Ако вашият бизнес работи на система за фактуриране, може да сте запознати със закъснели плащания и може би дори с неплащане. Има много причини, поради които това се случва, от загубени сметки до неочаквани допълнителни разходи, които клиентът не би могъл да си позволи. Независимо от обстоятелствата обаче, неплатена фактура може да навреди на вашия бизнес. Трябва да действате, ако искате да получите парите си.
Според Грег Уолдорф, главен изпълнителен директор на приложение за фактуриране Invoice2go, искате да се справите с проблема напред, но това, че сте директни, не означава, че сте агресивни. Ако клиент или клиент не са платили сметката навреме, ето как да гарантирате, че не само получавате плащането си, но и поддържате добри отношения с клиента.
Никога не можете да гарантирате, че всеки отделен клиент ще плати сметка навреме, но има неща, които можете да направите, за да задържите закъснели или пропуснати плащания до минимум в бъдеще.
1. Обсъдете всички разходи и условия за плащане, преди да започнете проект
Поставянето на всичко на масата веднага поставя не само очакванията за плащания за вашия клиент, но и изгражда доверието, необходимо за силни, положителни отношения с клиентите, заяви Waldorf. Преди да се потопите в проект, уверете се, че клиентът ви е напълно запознат с предвидените разходи и се уверете, че ви е нужно време да отговорите на всички въпроси предварително.
"Тази яснота от самото начало ще спомогне за засилване на доверието на клиентите и ангажираността им да плащат пълната сума", каза Уолдорф. „Ако нещо се промени по пътя, предупреждавайте клиентите си в реално време, така че няма изненади.“
Трябва също така да създадете система, която е подкрепена от политика или условия на обслужване. Например, ако не платите в рамките на пет дни, получавате предупреждение; 10 дни, получавате закъсняла такса; 20 дни губите услуга, предложи Бен Джордано, собственик и основател на FreshySites.
Бележка на редактора: Търсите агенция за събиране за вашия бизнес? Ако търсите информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да разполагате със сестринския ни сайт BuyerZone, който да ви предоставя безплатно информация от различни доставчици:
купувачка джаджа
2. Законопроект за работа предварително
Ако смятате, че е твърде рисковано да използвате система за фактури, поискайте пълно плащане, преди да започнете работа. Мат О'Флин, съсобственик на агенция Gilded, заяви, че единственият начин за смекчаване на неплащанията е да се фактурират за предходната работа.
Някои потребители могат да бъдат предпазливи при подаване на плащания преди получаване на работа - това е двупосочна улица. За да осигурите известно успокоение, насърчете ги да прочетат препоръки или да се свържат с предишни клиенти.
"Ако имате безпроблемен опит и се грижите постоянно за клиентите във времето, ще печелите повече и повече право да приемате плащане преди работа", каза Джордано. „Когато някой поставя под въпрос нашата политика, аз им казвам да се обадят на всеки от нашите клиенти, всеки ден, по всяко време и да попитам за нашата репутация и почтеност като организация.“
Можете също така да начислите депозит, преди да започнете каквато и да било работа, като изключите клиенти, които не изглеждат добре. Това често се вижда от самото начало; ако има проблем с авансовите плащания, вероятно има проблеми с бъдещи фактури.
„Ако клиент откаже да плати депозит, веднага знам да не работя с този клиент, дори и да те умолява по-късно“, каза О'Флин.
3. Изпратете фактури веднага
С толкова много задачи в чинията си като собственик на малък бизнес, може да бъде лесно да загубите следа от фактура на клиента. Можете дори да забравите да изпратите такъв на първо място, а ако отидете след клиент за плащане на сметка, която никога не сте изпратили, само ще навреди на репутацията ви. Waldorf посъветва да изпратите фактурата си веднага щом работата е завършена - и да останете отгоре, докато не бъде затворена - за да не изоставате.
4. Бъдете настойчиви с късните клиенти
Ако клиент не отговаря на електронни кореспонденции относно сметката си, обадете им се - и продължавайте да се обаждате всеки ден, докато не плати.
"Не бъдете агресивни; просто не спирайте да питате", каза Хънтър Хофман, ръководител на американските комуникации за малък бизнес застраховател Hiscox. "Подчертайте, че искате да уредите сметките, за да можете да се съсредоточите върху по-важните неща. Ще им стане много по-лесно да ви плащат, отколкото да продължите да избягвате обажданията си и да извинявате."
Какво става, ако клиентите не плащат?
Приветливото напомняне, че сметката за клиента е просрочена, е първата стъпка в събирането на плащането ви. През повечето време закъснялото плащане беше честна грешка и получаването на това първо проследяване ще накара клиента да плати възможно най-скоро. Валдорф отбеляза, че темата за парите не винаги е лесна за решаване, така че може да искате да се облекчите в темата.
„Използвайте възможност да се регистрирате за удовлетвореността на клиента от вашите услуги и след това обсъдете всички фактури за приближаващи се или просрочени задължения“, каза Уолдорф.
В някои случаи клиентите ще се опитат да забавят плащането, като казват, че са загубили сметката или че трябва да съгласуват своите записи, за да намерят правилната сума за плащане, каза Хофман. В такъв случай Хофман посъветва да изпрати актуализирана фактура веднага - дори и да знаете, че клиентът има оригинала - да отнеме това извинение.
Ако вашият клиент все още не плаща, бъдете отворени да изслушате причините им. Джордано предложи да зададете въпроси относно тяхното удовлетворение от работата ви, финансовите им сложности и всичко, което може да допринесе за отказа им да плащат.
"След като разберете защо те отказват да плащат, можете да работите за решение с клиента / клиента", каза Джордано. „Имайте предвид, че всеки е просто човек и рядко някой наистина е навреден да нарани другия - повечето хора са логични и готови да работят за решение, ако им предоставите възможност да го направят.“
Когато клиент, който не плаща, игнорира имейлите ви и се обажда по фактурата, изискайте плащане малко по-твърдо. Сервизните фирми, които работят постоянно с клиента, са в най-добрата позиция да поставят ултиматум, каза Хофман.
"Определете конкретен срок, когато услугата ще бъде прекъсната, за да запалите огън под тях", каза Хофман пред Business News Daily. „Удивително е колко бързо могат да разберат как да плащат, когато осъзнаят колко трудно ще бъде да замените услугата си след няколко дни.“
Waldorf посъветва да поиска график за плащане и да продължи да следи, докато клиентът плати. Ако е необходимо, изпратете първоначалния си договор, като посочите, че ще ескалирате ситуацията, ако фактурите останат просрочени.
Оказване на помощ отвън
Ако многократните опити да се свържете с клиента и да съберете плащането ви се провалиха, време е да се обадите в резервно копие. Ето три варианта, които ще ви помогнат да получите парите, които ви се дължат.
Услуги за факторинг: Ако сте закъсали за пари и не знаете кога клиентът ще изпрати плащането си, услугата факторинг може да бъде в състояние да ви помогне да получите нужните пари, докато чакате. С помощта на факторинг услуга, вие продавате вашите вземания на вземания към компания за определен процент от стойността на сметките (обикновено 70 до 90 процента) и тази компания ще ви авансира повечето от тези пари в рамките на няколко дни. След това той ще събира плащанията на вашите клиенти и ще изпрати останалите пари в брой, минус таксата за услуга.
Имайте предвид, че услугите за факторинг не са агенции за събиране (вижте по-долу) и те ще извършат проверка на кредита на вашите клиенти, преди да се съгласят да купят фактурите им. Ако използвате фактор за фактури на множество клиенти, таксите за услуги ще се сумират и в крайна сметка може да загубите пари. За да научите повече за използването на услуга за факторинг, посетете ръководството на Business News Daily.
Агенции за събиране на вземания: Агенцията за събиране на дългове е компания, която е специализирана в възстановяване на плащания, които обикновено са дължими над 90 дни. Компанията ще поеме задачата да се справи с клиента от вашите ръце, използвайки изпитани тактики, за да накара отделния да плати. Тази статия за Business News Daily съдържа повече информация за това кога и как да наемете агенция за събиране.
Адвокати: Въпреки че можете да заведете дело срещу клиент, който няма да плати, времето и парите, свързани с делото за неплащащ клиент, не си заслужават за повечето малки фирми.
"Правим много честен анализ на разходите при обсъждане на дело", заяви Джордано. "Общите разходи (финансови, емоционални, време, енергия и др.) По-големи от сумата, която трябва да бъде възстановена? Ако е по-голяма работа за възстановяване на 500 долара, отколкото си струва, просто научете урока, поставете в система, за да няма" няма да се случи отново и да продължим."
Ако обаче този клиент ви дължи голяма сума пари и откаже да ви плати или агенция за събиране на вземания въз основа на условията на вашия договор или фактура, може да се наложи дело. Ако решите да предприемете правни действия, консултирайте се с адвокат, за да определите как да продължите.
