Нашите изследвания и анализи на системи за управление на документи през 2019 г. ни водят да препоръчаме FileHold Express като най-добрата система за управление на документи за малкия бизнес. Избрахме FileHold от десетките системи за управление на документи, които разгледахме. За да видите как сме оценили тези решения и изчерпателен списък на системите за управление на документи, посетете нашата страница с най-добри снимки.
Защо FileHold Express?
Малките предприятия нямат време да внедряват труден софтуер или да се справят с неудобни режими на обучение. В допълнение, разходите са грижа за много малки предприятия. Що се отнася до софтуера за управление на документи, лесната употреба и управляемата ценова точка са основни нужди за слаб бизнес. Ето защо избрахме FileHold Express за най-добрата ни система за управление на документи за малкия бизнес.
FileHold Express предлага интуитивен интерфейс, който имитира познатата структура на архивиране на Windows, което улеснява служителите бързо да научат софтуера без интензивно обучение. Има и 10-дневна, пълнофункционална безплатна пробна версия на софтуера, така че вие и вашите служители да можете да оцените приложението и да се убедите сами как работи и колко съвместима ще бъде тя с вашия малък бизнес, преди да го закупите. Безплатният пробен период не изисква от вас да предоставяте информация за кредитната карта и автоматично се прекратява, след като изтече пробният период.
Бележка на редактора: Търсите система за управление на документи за вашия бизнес? За да ви помогнем да изберете този, който е подходящ за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашия сестрински сайт BuyerZone да ви предоставя информация от различни доставчици безплатно:
купувачка джаджа
Лесно използване
Една от най-силните точки на FileHold Express е неговата лекота на използване. За повечето потребители е лесно да станат и да работят, защото интерфейсът е подреден по подобие на програми, към които вероятно вече са свикнали. Структурата на подаване се базира на същата система, използвана от Windows, което води до дърво от шкафове, чекмеджета, папки и подпапки, които са сгъваеми и лесно се движат между тях. Отнема кратко време, за да свикнете със софтуера, което прави ненужни или скъпи обучителни пакети ненужни.
Това дърво на папки поддържа нещата организирани в потребителския интерфейс. Много системи за управление на документи бързо се затрупват с екрани и изскачащи прозорци, но FileHold Express запазва фокуса върху библиотеката с документи. Библиотеката ви се показва отляво на потребителския интерфейс. Това централно табло е мястото, където се извършват всички ваши дейности по управление на документи, включително архивиране, търсене и преглед на вашите документи. Това прави навигацията лесна, изисква няколко кликвания и елиминира необходимостта от превключване между няколко екрана.
Разположена в горната част на библиотеката е папка MyFileHold, която съдържа шкафове и чекмеджета за най-често използваните документи, известия и сигнали, наскоро достъпни документи и наскоро добавени документи. Тази функция предлага начин за бърз достъп до документи, които са често необходими или наскоро са достъпни или редактирани.
Можете да подавате документи в системата по множество начини. Можете да плъзгате и пускате вече запазени файлове на вашия компютър или мрежа. Друга възможност е сканирането на документи директно в системата. Интеграцията на Microsoft Office ви позволява да добавяте документи, над които работите в Word, Excel, Outlook или PowerPoint с едно натискане на бутон.
След като влязат в системата, потребителите дефинират атрибутите на метаданни на документа и избират мястото, където трябва да бъдат подадени. FileHold предлага много атрибути, които да добавите към файл, което улеснява намирането с помощта на функцията за търсене. Например, атрибутите за фактури могат да включват клиента, за който е фактурата, и датата, на която тя трябва да бъде платена, докато брошурата може да има свойства като кой я е създал и кога е била добавена в системата.
FileHold предлага няколко лесни начина за бързо намиране на документи. Най-лесният вариант е да въведете ключови думи или фрази, свързани с въпросния документ, в основната лента за търсене, която е подобна на лентата за търсене на Google. Това търси цялата библиотека от файлове. Въпреки това, вместо да връща само документи с точната формулировка, която сте търсили, тази опция връща резултати, които включват синоними, произтичащи думи и думи, тясно свързани с оригиналните ви думи за търсене. Когато резултатите се върнат, можете да щракнете върху файл и полето за визуализация подчертава думите, които сте търсили, така че можете бързо да видите дали това е документът, от който се нуждаете.
Можете също така да провеждате разширени търсения, които ви позволяват да търсите файлове въз основа на атрибути на метаданни, което е особено полезно, ако поддържате подробна политика за метаданни в системата.
Характеристика
Функциите на FileHold Express работят безпроблемно, без да усложняват системата или да объркват потребителите.
Вградената търсачка прави навигацията до конкретни документи бърза и лесна. Функцията за търсене позволява на потребителите да търсят или име на файл, метаданни или и двете. Потребителите могат да търсят архиви на документи или да ги изключат от търсенето, ако само заявяват активни документи. Освен това можете да персонализирате търсенето си така, че да включва всички версии на документи или само най-новата версия.
За екипи, които работят върху документи, FileHold Express предлага редица удобни функции. Инструментите включват функция за регистрация и качване, която блокира повече от един човек да работи над един и същ документ едновременно. Можете също така да зададете сигнали, които автоматично уведомяват колегите, когато са налични документи (проверени) и недостъпни (проверени) или когато са направени промени във файловете. Софтуерът записва дневник на всеки, който има достъп до всеки файл и когато го направи, и работниците могат да преглеждат предишни версии на документите, след като са направени промени.
Системата разполага със здрава система за разрешения, която позволява на администраторите да ограничават достъпа на потребителите само до документите, които се отнасят за тях в техните работни роли. Има 11 роли за сигурност, които можете да зададете за документи и всяка роля варира в зависимост от това какво може да има достъп или промяна на системата в системата. В единия край на спектъра има състояние само за четене, а в другия край можете да предоставите достъп на системния администратор. Също така могат да бъдат създадени персонализирани настройки за разрешения за всеки шкаф, чекмедже, папка и дори отделни файлове.
Други стандартни функции включват календар, който следи незавършените задачи, опцията за практически свързване на файлове в системата и сканиране на софтуер с оптично разпознаване на символи (OCR), който автоматично преобразува текста върху набрани хартиени документи в редактируеми и за търсене данни.
FileHold Express предлага първокласни функции на допълнителна цена, включително възможности за работа, възможност за създаване на акаунти за гости за потребители само за четене и функционалност на електронния подпис.
Ценообразуване
Точната цена на FileHold Express за лиценз варира в зависимост от размера на вашата организация и обхвата на вашите нужди. Въпреки това, моделът на ценообразуване на компанията предлага на клиентите няколко начина на плащане, включително методи, предназначени да приспособят малкия бизнес. Една от опциите е 24-месечно безлихвено финансиране (или повече в зависимост от броя на потребителите, от които се нуждаете) и опция за месечен абонамент за компании със седем или повече потребители.
FileHold Express също може да бъде закупен с обикновено еднократно плащане на лиценз. Продължаващите актуализации на софтуера и техническата поддръжка изискват годишна такса за подновяване на абонамента в размер на 20 процента от първоначалните разходи за лицензиране всяка година след първата година на услугата.
FileHold Express е предназначен за между пет и 20 потребители, което е средният кръг от потребители за много малки и растящи бизнеси. Ако планирате да увеличите мащаба си в близко бъдеще, лицензите на FileHold Express могат лесно да бъдат превърнати в лицензи на FileHold Enterprise, което означава, че сте сигурни да започнете с Express и след това да надстроите, ако е необходимо, без скъп или труден преход към съвсем различен платформа.
Обслужване на клиенти
Бяхме много доволни от обслужването на клиентите, което получихме от FileHold. Предпочитаният начин да се достигне до поддръжка обаче е чрез имейл, който може да бъде малка пречка. Отговорът по имейл обаче беше бърз въз основа на нашия опит. Представителят на FileHold отговори подробно на всички наши въпроси, с връзки към уебсайта с допълнителна информация.
След като системата ви е работеща, можете да се свържете с екипа за поддръжка на FileHold по имейл или чрез подаване на онлайн билет за помощ. За съжаление телефонната услуга не е опция. На уебсайта на компанията има и обширни ресурси, включително серия от ръководства за потребители. В допълнение, софтуерът включва вграден достъп до помощни водачи.
Ограничения
FileHold Express е наличен както в облачна, така и в локална версия, но облачната версия изисква хост на трета страна. Това означава, че FileHold не е организацията, която съхранява и управлява вашите данни, така че трябва да се доверите на избраната от вас или FileHold трета страна по време на процеса на настройка. Ако изберете локално решение, имате нужда от собствен сървър и ИТ експерт, за да го поддържате, което може да доведе до допълнителни разходи, които са прекомерни за много малки предприятия.
Друг възможен недостатък е, че поддръжката на клиентите е достъпна само по имейл и онлайн. Въпреки че получихме изключително бърз отговор при изпращане по имейла, някои фирми може да бъдат изключени, като не могат да се обадят за помощ.
Също така е важно да се отбележи, че локалната система не е съвместима с компютри с Mac. Ако офисът ви е базиран на Mac, ще ви е необходима облачната версия на уеб браузъра. За локално решение за Macs трябва да разгледате друго приложение.
Готови ли сте да изберете система за управление на документи? Ето разбивка на пълното ни покритие:
- Системи за управление на документи: Ръководство за купувача
- Най-добър софтуер и системи за управление на документи 2019
- Най-добра система за управление на документи с ниска цена
- Най-добра цялостна система за управление на документи
- Най-добра система за управление на документи за сътрудничество
Допълнително отчитане от Чад Брукс и Андреас Ривера
