Напускащ служител? 5 стъпки към плавен преход

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-11-26 12:32

Когато получите известие за оставка от един от най-добрите си служители, вероятно има много мисли, които ще ви минат през главата. "Мислех, че е доволна от работата си." "Как можеше да ни остави в толкова критичен момент?" "Можем ли да си позволим да предложим повече пари и да я накараме да остане?"

След като обработите новината обаче, трябва да се справите със следващото неизбежно предизвикателство: плавен преход към някой от текущите проекти на служителя.

„Като лидер трябва да мислите кой е следващият човек, който ще поеме ролята на [на излизащия служител]“, заяви Джон Аддисън, президент и изпълнителен директор на Addison Leadership Group. „Трябва да разберете дали трябва да реорганизирате задълженията и да ги разделите между хората или дали във вашия екип има логичен човек, който може да влезе в тази работа.“

Ако сте планирали предварително и сте помислили за план за наследяване на този ключов служител, преходът трябва да бъде малко по-лесен, каза Аддисън. Но ако сте били заслепени от оставката и нямате идея как да продължите, ето какво трябва да направите през последните две седмици на служителя си с компанията. [10 знака вашият служител е готов да напусне]

Определете някой, който да засенчи излизащия служител

Обикновено служителят дава предизвестие за две седмици - понякога дори по-малко - преди последния си ден и часовникът започва да тиктака веднага след като сте информирани за неговата оставка. Дори ако този служител заема уникална позиция и се справя с отговорностите, с които другите членове на персонала не се справят, трябва да намерите някой от съществуващия ви басейн, който да е достатъчно компетентен, за да научите поне въжетата на работата на напускащия служител и да задържите крепостта докато търсите замяна.

Когато Лий, генералният мениджър и вицепрезидент на компания за доставки на месопреработвателни предприятия (който поиска да пропуснем фамилното му име), наскоро имаше служител от 10 години в оставка, той имаше друг доверен мениджър, работещ заедно с напускащия мениджър по време на последната й седмица до вземете ключови недокументирани дейности.

„Целта тук беше друг мениджър да бъде пренос на информация в и извън екипа към останалата част от организацията и точен човек както за екипа, така и за организацията, след като тя напусна“, каза Лий. „[Временният мениджър] вече е сондата за екипа, когато не са сигурни и тя може да насочи въпросите, които вътрешно се адресира от екипа, към правилния ресурс.“

Адисън отбеляза, че най-добър е проактивен, а не реактивен подход към тази трудна задача.

"Истината е, че трябва да мислите за това всеки ден, защото нещата се случват и хората продължават напред", каза Адисън. "Винаги трябва да бъдете подготвени с план и списък с имена на хора, с които можете да се свържете, ако се нуждаете от бърза подмяна. Един страхотен лидер не просто знае хората, които докладват за тях, но има и опис на други хора" сили и слабости."

Комуникирайте планове с останалия си персонал

Всяко напускане на служител ще се отрази по някакъв начин на останалите ви служители, независимо дали означава пълна промяна в ролята на някой друг или просто морален удар върху екипа. Лий каза, че прозрачността с останалия му персонал относно тези промени е била ключова през това време на преход.

"Бях много прозрачен с екипа, що се отнася до плановете за наемане на замяната", заяви Лий пред Business News Daily в интервю за имейл. "Направих точка да похваля екипа за това колко добре работят заедно и затвърдих доверието, което организацията има към тях. Опитах се да бързам да отговоря на опасенията."

Въпреки това той отбеляза, че би било полезно да се проведат повече срещи с излизащата служителка преди последния й ден. Това би изградило доверието на екипа и би им помогнало да разберат по-добре плановете за тях, след като служителят напусна, каза Лий.

Поискайте помощта на напускащия служител

Служителят е лесно да провери психически, след като той или тя е в "домашната част" от напускането на работата, но това не означава, че той или тя трябва да се отпуснат. Въпреки че не искате да стресите служителя по време на последните му две седмици на работа, разумно е вие като работодател да поискате неговата помощ. Аддисън отбеляза, че напускащите служители трябва да искат да съдействат на своите колеги да поемат работата си, след като са напуснали.

Най-голямото предизвикателство, с което се сблъскват много работодатели, когато един служител напуска, е събирането на знанията, които притежава човек, и предаването му на други членове на персонала. Можете да зададете на служителя някои от тези видове въпроси, за да събере необходимата информация:

Можете ли да очертаете ежедневните си задачи и рутина в лесни за разбиране стъпки?
Ако трябваше да дадете приоритет, кои са трите най-добри проекта, в които участвате в момента, които трябва да бъдат избрани, след като напуснете?
Какви файлове / информация / контакти са необходими за безпроблемен преход на тези проекти?
Можете ли да дадете някои насоки и представа за посоката, която бихте предприели по вашите проекти, ако бяхте останали с компанията?
Как се е развила работата ви след наемането ви? Можете ли да напишете основна длъжностна характеристика въз основа на текущите си задължения, за да можем да идентифицираме и наемем наследник?
Има ли ключови елементи, за които трябва да знаем / адресираме за всяка незавършена работа?
Можем ли да имаме списък с всички ваши редовни контакти, за да можем да ги информираме за промяната на персонала?

След като получите отговорите на тези въпроси, централизирайте всички свързани файлове и инструкции в базата данни на вашата компания, така че всеки, който трябва да поеме задачите на служителя, да има достъп до тях.

Помогнете на служителя да остави положителна бележка

Дори ако служителят заминава за възможност, от която наистина се вълнува, вероятно той или тя ще почувстват част от напрежението около заминаването. Въпреки че през това време може да сте стресирани и разстроени, важно е да не изпитвате разочарованията си от излизащия служител. Всъщност в ваш интерес е да направите последните си дни с компанията възможно най-приятни.

"Бях ме посъветвал да не претоварвам служителя със задачи и … [нека я остави] на страхотна бележка", каза Лий. "Направих планове да имам последно сбогом събитие в последния й ден … [в] местна пивоварна за храни и напитки с нейния екип. Аз произнесох малко реч, за да разбера какво е постигнала, какво постигнахме заедно за разрастване на бизнеса, как е направила промяна в организацията и лично как е била ментор и работен партньор за мен."

Подгответе се за следващия път

Никога не е лесно да загубите служител, който играе важна роля за вашия бизнес, но това може и се случва. Ако този път не сте имали план, използвайте това преживяване като възможност да се подготвите за следващия път, когато това се случи. Скот Гросман, главен изпълнителен директор на компанията за управление на пароли Keeper Security, заяви, че работодателите трябва да създадат план за намаляване на всяко отрицателно въздействие върху потока и непрекъснатостта на вашите операции.

"Всяка компания ще има оборот", каза Гросман. „Направете… процеси, които позволяват споделяне на отговорности и сътрудничество с други членове на екипа, така че ако някой напусне, други могат да вдигнат слабостта, или постоянно, или докато компанията набира заместител - и още по-добър кандидат - за тази позиция."

„Всяка промяна ви дава възможност да подобрите вашата компания“, добави Аддисън. „Трябва да сте готови да предприемете следващите стъпки, за да подобрите работата и да поддържате подразделението си функциониращо.“