Преглед на EFileCabinet: Най-добрата система за управление на документи с ниска цена за малкия бизнес

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Нашите изследвания и анализ на системи за управление на документи през 2019 г. ни карат да препоръчаме eFileCabinet като най-добрата система за управление на документи с ниска цена за малки предприятия. Избрахме eFileCabinet от десетките системи за управление на документи, които разгледахме.

За да прочетете пълната ни методология и по-изчерпателен списък на системите за управление на документи, посетете нашата страница с най-добри снимки.

Защо eFileCabinet?

За малкия бизнес с бюджет е важно спестяването на пари. Въпреки това, евтин не означава много, ако софтуерът е евтин и няма основни функции, от които се нуждаете. За системите за управление на документи малките предприятия се нуждаят от достъп до лесна за използване платформа, оптично разпознаване на символи (OCR) за сканирани документи, плюс инструменти за автоматизация на работния процес и сътрудничество. Тези функции са от решаващо значение за успеха на вашата система за управление на документи.

eFileCabinet предлага рентабилно решение, което не реже ъглите на най-важните функции. Малките предприятия все още могат да използват eFileCabinet като относително изчерпателна платформа за управление на документи, без да нарушават банката.

Бележка на редактора: Търсите система за управление на документи за вашия бизнес? За да ви помогнем да изберете този, който е подходящ за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашия сестрински сайт BuyerZone да ви предоставя информация от различни доставчици безплатно:

купувачка джаджа

Лесно използване

eFileCabinet има малко крива на обучение, но все още е сравнително лесен за използване. Потребителският интерфейс наподобява входяща поща, като Microsoft Outlook, и може да се навигира по същия начин. В лявата част на екрана eFileCabinet разполага с адаптивно дърво на папки, което организира всичките ви документи. Софтуерът позволява на потребителите да преглеждат и коментират документи в прозорец за визуализация.

Самият интерфейс е елегантен, модерен и минималистичен. Има обаче няколко прозорци и икони, които ще отнемат известно време на новите потребители. Кривата на обучение не е много стръмна, но някои потребители може да изискват незначителни обучения, за да разберат по-малко интуитивните аспекти на системата. И все пак внедряването на eFileCabinet не трябва да забавя ежедневния ви работен процес, след като вашите служители придобият опит в системата.

Ценообразуване

eFileCabinet Online предлага няколко плана за малкия бизнес, които се различават в зависимост от пространството за съхранение и характеристиките. (Всеки от тези планове се таксува ежегодно.) Пълна информация можете да намерите на страницата за ценообразуване на компанията.

• Основни, 15 долара на потребител на месец: Основният ценови пакет включва 25 GB пространство за съхранение плюс сигурно споделяне на файлове. Този план е сравнително тънък в сравнение с останалите, но предлага работещо решение при много конкурентна ценова точка.
• Предимство, 30 долара на потребител на месец, минимум за 3 потребители: Пакетът за ценообразуване на Advantage се основава на предложенията на основния план, разширявайки пространството за съхранение до 1 TB данни и включва сигурно споделяне на файлове, инструмента за автоматизация на страничния процес на работа, персонализирани и предварително зададени шаблони, регистрация и качване на потребители, маркиране на профили, инструменти за електронно подписване, функции за следи за одит и мобилен достъп.

• Бизнес, 55 долара на потребител на месец: Бизнес пакетът се предлага като най-добрата стойност на eFileCabinet и предлага най-широк спектър от функции сред ценовите пакети. В допълнение към функциите, налични в плана за предимство, бизнес пакетът предлага 5TB място за съхранение, заедно с автоматизация на бизнес процесите, зонирано оптично разпознаване на символи (OCR), улавяне на бордови инструменти, одобрения от мениджър / администратор и платформа, базирана в облак, това изисква няколко предпазни мерки за гарантиране, че файловете винаги са защитени. Всички документи се съхраняват в сертифицирани центрове за данни на компанията, които отговарят на ниво 1 PCI. За максимална защита документите се кодират, докато се предават. Тези мерки за сигурност са от решаващо значение, когато се доверявате на попечител на трета страна за наблюдение и управление на вашите документи.

  eFileCabinet също се интегрира с Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage и Foxit и предлага интеграция на API на ниво Advantage и по-високо.

  Обслужване на клиенти

  Бяхме доволни от обслужването на клиентите, което получихме от eFileCabinet. По време на първоначалното ни обаждане разговаряхме с представител, който отдели време, за да гарантира, че имаме ясно разбиране за системата. Обсъдихме ценообразуването, как се осъществява достъпът до облачното решение, неговите функции, как работи мобилното приложение, количеството на включеното съхранение и мерките за сигурност на центъра за данни.

  Потребителите на системата могат да се свържат с екипа за поддръжка чрез чат на живо, телефон или имейл от 7:30 до 18:00 (MST), от понеделник до петък. Има и вградено ръководство за потребителя, което отговаря на често задавани въпроси, като например как да създадете файлови шкафове и папки, както и как да споделяте и съхранявате документи. Освен това уебсайтът съдържа няколко видеоклипа за това как да използвате системата и обширен раздел с често задавани въпроси.

  Ограничения

  Докато eFileCabinet предлага силна опция за ниска цена, основния му план, най-изчерпателните функции са достъпни само чрез бизнес пакета му, който е най-скъпият пакет, който компанията предлага. При 55 долара на потребител на месец този план е съпоставим с разходите на други компании за управление на документи, които оценихме.

  И все пак, за малкия бизнес с бюджет, който се нуждае от най-централните характеристики на система за управление на документи, eFileCabinet предлага цялостно софтуерно приложение, което ще отговаря на нуждите и работните процеси на повечето малки предприятия. Освен това плановете с по-висока цена осигуряват път за прерастване на много малки предприятия, докато те мащабират и бюджетът им се разширява, което прави eFileCabinet най-добрият избор за система за управление на документи с ниска цена.

  През 2018 г. ние определихме eFileCabinet най-добрият ни избор за отдалечена работна сила. Ако искате да научите повече за това, защо избрахме eFileCabinet за най-добрия си избор през 2018 г., прочетете предишния ни преглед тук.

  Готови ли сте да изберете система за управление на документи? Ето разбивка на пълното ни покритие:

  • Системи за управление на документи: Ръководство за купувача
  • Най-добър софтуер и системи за управление на документи 2019
  • Най-добра цялостна система за управление на документи
  • Най-добра система за управление на документи за малкия бизнес
  • Най-добра система за управление на документи за сътрудничество