2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-05-24 11:14
Независимо дали сте независим изпълнител или собственик на малък бизнес, който е специализиран в продажбата на услуги и оборудване, шансовете са, че ще трябва да знаете как да създадете фактура, за да очертаете предоставените услуги и дължимите плащания. Фактурите действат като форма на прозрачност на бизнеса и внушават чувство на доверие у купувача. Когато компания, от която редовно купуват услуги, изпраща фактура с разбивка на извършените дейности и свързаните с тях разходи, потребителите могат да бъдат уверени за това, за което се таксуват и как могат да платят остатъка.
Най-добри практики за форматиране на фактури
Форматирането на фактура в документ е просто, много като бизнес бланка. Основната структура на фактурата трябва ясно да посочва кой фактурира кого, как получателят може да се свърже с вас за въпроси или заявления за плащане и как да идентифицира тази сметка от други хора, ако редовно правят бизнес с вас.
Посочете целта на документа
Ясно уточнете, че това е фактура за събиране на неплатено салдо за предоставени услуги. За да получите пари възможно най-бързо, уверете се, че получателят знае, че това не е за записване и изисква незабавно плащане.
Вашата фирма информация
Включете вашето лого и информация за фирмата в горната част, за да посочите ясно кой изпраща фактурата, заедно с подходяща информация, необходима за връзка с вас, ако получателят има въпроси. Това включва телефонен номер, адрес на уебсайта, физически адрес и имейл.
Информация за купувача
Посочете данните за фактуриране на купувача, за да посочите кой се очаква да плати сумата по фактурата.
Справка за фактура
Включете допълнителна референтна информация за правилното проследяване на сметки, като номер на фактура и дата на фактуриране.
Сума на сметката
Посочете пълната сума на сметката, заедно с данъка и допълнителната информация за договорената покупка.
Начини на плащане
Кажете на купувачите какви методи могат да използват за изплащане на неизплатени суми и дали ще приемете частични плащания. Посочете кога се очаква пълното плащане, например 30 дни след първоначалната дата на фактуриране.
Уточняване на общата сума и условията на плащане
Цялата цел на фактурата е да идентифицира цената на услугите и как получателят може да плати остатъка. Фактурите трябва да разпределят цялата цена на сметката на договорени покупки или отделните услуги или покупки на продукти, които съставляват крайната цена. Всяка договорена покупка показва извършената услуга или закупения продукт и след това изброява разходите, свързани с нея. В долната част на фактурата е общата сума на плащанията, която сумира разходите за всяка отделна договорена покупка, заедно с данък.
В допълнение към посочването на предоставената услуга и свързаните с нея разходи, някои фактури включват и допълнителна информация, като например датата на извършване на услугите, часовете, прекарани в работата, и почасовата или на единица цена, влияеща върху общата цена на договорената покупка.
Ако таксувате за услуги по час, посочете часовата ставка и след това я умножете по общия брой часове, прекарани в извършване на услугата. Продажбата на артикули би работила по подобен начин, макар и с цена на единица.
Например, компания за грижа за тревата ще фактурира търговски имот за разходите за текущи грижи за тревата. Вместо просто да посочат фиксираната такса от 250 долара на посещение, те също биха разбили тези разходи, за да покажат, че косене е отнело осем часа работа при 20 долара на час, общо 200 долара. В допълнение, пет лири тор бяха нанесени на тревата на цена от 10 долара за лира за общо 50 долара. Последната сума се равнява на 250 долара.
Фактурите също включват извлечение над или под общата сума на плащането, посочващо какви форми на плащане са приемливи. Определете приемливите форми на плащане и предоставете информация за начина на плащане за всеки метод. Някои фактури включват подвижна секция в долната или горната част на документа, където информацията за кредитната карта може да бъде написана на хартията и изпратена обратно до доставчика за такса.
Шаблони за фактури
Създаването на фактура от нулата отнема много време и може да не изглежда толкова професионално, колкото бихте искали. Вместо да създавате собствена фактура, много шаблони съществуват онлайн за безплатно изтегляне. След получаване на шаблон въведете данни, където е посочено, за да създадете напълно завършена фактура. Уебсайтът на Microsoft Office съдържа много безплатни шаблони за фактури с широк спектър от оформления и дизайни, които да се харесат на повечето компании. Шаблоните могат да се намерят и в Google Документи и Open Office.
