Подлежащи на плащане са сметките и други задължения, които бизнесът трябва да плати. Всъщност, единственото нещо, което бизнес плаща, което не се счита за платимо, е заплащане. Всичко останало попада в категорията, което го прави критичен аспект на вашия бизнес.
"Точността и пълнотата на финансовите отчети на компанията зависят от процеса на плащане на задължения", казва Харолд Аверкамп, основател и автор на уебсайта за счетоводни съвети Accounting Coach. „Ефективността и ефикасността на процеса на изплащане на задължения ще се отрази и върху паричната позиция на компанията, кредитния рейтинг и връзката с нейните доставчици.“
Внедряването на надеждна система на изплащане на задължения ще произведе точна финансова информация, която трябва да планирате както в краткосрочен, така и в дългосрочен план. Ето какво трябва да знаете за поддържането на дълговете на бизнеса си.
Проследяване на дължими сметки
Дължимите сметки, понякога съкратени като A / P, се проследяват ежемесечно за много малки предприятия, но тъй като бизнесът расте, по-добре е да си направите седмична задача да се възползвате от отстъпките за ранно плащане и да разрешите всички кредити поради доходите от инвентара. Удобно е да се води отчет за дължимите сметки, в случай че има някакви спорове за плащане, да напомня на бизнеса на текущи или неизплатени фактури или като доказателство за разход в данъчно време. Тези записи могат да се съхраняват ръчно или със счетоводен софтуер. [Най-добрият счетоводен софтуер за малкия бизнес]
Работата с дължимите задължения изисква голямо внимание към детайлите. Всяка фактура трябва да бъде проверена за точност, дата на фактуриране и дата на плащане и след това да бъде въведена правилно в главната книга или счетоводен софтуер. Въз основа на нашето изследване, ето някои общи съвети, за да настроите вашите сметки за плащане и да помогнете на процеса да работи безпроблемно:
Работете от оригиналната фактура, когато е възможно. Някои фактури се изпращат по електронен път - разпечатайте веднъж и след това подайте имейла, за да сведете до минимум объркването.
Използвайте една и съща система за влизане всеки път. Всеки доставчик има собствена система за фактуриране, но присвояването на номера на фактурата във вашата система трябва да бъде последователно. Определете метода, като например използване на водещи нули, и се придържайте към него.
Въведете всяка фактура поотделно. Това включва множество месечни фактури от един и същ доставчик. В случай на спор, ще искате лесно да го проследите в системата си.
Получете одобрение на фактурата от съответното лице, преди да го въведете. Лицето, което одобрява фактурата, трябва да бъде различно от това, което го въвежда. Ако сте едноличен собственик и правите свои собствени книги, това може да не е възможно, но все пак имате ясен процес за одобрение и въвеждане. Съхранявайте солидни записи в подкрепа на всеки един.
Потърсете отстъпки за ранно плащане, за да спестите пари. Може да се добави до края на годината. Някои доставчици предлагат малък процент от фактурата, ако я платите в определен срок от датата на фактурата, например в рамките на десет дни. Ако обикновено работите само с сметки, платими веднъж месечно, помислете за система, в която идентифицирате възможностите за отстъпка за ранно плащане, когато фактурата бъде получена и ги платите отделно от месечната купчина.
Паричният поток е важен за малкия бизнес. Солидната система за наблюдение и изплащане на дължимите задължения ви дава ясна картина на разходите ви спрямо приходите ви, като дава възможност за по-добри бизнес решения.
Допълнителни ресурси
Допълнителна информация относно обработката на дължимите суми може да намерите в следните статии:
- "Основи на счетоводството, част I" (Администрация за малък бизнес)
- "Задължителни 10 най-добри практики" (проформативен)
- „5 съвета за успешно управление на изплащаеми сметки“(MasterCardBiz.com)
- „10 съвета за постигане на по-голяма производителност и по-добър морал в AP“(Мрежата за плащане на сметки)
