Какво представляват данъците върху заплатите?

Осигуряването на заплащане на служителите Ви навреме и точно е важен ключ за мотивирането им. За да се случи това, трябва да се уверите, че всичките ви данни са изпъстрени и кръстосани, когато се изпълнява всеки ведомост за заплати.

Ключов компонент за изясняване точно колко служители трябва да получават в заплатите си всеки период на заплащане е правилното определяне на колко пари трябва да се удържат за такива неща като държавен и федерален данък върху доходите, обезщетения и данъци върху заплатите.

Като собственик на бизнес е изключително важно да имате пълно разбиране на всеки компонент на задръжките на вашия служител. Въпреки че знаете за какво са удържаните обезщетения, може да не сте толкова ясни за целите на данъците върху заплатите. Разбирането какво представляват данъците върху заплатите, как работят и последствията от неплащането им може да ви помогне да предприемете правилните стъпки за по-добро управление на бизнеса си.

Забележка на редактора: Търсите информация за системите за заплати? Използвайте въпросника по-долу и нашите партньори на доставчици ще се свържат с вас с необходимата информация:

купувачка джаджа

"Данъците върху заплатите са оценки за компенсации на служителите, които правителството събира от работодателя", казва Майкъл Лоу, сертифициран публичен счетоводител на Canopy.

Данъците върху заплатите са установени в началото на 40-те години като начин правителството да финансира определени социални програми. Вместо директно да облагат служители, които могат или не могат да плащат данъците си навреме, правителството реши да накара работодателите да удържат определени суми от заплатите на служителите.

„Обосновката е, че работодателите са по-лесни цели за събиране поради по-дълбоки ресурси, отколкото милиони несъответстващи данъкоплатци“, казва Антъни Родител, собственик на данъчното законодателство и фирмата за данъчни услуги Parent & Parent LLP.

Това означава, че собствениците на малък бизнес са отговорни за удържане на съответните данъци от заплатите на своите служители. Собствениците на фирми могат да се справят самостоятелно с този процес, да получат помощта на данъчен специалист или да наемат услуга за заплащане, за да се справят с всичките си задължения за данъци и данъци.

[Търсите помощ за данъците си върху заплатите? Вижте нашите избор за най-добрите услуги за заплати.]

Данъците върху заплатите се състоят от две основни части. Има частта от заплатата на служителя, която се задържа от работодателя, както и вноските, които работодателят трябва да направи.

Законът каза, че тези плащания се използват за заплащане на няколко програми, включително социално осигуряване и Medicare. Данъците за заплати включват и данъци върху дохода.

"Държавите и някои населени места също имат данъци върху заплатите и често включват такива неща като държавна застраховка за инвалидност", каза Лоу. „Ако някой от вашите служители спечели над 200 000 долара, има допълнително удържане на Medicare Surtax върху тях.“

В допълнение към удържането на данъци от заплатата на служителите, работодателите трябва да съответстват на вноските за социално осигуряване и Medicare и да издават други плащания като държавни и федерални данъци за безработица.

Соня Мюнхен, основателка на The Payroll Gal, е консултант по данъчните заплати за малки фирми от повече от 20 години. Тя каза, че е важно собствениците на фирми да разберат точно за какво отговарят.

„Като работодател вие сте отговорни за… проследяването на времето, изчисляването на ведомостта за заплащане въз основа на данъчните сертификати на служителя и депозирането на чекова ведомост на седмична, двуседмична, полумесечна или месечна база“, каза тя.

Тъй като предприятията се насочват към 2019 г., има няколко нови проблема с данъка върху заплатите, с които трябва да знаете. Що се отнася до данъците за социално осигуряване, хората с високи доходи ще виждат по-голяма част от заплатата си, удържана за социално осигуряване. По-рано данъкът върху социалното осигуряване беше прилаган само за първите 128 400 долара от заплатата на служителя. През 2019 г. тази сума се увеличава до 132 900 долара.

Според Дружеството за управление на човешките ресурси облагаемата граница на заплатите за социално осигуряване обикновено се повишава всяка година въз основа на увеличения на националната средна работна заплата.

Законът казва колко често правите плащания на данъци върху заплатите обикновено зависи от размера на вашия бизнес, колко често управлявате ведомостта и вида на работодателя.

„Домакинските работодатели с малки заплати имат най-облекчените изисквания за депозит с годишни депозити“, каза закон. „Онези с по-големи заплати трябва да правят депозити като месечни или полуседмични.“

Според закона, предприятията, които не са достатъчно късметлии, за да бъдат хванати в федерално обявена зона за бедствия, може да намалят необходимите плащания за кратък период от време.

Докато сами попълването на данъци върху заплатите е възможно, това може да бъде сложно - особено когато става въпрос за проследяване на плащанията и задържане на правилната сума пари.

„Най-солидният, но основен съвет, който давам на собствениците на фирми, е да се сдобиете с компания за заплати и да получите навика да депозирате всичко, което ви кажат да депозирате“, каза Родител.

Има няколко начина да управлявате данъците върху заплатите на служителите и да гарантирате, че вашият бизнес е съвместим с IRS:

• Направете ги сами: Можете да попълните данъците за заплати за всеки служител във вашата компания. Този процес включва анализ на данъчната форма на всеки служител за W-4, изчисляване на надбавките, позоваване на таблици за доходи и извършване на основна аритметика, за да се удържат нужната сума пари. Имайте предвид, че ще трябва да изчислявате задържания данък върху държавата и федералния данък върху заплатите.
• Услуги за заплати: Услугите за заплати са компании за обработка на ведомости на трети страни, които управляват заплатите на служителите. Тези услуги се предлагат изцяло при спазване на данъчното облагане, обработката на заплатите и различни други функции. Тези компании правят пари на месечна такса или върху лихвата на парите, които събира за данъци върху заплатите. Ценообразуването на заплатите за услуги обикновено включва както фиксирана месечна такса, така и такса на служител. Базовите месечни разходи обикновено варират от $ 20 до $ 100 на месец, като таксите на един служител варират от $ 1 до 15 $.
• Работа с данъчен специалист: Освен че работите с услуга за заплащане, можете да работите и с данъчен специалист. Мюнхен например работи с бизнеса за решаване на проблеми с заплатите. Можете също така да говорите със счетоводител относно попълването на данъците за заплати, въпреки че може да ви насочат към услуга за заплати.

Ако инвестирате в услуга или работите с данъчен професионалист, а не сами да се грижите за данъците върху заплатите, можете да отделите по-малко време за работа върху бизнес операции и повече време за справяне с важни проекти и проблеми във вашия бизнес.

Уверете се, че вашите данъци върху заплатите се плащат на правилните агенции и навреме не е задача собствениците на малкия бизнес трябва да поемат леко. Ако не извършите плащанията си навреме, можете да се сблъскате с огромни глоби, да видите как бизнесът ви се изключва и е възможно да бъдете принудени да прекарвате време зад решетките.

Законът казва, че всички пари, които вие удържате от заплатите на служителя си за данъци върху заплатите, технически принадлежат на правителството.

„Имате доверителен дълг да прехвърлите тези средства на съответната правителствена агенция“, каза закон. „Не сте обезщетени за доверителните отношения, но сте наказани, ако не платите над дължимата сума в размер на 100 процента от сумата, която е трябвало да бъде платена.“

Ако не плащате правилните данъци за заплати или изпращате плащания по-късно от предвиденото, вероятно ще бъдете посетени от IRS.

"Ако изоставите в плащането на данъците върху заплатите, ще получите известия за IRS и евентуално лично посещение от IRS", каза закон. „Непрекъснатото неизплащане на данъците за заплати ще доведе до спиране на бизнеса ви и до евентуално затвор.“

Родител каза, че IRS може да стане агресивен, когато става дума за пропуснати данъци върху заплатите. Структурата на данъците върху заплатите означава, че когато дадена компания не задържи правилната сума пари, правителството може да пропусне много финансиране. Това означава, че служителите на IRS ще бъдат актуални дали плащате своя дял от данъци.

„Служител по приходите вероятно ще бъде назначен и ще извърши внимателен и личен преглед на вашите дела“, каза Родител. „Много хора, включително и аз, мислят, че пропускането на депозитите на заплати, за да се свържат краищата, е наистина сделка с дявола“.

Данъците върху заплатите са важна част от вашия бизнес. Въпреки че може да е лесно да се съсредоточите върху ежедневните си операции и да забравите за организационните аспекти на високо ниво, данъците върху заплатите са нещо, което вашият бизнес трябва да допринесе. Трябва да помислите или за партньорство с услуга за заплащане, или за работа с данъчен специалист, за да защитите бизнеса си от IRS.