Anonim

, / Кредит: Deamstime

Вероятно е да притежавате поне един шкаф за подаване на шевове или пластмасова кошче, напълнено с данъчни декларации от епохата, когато Vanilla Ice не беше перфорирана линия. Или може би сте малко повече от съвременната страна - вашият твърд диск буквално прелива от сканиране и изхвърляне на данни.

По-лошото е, че може би хвърляте зарчето и не обмисляте да запазите документите на вашия бизнес.

Независимо в кой лагер попадате, продължават да съществуват няколко основни въпроса: Колко време е нужно на бизнеса да се закачи за своите бизнес документи? И какво трябва да пази?

Подобно на толкова много въпроси от живота, черно-белият отговор не съществува. Правилата за вътрешни приходи са служили по подразбиране, но има и други неща, които бизнесът трябва да вземе под внимание. Преди всичко обаче, малките предприятия трябва да имат изричен изпълним план.

„Много е възможно малките предприятия да подценяват стойността на архивите и необходимостта да ги съхраняват“, казва Бенджамин Райт, адвокат със седалище в Далас, специализиран в технологиите и документите.

До известна степен IRS позволява известна гъвкавост в начина, по който предприятията управляват документите си, включително използването на електронни системи.

„IRS няма да ви каже всичко, което трябва да направите. Ще ви трябват насоки от CPA “, каза Райт, който обширно общува с документи.

IRS обаче обясни наскоро, че ще приеме електронни счетоводни системи, като QuickBooks, за одит.

Публикация IRS 583 подчертава, че всяка система за съхраняване на документи трябва да позволява на данъкоплатеца лесно да подкрепя бизнес резултати, които се появяват при данъчна декларация. Дълго време правилото за задържане поддържаше, че предприятията и физическите лица трябва да съхраняват данъчни декларации и документи в продължение на седем години, но Публикация 583 показва, че това не е вярно. По-скоро различни данъчни давност се прилагат за различни данъчни ситуации. Например, ако бизнесът дължи допълнителен данък, давността е три години.

IRS предлага примери за най-добрите документи за запазване:

  • Приходи: касови бележки, касови бележки, фактури, 1099s
  • Покупки и разходи: Анулирани чекове, разписки по кредитни карти, извлечения от сметки

Като се има предвид, че седем години не са лош стандарт, дори и да са малко повече от необходимото в няколко ситуации. Но забележете: Няма давност за даване на фалшиви или непопълнени данъчни декларации.

Документите имат по-различни цели от подкрепата на данъчните декларации. Райт спомена като пример строителни фирми, които може да се наложи да спазват специалните закони за околната среда. Други федерални или държавни държавни агенции могат да предвидят, че съответните документи трябва да се съхраняват за неопределено време.

"Теоретично можете да имате изисквания, които надхвърлят [изискванията на IRS]", каза Райт. "Ако е така, вероятно ще знаете за това."

Малките предприятия не трябва да приемат, че по-сложният план за съхраняване на документи изисква усъвършенствано оборудване и софтуер. Всъщност решение може да е точно на една ръка разстояние. Райт подчертава електронната поща като най-простият и лесен начин за поддържане на поддържаща документация. „Можем да използваме електронната поща като дневник за това, което направихме, с кого сме говорили, как сме направили нещо. Това може да бъде много ценно - каза Райт. Той отбеляза, че много големи услуги за електронна поща предлагат неограничено пространство за съхранение само за $ 20 на година.

Като се имат предвид тези обстоятелства, малък бизнес може да избере да съхранява много документи в електронна поща и да записва голяма част от това как работи. С цената на твърдия диск и облачното съхранение също се сблъскват, сега фирмите имат много достъпни опции, от които да избират.

Въпреки това, твърде много документация може да бъде проблематична. „Ние живеем в електронния риболов“, каза Райт. „Това се отнася също толкова за мама и попчета, колкото правителството на Държавния департамент на САЩ. Електронните записи могат да се появяват навсякъде. “С други думи, бъдете внимателни.

  • 22 мотивационни песни за стопани и предприемачи