Какво да включите в политиката си за отказ на служителя

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Имате ли служител, който непрекъснато вика „болен“или взема прекалено големи почивки? Макар че много отсъствия на служители са законни, повтарящите се извънсрочни отсъствия могат наистина да нарушат бизнеса - особено ако служителят се отплаща.

Първият ви инстинкт може да бъде да дисциплинирате служителя, да ги обвинявате, че се възползват или дори заплашват да ги уволнят. Но ако тяхната причина за липсваща работа се окачестви като правно защитено отсъствие, можете да се приземите в гореща вода.

Tricia Meyer, основател и управляващ адвокат в закона на Meyer, отбеляза, че е важно работодателите да разберат федералните или щатските закони относно отпуска на служителите, така че да не създават незаконни политики или да отправят несправедливи искания на своите работници. Ето какво трябва да знаете за създаването на интелигентна политика за отпускане и справяне с отсъствия на служители.

Бележка на редактора: Търсите информация за системите за време и посещаемост? Използвайте въпросника по-долу и нашите партньори на доставчици ще се свържат с вас, за да ви предоставят необходимата информация:

купувачка джаджа

Какво да включите в своята политика

Независимо дали пишете първата си политика за изключване или актуализирате съществуващата, нашите източници препоръчват да включите няколко основни неща.

Работно време на служителите: Определете очакваното работно време и броя на отработените часове седмично, както и процедура за набиране / извеждане, за да сте сигурни, че служителите отговарят на тези изисквания.

Наличен платен и неплатен отпуск: Освен редовно платен отпуск (включително болнични дни, лични дни и почивни дни), списък на изплатените (или неплатени) отпуски, периоди на отпуски (напр. Злоупотреба или дежурство) и федерално защитени отсъствия като Закон за семейни и медицински отпуски (FMLA) и отпуск за инвалидност.

"Напишете ясно описание на това какво платен и неплатен отпуск е на разположение на служителите, включително кога и как те отговарят на условията за отпуск и колко отпуск натрупват всяка седмица, период на плащане, месец или година", каза Хайме Лизот, мениджър HR решения в ComplyRight, Процедура за обаждане : Каква е процедурата за повикване на болни или за уведомяване на компанията, когато служител няма да присъства? Трябва ли някой да бъде уведомен, ако служител ще закъснее? Служителите ли са отговорни за намирането на заместител за извънпланов отпуск?

„Не забравяйте да обясните правилата за искане на отпуск, включително всички срокове за заявка за ваканция и периоди на закъснение“, заяви Лизот пред Business News Daily.

Вашата политика трябва да бъде споделена между всички служители, надзорни органи и мениджъри. Освен това, ръководителите трябва да бъдат обучени как да го прилагат справедливо, според HRhero.

Последици за нарушения: Последната част от вашата политика трябва да посочи последствията, ако служителят не спазва правилата.

„Напишете стъпките, които ще бъдат предприети за различни нарушения, за да защитите бизнеса си от обвинения за фаворитизъм или дискриминация, “каза Лизот.

Да остане законосъобразен

Като работодател имате законово задължение да се отнасяте справедливо към служителите, когато става въпрос за вашите политики за отпуски. Изследвайте федералните закони като FMLA, Закона за американците с увреждания (ADA), Закона за унифицираните услуги за заетост и преназначаване (USERRA) и дял VII от Закона за гражданските права от 1964 г. Трябва също да се запознаете със законите за обезщетение на работниците в държавата ви според HRhero.

"Трябва да сте сигурни, че не порицавате или дори отказвате отсъствието на служител по някаква защитена причина", каза Лизот. „Освен това, уверете се, че се отнасяте към всеки служител еднакво, за да не се окажете с искане за дискриминация или неправомерно прекратяване.“

Винаги е най-добре да имате опит от адвокат, който да прегледа правилата ви, за да се увери, че няма проблем или език.

"Работодателите трябва да се консултират с професионалисти, за да гарантират, че спазват различни федерални и щатски закони по отношение на тяхната политика и прилагане на най-добрите практики", заяви Майер пред Business News Daily. „Политиката на работодателя трябва да бъде ясно написана и изпратена до всички служители за преглед / потвърждение.“

Проследяване и обработка на отсъствия на служители

Отсъствията на служителите са нещо повече от въпрос на спазване на изискванията и как се справяте с тях се отразява на фирмените разходи, рентабилността, културата, морала на служителите и други, каза Raj Narayanaswamy, съосновател и съизпълнителен директор на Replicon.

"Начинът, по който сте избрали да спазвате тези изисквания за отсъствие, може да има далеч ефект върху повече от вашия юридически отдел, така че отделете време, за да разберете напълно как се разгръща времето във вашата компания", каза той.

Лизот отбеляза, че работодателите могат лесно да проследяват отсъствията на служителите, като създават процес във фирмата си, в който редовно документират отсъствия, например с хартия, или намират електронно решение, което им позволява лесно да въвеждат отсъствия на служители, докато възникнат.

„Ако работодателят възнамерява да мащабира компанията, бих препоръчал да използвате софтуерен продукт на трета страна за проследяване, тъй като обикновено е по-малко административно натоварващ в сравнение с проследяването в електронна таблица, има по-малка вероятност да съдържа грешки и позволява на работодателя да гарантира по-лесно спазване на държавните и федералните закони, каза Майер.

Преди да се обърнете към служител относно хроничните отсъствия, е разумно да проведете вътрешен одит, за да разкриете корена на проблема, каза Лизот. Вашият служител избира ли да се обади без работа, защото се чувства стрес и притиснат и се нуждае от известно време, за да декомпресира? Те се обаждат поради семейна ситуация (например грижи за деца или застаряващи родители)? Заради собственото си поведение?

На следващо място, Lizotte каза да погледне отношението на вашата компания към непланираните отсъствия. Понасяте ли го, защото всеки има нужда от свободно време от време на време? Смятате ли, че е злоупотребяван, защото не знаете как да го управлявате по различен начин? Или се намръщи и служителите го знаят, но все пак се случва?

„Провеждайки този одит и отговаряйки на тези въпроси, вие ще бъдете в състояние да идентифицирате… [и] да разберете всички отсъстващи проблеми, които вашата компания може да има, и [след това] да приложите план“, каза Лизот.

Преди да предприемете някакви дисциплинарни мерки срещу служител, ние съветваме да се консултирате с HR специалист и / или адвокат, за да се уверите, че сте законосъобразни.