2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-05-24 11:14
Нашите изследвания и анализи на системи за управление на документи през 2019 г. ни водят да препоръчаме M-Files като най-добрата цялостна система за управление на документи. Избрахме M-файлове от десетки системи за управление на документи, които разгледахме. За да научите как стигнахме до най-добрите си снимки и за изчерпателен списък на системите за управление на документи, посетете нашата страница с най-добри снимки.
Защо M-файлове?
M-Files е лесно за използване, цялостно софтуерно приложение за управление на документи, което включва функции за цифрово подаване и системи за продуктивност. M-Files предлага функции както за малки фирми, така и за предприятия, което го прави мащабируемо решение за разрастващи се компании. Софтуерът може да съхранява много документи и осигурява проста система за класификация, за да поддържа нещата организирани. В допълнение, той има ефективни възможности за търсене, които помагат на потребителите бързо да поставят нула в точния документ, който търсят.
M-Files се поддържа в Windows и Mac OS, но потребителите на Linux имат достъп до M-Files чрез уеб-базирана версия. Поддържаните уеб браузъри включват Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer и Safari. Мобилното приложение на M-Files се поддържа на iOS 9 и по-нови версии, както и на Android 4.4 и по-нови версии.
Бележка на редактора: Търсите система за управление на документи за вашия бизнес? Ако търсите информация, която да ви помогне да изберете най-подходящата за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашия сестрински сайт BuyerZone да ви предоставя информация от различни доставчици безплатно:
купувачка джаджа
Лесно използване
Потребителският интерфейс на M-Files е лесен за навигиране, възпроизвеждайки познатото усещане на оформлението на Windows Explorer на компютри. Тя включва функции, с които повечето потребители са удобни, като копиране и споделяне на файлове с обикновена десен бутон и функционалност за плъзгане и пускане. Имитирането на познатия потребителски интерфейс на Windows намалява разходите и тежестта на обучението на служителите да използват M-Files, което улеснява бързото стартиране и стартиране, след като софтуерът се внедри.
Потребителите на Mac ще видят много кросоувър с интерфейса на M-Files от Mac Finder. Една от основните разлики обаче е, че тя не изисква един и същ тип категоризация на папки. Вместо това документите включват мета-маркери. Тези мета-маркери могат да бъдат използвани за лесното търсене и намиране на конкретни документи.
След като инсталирате тази платформа, M-Files се появява като допълнително устройство на вашия компютър. Както всяко друго устройство, потребителите могат да влачат и пускат файлове в M-Files. Потребителите могат също така да имат достъп до документи, съхранявани в M-Files, и да ги копират на всяко друго устройство, създавайки локални копия, ако е необходимо. Потребителите могат също така да създават и записват документи от всяка друга програма директно в M-Files, точно както биха направили при всяко друго устройство.
Характеристика
M-Files работи в тандем с вашия скенер. Той изследва сканираните документи с оптично разпознаване на символи (OCR), което автоматизира процеса на метатаг и категоризира сканираните файлове за вас. Потребителите могат да добавят допълнителни метатагове ръчно, ако е необходимо. Процесът на автоматизация е особено полезен за бизнеса, който преминава от хартиен архив в цифров, тъй като бързо превежда хиляди хартиени документи в организиран дигитален шкаф без много човешки усилия. След като документите са сортирани по функцията OCR на M-Files и се съхраняват в платформата, те могат да се търсят. M-Files има вградена търсачка, така че като включите няколко ключови думи, можете да намерите дори сканирани документи.
Функциите за автоматизация на работния процес, включително известия за преглед и одобрение за договори, стандартни оперативни процедури и автоматизация на категоризацията на файлове, могат да бъдат програмирани в системата, за да поддържате безпроблемно функционирането на вашия офис. Чрез рационализиране на работните процеси, това приложение за управление на документи помага на служителите да бъдат фокусирани върху задачи от по-висок ред, подобрявайки ефективността и производителността, особено по време на големи проекти за миграция на документи.
Версията е друга изключително полезна функция на софтуера. Версията поддържа архив на историята на всеки документ, включително кога е бил последно отворен, кой го е отворил и какви промени са направени. Функцията за версиране прави воденето на раздели на развиващите се документи много по-лесно, често предоставя история на документите, която се простира чак до момента на създаване на документа.
Платформата предлага функция за разрешения, която позволява на администраторите да задават различни нива на достъп за определени потребители. Например, мениджърите в отдела за човешки ресурси може да изискват достъп до всеки трудов договор, докато типичният служител не би. M-Files предлага набор от разрешения, които позволяват на администраторите да адаптират достъпа и възможността за редактиране, за да отговарят на специфичната роля на всеки служител в организацията. Можете също така да дадете на определени потребители, като например мениджър или изпълнителен директор, приоритет пред други, като служители от входно ниво, с функция за разрешения на M-Files.
Потребителите могат да посочат определени файлове за офлайн употреба, ако предполагат, че те ще бъдат без достъп до интернет. Файловете могат да бъдат определени за офлайн употреба по проект, тип файл или клиент. След като файловете бъдат определени, те са достъпни на лаптоп или мобилно устройство на потребителя. Всички промени, които се правят, докато потребителят е офлайн, автоматично се синхронизират между всички потребители, след като се възстанови достъпът до мрежата.
Споделянето на файлове с колеги, клиенти и съответните трети страни също се извършва лесно и безпроблемно директно в интерфейса на M-Files, намалявайки необходимостта от изпращане на прикачени файлове при всяко актуализиране на документ. M-Files също се интегрира с Microsoft Outlook, което позволява на потребителите просто да прехвърлят прикачени файлове директно към устройството на M-Files.
Ценообразуване
Цената на M-Files се основава на нуждите на вашия бизнес, колко потребители планирате да добавите към системата и ако отидете с локална система, облачна система или хибрид.
Въпреки че M-Files е добра система за малки и средни предприятия, особено за онези, които очакват да се увеличат в близко бъдеще, представителите ни казаха, че минималната цена започва от около 1000 долара. Този ценови дял вероятно го прави по-добър залог за фирмени предприятия, въпреки че има много функции, които се предлагат заедно с M-Files за парите.
За щастие можете да изтеглите пробна версия на приложението, за да видите дали M-Files е подходящ за вашата компания, преди да се ангажирате с покупката.
Обслужване на клиенти
Нашите взаимодействия с представители на обслужването на клиенти бяха положителни. Те дадоха знаещи и директни отговори на нашите въпроси и бяха прозрачни относно ценообразуването. Когато описахме мащаба на нашия хипотетичен малък бизнес и бюджет, те бяха честни в оценката си, че тяхната програма може да не отговаря на нашия бюджет, но все пак ни помагаха и с удоволствие демонстрираха продукта за нас.
Можете да стигнете до представители по телефон, имейл и чат на живо. В допълнение към тези канали за поддръжка на клиенти, M-Files хоства цялостна база от знания, допълнена с информационни листове, често задавани въпроси и ръководства. Сайтът също така е домакин на форум на общността, където можете да задавате на други потребители въпроси и решения.
Ограничения
M-Files е хибрид за съхранение в облак и локално съхранение, което означава, че можете да получите достъп до документите си от почти всяко свързано с интернет устройство чрез браузър. Все пак трябва да инсталирате софтуер и да предоставите разрешение на устройството (и други приложения), за да разпознаете M-файловете като място, в което можете да запазвате документи.
Въпреки че интерфейсът изглежда познат, някои аспекти, като например, че папките не са необходими, могат да отхвърлят някои потребители.
Друг аспект на софтуера, който ще има лека крива на обучение е, че M-Files катализира няколко метатагове на документ, за да го категоризира. За да улесните намирането на документа с търсачката на M-Files, вие и вашите служители ще трябва да добавите свои собствени специализирани маркери, особено ако бизнесът ви се занимава с голям обем документи. Този начин на подаване може да отнеме малко навик за тези, които са свикнали с традиционните методи за организиране на цифрови документи.
Готови ли сте да изберете система за управление на документи? Ето разбивка на пълното ни покритие:
- Системи за управление на документи: Ръководство за купувача
- Най-добър софтуер и системи за управление на документи 2019
- Най-добра система за управление на документи с ниска цена
- Най-добра система за управление на документи за малкия бизнес
- Най-добра система за управление на документи за сътрудничество
Допълнително отчитане от Чад Брукс и Андреас Ривера.
