популярни по теми