Избор на правилния счетоводен софтуер за вашите нужди

Един от вашите основни приоритети като собственик на малък бизнес е да следите внимателно парите, които внасяте и плащате, поради което е изключително важно да имате подходящ счетоводен софтуер. Имате нужда от програма, която ви помага да изпълнявате ежедневните си счетоводни задачи - записване на плащания, проследяване на разходите, фактуриране на клиенти и съгласуване на транзакции - и ви дава представа за финансовото състояние на вашия бизнес, като ви позволява да генерирате отчети, които ви помагат да анализирате резултатите на вашия бизнес от множество ъгли,

Но изборът на най-добрия счетоводен софтуер за вашия бизнес е предизвикателство. Всяка програма включва различен набор от функции и повечето предлагат многобройни планове за ценообразуване, които могат да се избират, които също варират в зависимост от функция, брой потребители или други фактори. Ето три елемента, които трябва да имате предвид при избора на счетоводен софтуер за вашия бизнес:

1. Разходи. Бихте ли предпочели евтин, основен счетоводен софтуер или приложение, което струва повече, но включва допълнителни функции?
2. Ползваемост. Колко потребители трябва да имат достъп до софтуера? Предпочитате облачна система, до която имате достъп навсякъде или настолен софтуер? Имате ли нужда от него, за да имате мобилно приложение? Какви възможности се нуждаете от приложението?
3. Характеристика. За какво ви е необходим счетоводният софтуер? Имате ли нужда както от вземания за вземания, така и от дължими инструменти? Кои отчети ви трябват за генериране? Имате ли нужда от него за проследяване на инвентара? Имате ли нужда от включване на допълнителни услуги, като проследяване на времето, управление на проекти и заплати?

Ако вече знаете от какво се нуждаете и искате да видите само нашите препоръки за най-добрия счетоводен софтуер, посетете нашата страница с най-добри снимки.

Колко струва счетоводният софтуер?

Счетоводният софтуер варира в цената, в зависимост от включените функции, броя на поддържаните потребители и други такива фактори. Много от най-добрите компании за счетоводен софтуер предлагат облачен софтуер като услуга, а не софтуерни лицензи, така че те таксуват месечна абонаментна такса.

Обикновено можете да избирате от множество планове, като платените пакети обикновено варират от 10 до 60 долара на месец, въпреки че програмите от висок клас могат да струват много повече. Ако сте готови да плащате за софтуера годишно, а не месечно, често се предлагат отстъпки.

По-скъпите планове често включват разширени функции като проследяване на разходите и продажбите, повтарящи се фактури, проследяване на проекти и фактуриране, автоматични напомняния за изплащане на задължения, екипни функции, разширени възможности за отчитане, проследяване на инвентара и поръчка за покупки. Много компании за счетоводен софтуер предлагат интеграции, за да увеличат възможностите на софтуера или да го свържат с други бизнес програми, понякога срещу допълнително заплащане.

Няколко компании предлагат безплатна версия на своя счетоводен софтуер, макар че те обикновено имат или основни функции, или ограничават броя на потребителите, клиентите или транзакциите. Някои безплатни доставчици на счетоводен софтуер печелят парите си от платените услуги за добавяне, които предлагат. Тези програми са полезни, ако бизнесът ви е много малък или искате да вземете софтуера за по-дълъг тестов период, отколкото позволява пробният период.

Какви фактори за използваемост трябва да търсите в счетоводния софтуер?

За да намерите най-добрия счетоводен софтуер за вашия бизнес, трябва да решите как и къде искате да го използвате и дали някой друг ще използва системата. Ето някои фактори, които трябва да вземете предвид:

Достъп за много потребители

Повечето счетоводни програми ви позволяват да каните други потребители в системата и да контролирате данните, които могат да видят, и задачите, до които имат достъп. Например, може да пожелаете да предоставите пълен достъп на вашия бизнес партньор и счетоводител, като същевременно само да разрешите на служителите си да използват системата, за да проследяват времето си и да фактурират клиентите си. Някои системи ви позволяват да каните множество потребители без допълнителни разходи; други предоставят безплатен достъп до счетоводителя, но изискват да се абонирате за план с по-високи цени или да доплатите, ако искате да добавите други потребители към системата.

Поддръжка за много бизнес

Ако притежавате повече от един бизнес, може да искате счетоводен софтуер, който поддържа множество малки предприятия под един акаунт без допълнителни разходи. В противен случай ще плащате допълнително за създаване на отделни акаунти за всяко предприятие.

Облачен софтуер и мобилен достъп

Повечето от най-добрите счетоводни системи са базирани в облак, така че можете да имате достъп до акаунта си по всяко време и от всеки компютър с достъп до интернет, което ви помага да управлявате бизнеса си от разстояние, независимо дали сте вкъщи или на почивка.

Много от тях предлагат и мобилни приложения, които да ви помогнат да наблюдавате ключова информация и да изпълнявате основни задачи в движение. Някои предлагат отделни приложения за служители, които имат ограничени функции, като проследяване на времето и подаване на разписки за разходи.

Възможностите за мобилно приложение варират, така че ако това е важна функция за вас, ще искате да се уверите, че има функционалността, от която се нуждаете. Също така ще искате да гарантирате, че работи на предпочитаната от вас платформа, тъй като някои са съвместими само с iOS, а други могат да се използват със смарт часовници в допълнение към телефони и таблети.

Кои счетоводни функции се нуждаете?

Счетоводният софтуер предлага много функции и инструменти, които да ви помогнат да управлявате финансите си. Той трябва да удовлетвори нуждите на вашия бизнес, като го прави лесен за изпълнение на рутинни счетоводни задачи. Той също така трябва да ви помогне да видите голямата картина на представянето на вашия бизнес.

Много собственици на фирми, с които говорихме, казаха, че лекотата на използване и функциите за пестене на време са първите две неща, които търсят в дадена програма. Ето някои от функциите, които счетоводният софтуер трябва да ви помогне да спестите време и да управлявате по-добре финансите си:

Основни счетоводни функции

Повечето малки фирми могат да се справят със счетоводен софтуер, който предлага основни функции като фактуриране (както по електронна поща, така и по електронна поща), проследяване на приходите и разходите, генериране на финансови отчети и управление на клиентите. Ако обаче вашият бизнес продава повече от няколко продукта, вие също така искате софтуерът да проследява инвентара си, да управлява доставчици и да ви съдейства при поръчката за покупка. Ако вашият бизнес предоставя услуги, искате програма, която улеснява проследяването на часа и фактурирането на часове, подлежащи на плащане.

Автоматизация на времето

Някои счетоводен софтуер могат да бъдат настроени за автоматично изпращане на повтарящи се фактури и изплатени известия, спестявайки ви време при задачите за фактуриране и вземане на сметки. Други могат да ви спестят време за съгласуване на вашите акаунти, като предлагат съвпадения на транзакции. Ако вашият бизнес предоставя на клиентите оферти или прогнози, потърсете програма, която преобразува тези документи във фактури само с няколко кликвания. Ако носите инвентар, потърсете система, която пренарежда продуктите, като автоматично създава поръчки за покупки, когато артикулите паднат под зададения праг.

Данъчна подготовка

Улеснете живота си (и живота на вашия счетоводител) с помощта на счетоводен софтуер, който ви помага при вашите данъци с функции като автоматични данъчни изчисления, множество данъчни ставки и данъчно отчитане. Трябва също така да можете да дадете на своя счетоводител достъп до съответните данни в системата или лесно да им изпратите всички необходими данни и файлове.

Услуги за добавки

Добавките за счетоводен софтуер, като обработка на плащания и услуги за заплати, улесняват приемането на плащания по фактури онлайн и плащането на служителите. Въпреки че тези услуги обикновено струват допълнително, те са удобни за използване и разходите могат да бъдат сравними с тези, които бихте плащали другаде.

Интеграция на трети страни

Счетоводният софтуер може да улесни управлението на вашия бизнес чрез интегриране с програмите и услугите, които вече използвате, автоматично споделяне на данни между системите в реално време. Популярните интеграции включват POS системи, обработка на плащания, разширено управление на инвентара, електронна търговия, ERP, CRM, маркетинг по имейл и приложения на Google.

Въпрос за задаване при оценка на софтуер за счетоводство

Когато сте стеснили избора си до първите две или три опции, регистрирайте се за безплатните опити, за да можете сами да видите дали счетоводният софтуер има нужните ви функции, лесен е за използване и ви спестява време. Обадете се на софтуерните компании, за да се почувствате за обслужването на клиентите си, за да можете да се чувствате уверени, че ще получите необходимата подкрепа, ако изпитате проблем с програмата.

Ето списък с въпроси, които можете да зададете, когато се обадите, за да ви помогнем да изберете подходящия счетоводен софтуер за вашия бизнес:

• Вашият софтуер подходящ ли е за моята индустрия?
• Предлагате ли персонализирани решения, които да отговарят на нуждите на моя бизнес?
• Колко служители и клиенти могат да се настанят във вашия софтуер?
• Как софтуерът ви може да ми помогне да спазвам GAAP, данъчните закони и финансовите разпоредби?
• Как се архивират данните ми? Може ли достъпът да бъде възстановен веднага след прекъсване?
• Какви мерки за сигурност имате на разположение, за да запазите данните на моя бизнес и на клиентите си?
• Каква е общата цена? Има ли такси за настройка или облачно съхранение?
• Какви видове техническа поддръжка и обслужване на клиентите предоставяте? (Например доставчикът предлага ли предпочитаната от вас форма за контакт, като телефон или чат на живо?)

Готови ли сте да изберете софтуерно решение за счетоводство? Ето разбивка на пълното ни покритие:

• Най-добрият софтуер за счетоводство за малък бизнес 2019
• Най-добър софтуер за счетоводство за малък бизнес
• Най-добрият софтуер за счетоводство за Mac
• Най-добрият софтуер за счетоводство за наистина малки предприятия
• Най-добрият софтуер за фактуриране за малък бизнес
• Най-добрият безплатен софтуер за счетоводство за малък бизнес