Вземанията по сметките са жизнената сила на паричния поток на бизнеса. Понякога наричан A / R, "вземане на сметки" е счетоводният термин, използван за означаване на парите, които бизнесът трябва да получи от своите клиенти за предоставените от него стоки или услуги.
Вземанията от Вашия бизнес са важна част от изчисляването на вашата рентабилност и дават най-ясния показател за приходите на бизнеса. Те се считат за актив, тъй като представляват пари, постъпващи във фирмата. За да определите рентабилността, сумирайте всичките си активи, включително вземания и извадете общата дължима за вас сметка или задължения, които дължите на доставчиците и продавачите. Ако броят е положителен, компанията е печеливша. Ако е отрицателно, тогава трябва да се вземат решения по отношение на това как да увеличите активите или да намалите пасивите.
Защо да проследявате вземанията?
Ако не следите вземанията, можете да забравите да фактурирате определени клиенти или няма да знаете дали сте платени. В крайна сметка можете да предоставите безплатно вашия продукт и да повлияете негативно върху способността ви да бъдете печеливша. Колкото повече време отнеме да изпратите фактурата, толкова по-малка е вероятността плащането да бъде изпратено. Проследяването на вземанията също е чудесен начин да разполагате с документация, подкрепяща доказателства за доходите в данъчно време.
Вземанията от сметки се управляват най-добре последователно и рутинно. В търговията на дребно всяка транзакция се плаща незабавно. При други отрасли клиентите кандидатстват за кредитна линия, а поръчките се правят срещу кредитната линия. На клиента се предоставят фактура и условия за плащане с изпратения продукт, платими на по-късна дата. Независимо от вашата система, осигуряването на плащането е от решаващо значение. Ето пет съвета, за да сте сигурни, че вашият бизнес остава отгоре на своите вземания :
Общувайте. В статия за Transworld Business от 2013 г., Джейсън Стайн, мениджър за развитие на бизнеса на компанията за събиране на услуги CRF Solutions, посъветва редовната и бърза комуникация с клиентите. Останете на върха на транзакциите; повече грешки при неплащане се развиват през първите 60 дни след доставката поради недостатъчен или непълен контакт с клиента, каза Stine.
Създайте солиден вътрешен процес. Определете процеса за изпълнение на вземанията и се придържайте към него. Изберете ден от седмицата за създаване, отпечатване и изпращане на фактури. Изберете друг ден, за да отпечатате отчет за вземане на стари клиенти и се свържете с клиенти, които са извън срока за плащане. С нарастването на малкия ви бизнес може да се наложи да разделите тези задачи между различни хора, за да останете на върха на всички акаунти.
Потвърдете получаването на фактури. Много компании са успели да се свържат с клиента седмица след изпращане на фактурата, за да потвърдят получаването. Нещата се изгубват в пощата или случайно се изтриват във входяща поща. Бързо запитване за получаване на сметката също дава възможност да поискате обратна връзка за предоставения продукт, демонстрирайки и вашите отлични умения за обслужване на клиенти.
Удължавайте кредита с умерени срокове. С днешния технологичен напредък компаниите могат да получават плащане преди изпращане на поръчка или започване на услуга. С компании, базирани на услуги, и стоки с висока цена, това не винаги може да е възможно. В тези случаи накарайте клиента да кандидатства за кредитна линия. Ще можете да оцените способността им за плащане и да зададете кредитен лимит, с който ви е удобно. Той също така предоставя възможност да бъдете сигурни, че и двете страни са ясни за условията на плащане и какво ще се случи, ако акаунтът е делинквентен.
Документирайте всичко. Документирането на вземанията помага на вашия счетоводител със седмични или месечни данни за финансови отчети и на вашия счетоводител в данъчно време. От първия контакт водете бележки за поръчката, разговорите и договорените условия. В най-лошия сценарий тази документация също ще бъде важна, ако трябва да продължите плащането чрез агенция за събиране или съд.
Средствата, събрани чрез процеса на получаване на вашите сметки, са храната, която подхранва действията на вашата компания. Непоследователното и петнисто внимание на задачата може да изглади ръста на компанията, докато стабилният и плавен процес води до добре захранена машина, способна да постигне всичките си цели.
Допълнителни ресурси
Допълнителна информация относно обработката на вземанията може да намерите в следните статии:
- „Съвети за рационализиране на вземанията“(Inc.com)
- „13 бързи съвета, за да поддържате текущите си сметки“(директно възстановяване)
- „Съвети за управление на вашите вземания“(Toolbox.com)
