Кое е най-голямото ви препятствие пред производителността по време на работа? За някои хора това е постоянно бръмчене на известия за смартфони и имейли; за други това разсейва прекъсванията от колегите. Но за много работници единственото нещо, което стои на пътя на ефективността, е просто да не могат бързо да намерят това, което им е необходимо, за да изпълнят дадена задача.
"Неорганизираното ви струва време и пари", казва Дона Дейвид, основател на консултантската фирма за организация Donna David and Co. "[Хората] могат да прекарват часове в търсене на неща в офиса и на компютъра си."
„Твърде много хартия, технология, имейли, телефонни обаждания, факсове и др.… Може да бъде зашеметяващо и да попречи на производителността, което след това се отразява на други области от живота ви“, добави Джон Роули, предприемач и автор на здравеопазването
Въпреки че разхвърляното бюро често е признак на дезорганизация, физическото ви работно пространство не е единственото място, което може да се натрупа. Джен Коен-Кромптън, експерт по производителността на малкия бизнес и главен редактор на доставчика на софтуер за услуги и услуги The Neat Company, вярва, че много специалисти днес се борят с „дигиталното съхраняване“и дълго държат на файлове, снимки, имейли и други цифрови активи след като са изпълнили предназначението си. [Лесни начини да бъдете по-продуктивни]
"[Цифровите скриптове] често имат манталитета, че не искат да се отърват от нещо, което биха могли да имат нужда по една или друга причина, " каза Коен-Кромптън пред Business News Daily. „Те могат да преразгледат документите си с намерение да се разделят, но в крайна сметка да не изтрият, защото си мислят:„ Ами ако ми трябва този ден? “[или] те се притесняват, че изтрит имейл може да доведе до проблем в бъдеще, когато трябва да извличат конкретна информация. По принцип те държат на своите цифрови документи, защото придават на документа по-голямо значение, отколкото съществува в действителност."
Изпускането на затруднения означава, че отделяте по-малко време за търсене на това, от което се нуждаете, и следователно можете да подобрите ефективността си в работата. Ако искате да нарушите навиците си за съхраняване - както физически, така и цифрови - и да станете по-организирани и продуктивни, ето няколко съвета, които да ви помогнат да започнете.
За физическо претрупване
Работете бързо с документи. Роули посъветва да следва правилото за „докосване на веднъж досега“: Веднага след като прегледате отпечатан документ, или го заведете, хвърлете го или го предприемете, за да намалите струпването на бюрото си. Можете да приложите същото правило към електронната си поща, каза той.
За хартиени файлове като фактури и касови бележки, които трябва да се съхраняват известно време, Дейвид препоръча да сканирате и преобразувате в цифрови файлове, за да можете да раздробявате и рециклирате физическото копие и да спестите място на бюрото.
Изчистете бюрото си. Уверете се, че в края на работния ден нищо не е оставено на бюрото ви, каза Дейвид. Това означава, че работното ви пространство ще бъде чисто и готово за нов старт сутрин.
Направи списък. Въпреки многобройните приложения за водене на бележки и цифрови календари, много професионалисти приписват своите умения за организация на старомоден, ръкописен списък със задачи. Вместо да разпръсквате различни документи по бюрото си, защото ще трябва да се обърнете към тях през деня, записването им в списък означава, че можете да ги оставите и извадите само когато сте готови да се справите с тази задача.
„Има нещо в това да поставите писалка на хартия и да изпишете списък със задачи, който ви помага да останете организирани“, казва Саманта Ламбърт, директор по човешки ресурси в агенцията за уеб дизайн Blue Fountain Media. „Като имам ръкописен списък със задачи, с всички задачи с приоритет по номер, задачите ми за деня никога не се губят сред всички останали неща, случващи се на моя компютър в течение на един ден. Настройване на ръчно написания списък в сутрин помага да се очертае как ще изглежда денят и да стане по-ясно в началото на деня какво трябва да се свърши."
За дигитално претрупване
Изкопайте неизползвани програми и файлове. Точно като вашия физически десктоп, вие трябва да се стремите да поддържате виртуалния си десктоп чист и подреден, каза Коен-Кромптън. Деинсталирайте или елиминирайте иконите за програми, които не използвате, и поддържайте файловете си организирани въз основа на най-необходимото незабавно.
Създайте ефективна система за подаване и имена на файлове. С толкова много компании, използващи облачни инструменти за сътрудничество и работещи с множество версии на един и същ документ, си струва да създадат система за именуване, съхранение и достъп до тези цифрови файлове в цялата страна.
"Измислете схема за именуване на вашите собствени файлове или, ако можете, на вашата организация", каза Ламбърт. „Задаването на структура за начина, по който се съхраняват файловете, ще ви спести време в дългосрочен план, когато се опитвате да получите достъп до документ, който сте запазили преди няколко месеца.
Ламбърт също препоръча да се среща с всяка версия на всеки записан от вас документ, особено когато хората правят актуализации и редакции. Избягвайте объркване и поддържане на файлове, организирани до конкретна дата в рамките на схемата за именуване на вашите файлове, каза тя.
Използвайте технология в своя полза. Има безброй приложения и софтуерни програми за хора, които искат да получават своите файлове и ежедневни списъци със задачи в ред. Не сте сигурни откъде да започнете? Погледнете най-високо оценените приложения на мобилното си устройство или попитайте около офиса и социалните си среди, за да разберете какви приложения за организация биха препоръчали. Ако търсите система за управление на документи на професионално ниво, разгледайте списъка с най-добрият избор на Business News Daily.
Да останем организирани
Независимо дали активите ви са физически или дигитални, ключът към организирането (и поддържането им) е да се научите да идентифицирате какво се изисква за ежедневната ви работа и какво не, каза Коен-Кромптън. Тя посъветва да извърши одит на всичко на вашето бюро и устройства и да прецени за каква цел всъщност служи всеки елемент или файл.
"Разберете какво е необходимо, за да запазите - и се уверете, че е необходимо, е ясно дефинирано - и какво може да върви, а след това всъщност да се отървете от нещата", каза Коен-Кромптън. „Оценете всеки документ. Веднага елиминирайте дубликатите, освободете се от остарели неща и изтрийте [файлове], които вече не ви служат.“
За цифровите файлове архивирането може да бъде чудесно решение за имейли или документи, които не са ви необходими в момента, но ще ви трябват в близко бъдеще. Коен-Кромптън посъветва преместването на файлове в архив, за да ги извадите „извън полезрението“, което ще създаде по-малко затруднения във вашата активна входяща или папка с документи. Дейвид се съгласи, като отбеляза, че вашата дигитална система за картотекиране трябва да отразява вашата система за картотекиране с конкретни папки, които са цветно кодирани, ако е необходимо, за да ви помогне да намерите архивирани документи по-бързо, когато имате нужда от тях.
В крайна сметка най-доброто, което можете да направите, за да останете организирани, е да създадете навик да се справяте с всичко веднага, когато излезе.
„Прочетете го, след това отговорете, изтрийте [или] архив“, каза Коен-Кромптън. "Да се обърнем към потенциалното струпване по пътя си, като елиминираме необходимостта да се справим с него по-късно и да се опитаме да го изтласкаме."
