Logo bg.businessdailytoday.com

Най-добра система за управление на документи за сътрудничество

Съдържание:

Най-добра система за управление на документи за сътрудничество
Най-добра система за управление на документи за сътрудничество

Видео: Най-добра система за управление на документи за сътрудничество

Отличия серверных жестких дисков от десктопных
Видео: Бизнес по созданию мобильных приложений. Сколько стоит создание мобильного приложения. 2023, Февруари
Anonim

Нашите изследвания и анализи на системи за управление на документи през 2019 г. ни водят да препоръчаме Alfresco Content Services като най-добрата система за управление на документи за сътрудничество. Избрахме Alfresco Content Services от десетките системи за управление на документи, които разгледахме. За да прочетете пълната ни методология и по-изчерпателен списък на системите за управление на документи, посетете нашата страница с най-добри снимки.

Защо Alfresco Content Services?

Alfresco Content Services е нашата най-добрата система за управление на документи за сътрудничество, тъй като тя е специално създадена да насърчава сътрудничеството между членовете на екипа. В допълнение към най-важните функции, които търсихме в система за управление на документи, Alfresco Content Services поддържа инструменти за автоматизация на работния процес, като механизъм за правила за метаданни, както и лесни инструменти за създаване и редактиране на съдържание.

Бележка на редактора: Търсите система за управление на документи за вашия бизнес? За да ви помогнем да изберете този, който е подходящ за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашия сестрински сайт BuyerZone да ви предоставя информация от различни доставчици безплатно:

купувачка джаджа

Инструменти за сътрудничество

Alfresco Content Services улеснява създаването и редактирането на документи директно в системата. Интеграциите му с Google Docs и Microsoft Office - които позволяват създаването, качването и категоризирането на нови документи, без да напускат системата - са особено големи функции за сътрудничество, които поддържат способността на екипите да работят в тясно сътрудничество в рамките на Alfresco. По подобен начин документите могат да бъдат достъпни с помощта на тези познати програми, след като са в системата, което улеснява всички разрешени потребители да редактират документи в движение.

Alfresco Content Services предлага и инструменти за работния процес, като задачи, които помагат на членовете на екипа и мениджърите да останат отгоре на своите отговорности и напредък. Мениджърите могат да стартират работен процес на задачата върху всеки документ, като избират конкретни елементи за действие, като например „изпращане на документи за преглед“или „заявка за одобрение на документа“. След това тези задачи могат да бъдат възлагани на други потребители в системата с определена дата и ниво на приоритет. Всички потребители, участващи в работния процес, ще бъдат уведомявани след приключване на задачите. Работните процеси в Alfresco Content Services позволяват на екипите да работят заедно денонощно в съответствие с установена структура на отговорност, дори когато мениджърите не са влезли в системата.

В допълнение към облачните и локални хоствани опции, Alfresco Content Services се предлага в хибриден модел, който позволява на вашия екип да работи в облака и зад вашата собствена защитна стена на сървърите на компанията едновременно.

Лесно използване

Потребителският интерфейс на Alfresco е сравнително обикновен и липсва част от интуитивната навигация, която търсехме в нашия преглед. Това е сложна система с голяма дълбочина, чиито по-нюансирани аспекти вероятно ще отнемат време на потребителите да овладеят.

Подобно на много други системи за управление на документи, Alfresco показва дърво на папки в лявата част на таблото за управление. За съдържание, което вече е в системата, навигацията работи много като Windows, така че е лесно да намерите съществуващи документи.

В горната част на интерфейса са раздели за дома, моите файлове, споделените файлове, сайтовете, задачите, хората, хранилището и инструментите за администратор. Тези раздели преминават към отделни прозорци в системата. Това може да отнеме известно време, за да свикнете, в сравнение със системите за управление на документи, които основно се навигират през едно централно табло. Разделът „Репозиториум“е мястото, където потребителите добавят съдържание в системата и определят как ще бъде организирано.

Въпреки кривата на обучение, Alfresco има някои полезни функции, които правят създаването на съдържание по-просто. Например, интеграцията му с Google Docs позволява на потребителите да създават нови документи директно чрез платформата на Alfresco, а не да качват съществуващи документи извън системата. Интеграциите улесняват работата в Alfresco, без никога да напускат софтуера. Можете също да изтеглите тези документи директно като файлове на Microsoft Office от Alfresco.

Характеристика

Alfresco Content Services предлага някои от най-полезните функции, които търсихме в система за управление на документи, включително оптично разпознаване на символи (OCR) при сканиране в нови документи и инструменти за индексиране, които помагат на потребителите да категоризират и организират документи по подходящ начин.

Alfresco също така включва персонализирани шаблони, които позволяват създаването на шаблони структури от папки, които са лесни за дублиране. Тази функция е полезна за установяване на стандартизирани работни процеси, които съответстват на предпочитанията на вашия екип и културата на работното място, поддържайки документи, подредени по общо разпознаваем начин.

Подобно на другите водещи системи за управление на документи, които разгледахме, Alfresco разполага със здрав инструмент за метаданни за съдържание, който позволява на потребителите да маркират всички файлове с идентифициращи етикети, които другите членове на вашия екип могат лесно да търсят. Добавянето на ключови думи, категории и описания към документите улеснява намирането им. Администраторите също могат да задават правила за определени документи, автоматично прилагайки съответните метаданни към файловете въз основа на определени задействания.

След като метаданните се приложат към документ, членовете на екипа могат да използват функцията за търсене, за да го намерят и да получат достъп до него. Функцията за търсене включва поле за ключови думи, име на файл, заглавие на документа, описание и дата на качване.

Ценообразуване

Продуктите и услугите на Alfresco са част от по-голяма дигитална бизнес платформа, но могат да бъдат закупени поотделно. Цената на системата за управление на документи на Alfresco се основава на размера на вашата компания и обхвата на услугите, от които се нуждаете.

Компанията предлага три различни нива, които варират в цената в зависимост от вашите нужди.

  • Издание за начинаещи: Тази версия поддържа до 100 имена потребители. Може да се интегрира с Microsoft Outlook, управление на записи и CRM Salesforce.
  • Бизнес издание: Тази версия поддържа до 300 имена потребители с възможност за добавяне на повече. Той поддържа същите добавки като изданието Starter, плюс инструмента за управление на медиите на Alfresco, двигателя за трансформация на документи и механизма за трансформация на медии.
  • Корпоративно издание: Тази версия поддържа до 1000 именирани потребители с възможност за добавяне на повече. Той поддържа същите добавки като Business edition, плюс индексът на Alfresco и инструментите за криптиране на съдържанието.

За да получите уникална оферта за вашата компания, свържете се с отдела за продажби на Alfresco с вашите специфични изисквания.

Обслужване на клиенти

Нашият опит за обслужване на клиенти с Alfresco беше положителен. Както фирменият разговор на живо, така и представителят на телефона ни пренесоха продукта, изяснявайки моментите, които открихме във фирмената документация. След разговора те ни пренасочиха връзки към допълнителни ресурси за научаване на услугите на Alfresco Content Services. Не бяхме подтикнати да вземем решение за покупка веднага и представителят по телефона остана ангажиран, когато обяснихме, че в този момент ние просто тестваме пазара, за да видим какво може да бъде подходящо за нашата хипотетична компания.

Alfresco изисква абонамент за поддръжка на клиенти, като много от другите доставчици на система за управление на документи, които прегледахме. Годишният абонамент включва денонощен достъп до портала за поддръжка на Alfresco и материали с самоуправлявани материали, както и поддръжка от интернет, имейл и телефон.

Ограничения

Има малко крива на обучение, за да станете наистина удобни, като използвате всички налични функции. Необходими са малко практика и обучение, за да се използват най-добре инструментите за сътрудничество и функциите за автоматизация на работния поток, като правилата за метаданните. Въпреки това, след като потребителите се запознаят със софтуера, функциите за съвместна работа на Alfresco са много ефективни.

Друго потенциално ограничение е ценообразуването на системата. Цените се колебаят в зависимост от големината на вашата компания и обхвата на вашите нужди, а ние не успяхме да получим топ-оферта от отдела за продажби с ограничената информация, която бихме могли да предложим за нашия хипотетичен бизнес. Компанията обаче предлага 14-дневна безплатна пробна версия на базираната в облака версия, която ви позволява да определите какво ще получите за цената, която сте цитирали, преди да решите дали си струва да купувате.

Готови ли сте да изберете система за управление на документи? Ето разбивка на пълното ни покритие:

  • Системи за управление на документи: Ръководство за купувача
  • Най-добър софтуер и системи за управление на документи 2019
  • Най-добра система за управление на документи с ниска цена
  • Най-добра цялостна система за управление на документи
  • Най-добра система за управление на документи за малкия бизнес

Популярни по теми

Избор На Редактора

Най-добри работни места за интроверти

Странни истории за интервю за работа

Намирането на щастие по време на работа има различни фактори

Трябва ли да получите лазерен принтер или мастиленоструен принтер?

Как да получите достъпно образование в колеж

Как корпорацията IdInfo усъвършенства изкуството на разстройството

Как да решите дали имате нужда от помощ относно данъците си

Бизнес приложения за HoloLens 2

Трябва ли вашият бизнес да получи машина за цветно копиране или многофункционален принтер?

Присъединявайки се към други основни играчи, Google приключва принудителния арбитраж

Ръководство за купуване на принтер с широк формат

Автоматизацията на работното място е навсякъде и не става въпрос само за роботи

Предизвикателство за стартиране на жените се завръща този май

Борба с изгарянето чрез тези 4 стратегии

Как да създадем ефективен бизнес сайт